Asistente (a) de apoyo administrativo

Marco orgánico

El puesto está ubicado dentro del Equipo de Apoyo Departamental (DST) del Departamento de Servicios Internos y Administración (INTSERV). INTSERV es responsable de una amplia gama de servicios relacionados con la gestión de instalaciones y activos, sostenibilidad medioambiental, salud y seguridad en el trabajo, seguridad y protección, logística y servicios de correo, gestión y producción de publicaciones, privilegios diplomáticos, viajes y transporte, así como de la prestación de otros servicios centrales.  Además de prestar servicios en la sede de la OIT, cada unidad proporciona conocimientos especializados, asesoramiento y orientación en su área respectiva en la sede de la OIT y sobre el terreno.  DST proporciona apoyo general al Director y a otros responsables del Departamento en las áreas de finanzas y programación, administración, control financiero, recursos humanos y gestión general de oficinas.
El titular del puesto prestará principalmente apoyo administrativo a la unidad de SEGURIDAD. También prestará apoyo administrativo a otras unidades del departamento, según sea necesario y bajo la dirección del Jefe de la DST.

Objetivo principal

El/la titular del puesto realizará una serie de tareas estándar de apoyo administrativo y de oficina que contribuirán al funcionamiento correcto y a la ejecución de las actividades de la unidad orgánica en los plazos establecidos. Dichas tareas guardan relación principalmente con el mantenimiento de la correspondencia y la elaboración de documentos, la ejecución de gestiones administrativas, la asistencia en la gestión de la información y de los registros y para las reuniones, y requieren el uso y la aplicación de las correspondientes reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y procesos administrativos de la OIT (normas aplicables).

Supervisión recibida/ejercida

El/la titular trabaja bajo la supervisión directa del Jefe del Departamento.  El/la titular del puesto trabajará con cierto grado de autonomía operativa en el desempeño de las tareas cotidianas y consultará a su supervisor(a) en caso de necesitar orientaciones con respecto a cuestiones no corrientes. La supervisión de la que será objeto se centrará en la calidad y la puntualidad de la ejecución de las tareas asignadas.

Relaciones de trabajo

A nivel interno, el/la titular del puesto estará en contacto con el personal de la propia unidad  orgánica y con personal de otras unidades orgánicas del mismo ámbito de trabajo, para obtener, proporcionar o aclarar información sobre cuestiones relacionadas con tareas específicas y transmitir las instrucciones impartidas por su supervisor(a). A nivel externo, el/la titular del puesto estará en contacto principalmente con los/las visitantes, los/las participantes en reuniones y/o los proveedores de servicios, para hacer el seguimiento de cuestiones ordinarias, intercambiar información o remitirles a quien corresponda.

Funciones y responsabilidades fundamentales

1. Realizar diversas tareas de apoyo de oficina, tales como el mantenimiento de correspondencia y la elaboración de documentos, asistencia en la gestión de información y de los registros, vigilancia de los canales de comunicación de la unidad orgánica, y apoyo logístico y administrativo rutinario para las reuniones. 
2. Mantenerse informado/a de las reglas, los reglamentos, los procedimientos y los procesos de oficina y administrativos pertinentes y velar por que el trabajo realizado se ajuste a los mismos. Mantenerse informado/a de las actividades y las prioridades de la unidad orgánica.
3. Recibir y/o registrar las comunicaciones entrantes y remitirlas a quienes corresponda. Responder a los pedidos de información rutinarios o remitirlos a quien corresponda. Mecanografiar, dar formato y revisar diversos documentos, asegurándose de su precisión y de que la ortografía, la puntuación, la gramática y el estilo sean correctos, y comprobar que se ajusten a las normas aplicables. Redactar correspondencia estándar. Preparar traducciones oficiosas que se le soliciten. Cargar contenido en páginas web.
4. Concertar citas y reuniones según se lo soliciten. Recibir y guiar a los visitantes a las salas de reunión. Prestar ayuda con los trámites relativos a los viajes oficiales. Preparar estimaciones de costos rutinarias.
5. Mantener y actualizar los sistemas de gestión de la información y de registro, tales como sistemas de archivo, bases de datos y otras plataformas. 
6. Tramitar transacciones ordinarias y realizar un seguimiento de las mismas en el sistema de planificación de los recursos institucionales (ERP).
7. Prestar apoyo logístico y administrativo ordinario para las reuniones y otros eventos. Preparar y enviar cartas de invitación, órdenes del día y otros materiales. Preparar las instalaciones y los equipos en los locales de reunión. Suministrar ayuda  e información a las/los participantes sobre cuestiones básicas. 
8. Mantener los suministros y el equipo estándar de la oficina. Mantener actualizados los inventarios, encargar el material necesario y notificar toda incidencia en los equipos. Colaborar en los traslados de oficina, entre otras cosas, tramitar los derechos de acceso y preparar los puestos de trabajo de nuevos miembros del personal. 
9. Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.

sección opcional (solo si necesario)

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Requisitos mínimos

Formación

Estudios secundarios completos.

Experiencia

Un mínimo de cuatro años de experiencia pertinente.

Idiomas

Excelente dominio de un idioma de trabajo de la Organización (español, francés o inglés) y conocimiento práctico de un segundo idioma de trabajo.

Conocimientos y competencias (técnicas/personales)

Además de las competencias fundamentales requeridas por la OIT [integridad y transparencia, sensibilidad a la diversidad, orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, orientación al cliente, comunicación, orientación al cambio, responsabilidad por el propio desempeño, orientación a la calidad, colaboración], para este puesto se exigen las competencias siguientes:

Conocimiento de los procedimientos generales de una oficina y capacidad para trabajar en el marco de las reglas, reglamentos, políticas y procedimientos aplicables.

Dominio del uso de paquetes de programas informáticos como Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Teams). 

Conocimiento de SharePoint o de otro sistema de gestión de documentos.

Buen nivel de aptitud para trabajar con un sistema de planificación de los recursos institucionales (ERP).

Capacidad para entender las herramientas, los programas informáticos, los sistemas, las aplicaciones y las plataformas web de la oficina y para trabajar con ellos.

Capacidad para utilizar un sistema de gestión de contenidos a fin de copiar, pegar y dar formato a contenidos en páginas de un sitio web público. 

Capacidad para redactar correspondencia estándar. 

Meticulosidad en el trabajo, a fin de detectar discrepancias en los datos.
Tacto y cortesía en el trato con los demás, y capacidad para transmitir información de manera adecuada y respetuosa.

Capacidad para trabajar eficazmente en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento modélicos, sensibles a las cuestiones de género, inclusivos y no discriminatorios.