Analyste aux Achats

Le PNUD met en œuvre actuellement plusieurs projets et programmes en vue de développer l’enracinement de la culture démocratique et de la bonne gouvernance, d’appuyer la nouvelle Stratégie de l’Environnement dans le but non seulement de ralentir la dégradation de l’environnement, mais d’inverser les tendances de dégradation et valoriser les ressources naturelles du pays et enfin de promouvoir l’emploi des jeunes.

Le PNUD s'efforce de faire en sorte que sa fonction et ses pratiques d'achat fassent partie intégrante de son avantage concurrentiel en tant que partenaire de choix pour le développement. Pour cela, il est nécessaire d'accorder une attention particulière à l'intégration stratégique des achats dès la phase de conception des projets, de stimuler l'innovation en matière de spécifications et de technologies, et d'adopter des pratiques de production et de consommation plus durables, alignées sur les objectifs de développement durable du PNUD. L'approvisionnement durable consiste à garantir que les produits, les services et les achats sont aussi durables que possible, avec un impact environnemental minimal et des résultats sociaux optimaux. En mettant en œuvre les priorités stratégiques du PNUD en matière d'achats, les bureaux de pays s'efforceront d'utiliser des méthodes flexibles pour assurer des livraisons de grande valeur/à faible risque et dans les délais, répondant ainsi aux besoins de leurs clients et de leurs principales parties prenantes.

L'analyste aux achats travaillera sous la direction stratégique et la supervision de l’Operations Manager. Il/Elle supervise fait partie de l'unité des Achats du Country Office (CO) et est responsable de la fourniture efficace de services d'achat pour obtenir le meilleur rapport qualité-prix dans les grands bureaux. Il/elle analyse et interprète les résultats financiers et les règlements, et apporte des solutions à un large éventail de questions complexes liées à la passation de marchés. L'analyste aux achats promeut au sein de l'unité une approche axée sur la collaboration, la satisfaction du client, la qualité et les résultats.

L'analyste aux achats travaille en étroite collaboration avec les équipes chargées des opérations, des programmes et des projets au sein du CO, de la région et du siège du PNUD, ainsi qu'avec les fournisseurs et les représentants du gouvernement, pour fournir avec succès des services d'achat, résoudre des problèmes d'achat complexes et fournir un soutien consultatif.

Le PNUD adopte une approche de portefeuille pour s'adapter à l'évolution des besoins de l'organisation et tirer parti des synergies entre les interventions afin d'atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD est censé travailler au sein d'unités, de fonctions, d'équipes et de projets dans des équipes pluridisciplinaires afin de renforcer et de faciliter la collaboration horizontale.
 

Élaborer et gérer la mise en œuvre de stratégies et politiques innovantes et durables de passation de marchés, conformes aux principes d'équité, d'intégrité et de transparence afin d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix

• Assurer la pleine conformité des activités d'achat avec les règles, réglementations, politiques et priorités stratégiques du PNUD grâce à des contrôles internes efficaces et à un système de gestion des achats axé sur le client, correctement utilisé.
• Élaborer/établir des procédures opérationnelles standard (SOP) internes en matière d'achats, cartographier les processus opérationnels d'achats du CO et gérer les flux de travail au sein de l'unité des achats.
• Discuter des stratégies et des plans d'approvisionnement avec les projets, les autres parties prenantes et les donateurs afin d'assurer un alignement mutuel.
• Concevoir, élaborer et mettre en œuvre une stratégie d'approvisionnement au sein du CO, y compris la stratégie d'approvisionnement, la sélection et l'évaluation des fournisseurs, la gestion des contrats de qualité, l'administration des contrats, l'évaluation des contrats, les stratégies de réduction des coûts, la gestion des relations avec les clients, l'approvisionnement en ligne et la mesure des performances.

Gérer et orienter les processus de passation de marchés pour le CO, les projets et les autres agences UN

• Veiller à ce que les plans de passation de marchés pour le bureau et les projets soient préparés en temps voulu et en bonne et due forme, et contrôler leur mise en œuvre.
• Gérer la mise en œuvre de systèmes, de mécanismes et de contrôles appropriés pour les processus de passation de marchés qui couvrent les demandes de prix, les appels d'offres ou les demandes de propositions, la réception de devis, d'offres ou de propositions, et la négociation de certaines conditions des contrats dans le respect total des règles et règlements du PNUD.
• Examiner et certifier la soumission des documents aux comités internes d'examen des marchés publics (CAP, RACP et ACP).
• Assurer la gestion des contrats d'approvisionnement et assumer les responsabilités déléguées en matière d'approvisionnement électronique pour l'approbation des bons de commande.
• Mettre en œuvre le système de contrôle interne qui garantit que les bons de commande sont dûment préparés, expédiés et corrigés en temps utile en cas d'erreurs ou d'autres problèmes.
• Mettre en œuvre des services d'achat harmonisés et analyser les nouvelles possibilités d'achats conjoints pour les agences UN, conformément à la réforme des UN.

Introduire et mettre en œuvre une stratégie d'approvisionnement stratégique et des outils d'achat électronique afin de trouver les meilleures valeurs sur le marché et d'aligner la stratégie d'achat sur les objectifs du projet et du CO

• Élaborer et gérer des listes de fournisseurs.
• Élaborer des critères de sélection et d'évaluation des fournisseurs, ainsi que des mécanismes de mesure de la qualité et des performances.
• Développer des accords à long terme/des accords-cadres pour une gestion plus efficace des catégories.
• Gérer et mettre en œuvre le système de passation de marchés en ligne pour le CO.

Faciliter le développement et le partage des connaissances en matière de passation de marchés au sein du CO, de la région, du PNUD et des UN

• Organiser des formations à la passation de marchés pour le personnel des opérations et des projets.
• Organiser la formation des fournisseurs aux modules de passation de marchés en ligne.
• Synthétiser les enseignements tirés et les meilleures pratiques en matière de marchés publics.
• Apporter des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
• Participer à l’Operations Management Team (OMT) pour partager des informations sur les domaines transversaux et les possibilités de collaboration afin de réaliser de plus grandes économies d'échelle.

Le titulaire exécute d'autres tâches relevant de son profil fonctionnel et jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l'Organisation.

Responsabilités en matière de supervision et de gestion : Supervise le personnel de l'unité « Achats ».
 

Think Innovatively-LEVEL 2: Offer new ideas/open to new approaches, demonstrate systemic/integrated thinking

Learn Continuously-LEVEL 2: Go outside comfort zone, learn from others and support their learning

Adapt with Agility-LEVEL 2: Adapt processes/approaches to new situations, involve others in change process

Act with Determination-LEVEL 2: Able to persevere and deal with multiple sources of pressure simultaneously

Engage and Partner-LEVEL 2: Is facilitator/integrator, bring people together, build/maintain coalitions/partnerships

Enable Diversity and Inclusion-LEVEL 2: Facilitate conversations to bridge differences, considers in decision making

People Management

UNDP People Management Competencies can be found in the dedicated site. 

Compétences transversales et techniques 

Procurement-Strategic Sourcing:  Knowledge of strategic sourcing concepts, principles and methods, and ability to apply this to strategic and/or practical situations 
Procurement-Contract Management:  Knowledge of contract management concepts, principles and methods, and ability to apply this to strategic and/or practical situations 
Procurement-Data Analysis:  Ability to extract, analyze and visualize procurement data to form meaningful insights and aid effective business decision making 
Procurement-Stakeholder Management:  Ability to work with incomplete information and balance competing interests to create value for all stakeholders 
Business Direction & Strategy-System Thinking:  Ability to use objective problem analysis and judgement to understand how interrelated elements coexist within an overall process or system, and to consider how altering one element can impact on other parts of the system
Business Management-Portfolio Management:  Ability to select, prioritize and control the organization’s programs and projects, in line with its strategic objectives and capacity; ability to balance the implementation of change initiatives and the maintenance of business-as-usual, while optimizing return on investment
Business Management-Risk Management:  Ability to identify and organize action around mitigating and proactively managing risks