Assistant(e) d'impression et distribution

Introduction

Ce poste est à pourvoir au Service de la gestion de la production (PMSERV). Celui-ci relève de l’unité Production et de gestion des publications (PRODOC) qui est rattachée au Département des Services internes et administration (INTSERV).  INTSERV est responsable de la gestion générale des installations, des biens et des stocks, de la sûreté et de la sécurité, de la production, de la gestion de la distribution des publications et, des privilèges diplomatiques, des voyages et des transports, de l'utilisation des espaces publics et des services internes généraux.  PRODOC est responsable de tous les aspects liés à la production et à la gestion des publications, y compris le libre accès, les droits d'auteur, la conception, l’édition, la relecture et le contrôle de la qualité, la production numérique ainsi que l’impression interne et externe. L'unité produit et distribue les documents officiels de l'OIT ainsi que la plupart des publications produites au siège de l'OIT.   

PMSERV est responsable des plateformes de publication, de la production numérique, de l'impression, de la gestion du stockage, de la reliure, de la distribution et de la vente d'une grande variété de documents, de publications et de matériel promotionnel. 

Le ou la titulaire effectuera des tâches liées à la production physique, à la finition des documents et aux activités de distribution, y compris la gestion des stocks.   Le ou la titulaire sera appelé(e) à travailler en dehors des heures de travail normales pendant la période de la Conférence Internationale du Travail et les périodes de forte charge de travail, y compris les équipes de nuit.

Le ou la titulaire du poste travaillera sous la supervision du (de la) assistant(e) de coordination de l'impression et de la distribution.
 

Tâches spécifiques

1.    Assister le superviseur dans l’exécution des travaux d'impression et de finition conformément au plan de travail établi.

2.    Fournir des informations et une assistance aux clients, à la fois oralement et par le biais de canaux de communication numériques.

3.    Vérifier et préparer des fichiers d'impression entrants pour l'impression, y compris la quantité, la qualité et l'exactitude des produits livrés conformément aux procédures de production et de distribution. 

4.    Assembler, mettre en page, réaliser l'imposition et vérifier les fichiers PDF pour l'impression. Programmer et produire sur des imprimantes numériques.  Effectuer des opérations de reliure et de finition. Fournir une assistance au personnel interne et temporaire en fonction des besoins opérationnels.

5.    Assister le superviseur dans la maintenance de toutes les machines d'impression, de finition et d'expédition. Fournir des conseils techniques concernant la mise à jour et le renouvellement de tous les équipements.

6.    Préparer et rédiger la correspondance générale et administrative.  Contribuer à la préparation des termes de référence techniques. 

7.    Contrôler et rendre compte de l'état des consommables d'impression et de distribution. Gérer les commandes ainsi que le suivi des livraisons.

8.    Enregistrer les demandes de travaux individuels et télécharger les fichiers de production finaux dans le système de de gestion des publications en veillant à l'exactitude des métadonnées d'impression et de finition.

9.    Assurer la préparation des envois en coordination avec les services de courrier et d'expédition de l'OIT. 

10.    Effectuer des tâches liées à la distribution de documents lors des réunions officielles.

11.    S’acquitter des autres tâches pertinentes assignées.

Qualifications requises

Formation

Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires.

Expérience

Au moins cinq ans d'expérience professionnelle pertinente. 

Langues

Excellente maîtrise du français et une connaissance pratique d’une deuxième langue de travail (anglais, espagnol).

Compétences

Compétences techniques et comportementales
•    Connaissance et compréhension approfondies des missions et des exigences du travail et capacité à organiser son travail.  
•    Capacité à mener à bien une mission avec un minimum d'instructions sur les techniques à appliquer.
•    Capacité à tenir des registres et des inventaires. 
•    Capacité à utiliser les ordinateurs en général et plus particulièrement la suite Office. 
•    Bonne connaissance des plateformes numériques pour gérer les demandes des clients, traiter les travaux et stocker les fichiers numériques. 
•    Aptitude avérée à utiliser des logiciels de publication. 
•    Compétence en matière de gestion et de distribution des stocks.
•    Bonne connaissance de la chaîne graphique.
•    Compréhension des procédures d’édition.
•    Faculté d’organisation et capacité à guider le personnel d’appui.
•    Capacité à prendre des initiatives et à se tenir au courant des nouvelles techniques liées au travail.
•    Capacité à maintenir de bonnes relations et de bons contacts avec les collègues et les prestataires de services.
•    Aptitude à travailler efficacement dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement et une attitude sensibles aux considérations de genre, non discriminatoires et inclusifs.