Manager Archive

CONTEXTE

L’International Rescue Committee (IRC) répond aux graves crises humanitaires à travers le monde et aide les populations victimes à survivre et reconstruire leur vie. Fondée en 1933 à la demande d'Albert Einstein, IRC offre le secours et l'assistance pour améliorer la vie des réfugiés forcés de fuir la guerre ou les catastrophes. Présent dans plus de 40 pays et 22 villes des États-Unis, nous restaurons la sécurité, la dignité et l'espoir pour des millions de personnes loin de chez elles et qui souffrent. IRC ouvre la voie vers des conditions de vie meilleure pour ces personnes.

Au Niger, l'IRC dirige actuellement un programme humanitaire à grande échelle axé sur les personnes déplacées et les communautés d'accueil touchées par les crises et les conflits récents, avec un accent particulier sur les femmes et les filles. Nous travaillons à Diffa, Tillabéri et Maradi, et notre vision directrice est qu'au Niger, les personnes affectées par la crise, y compris les personnes déplacées à l'intérieur du pays, les réfugiés, les retournés et leurs communautés d'accueil, reçoivent une aide d'urgence rapide, ont accès aux services de base et ont la possibilité de choisir comment répondre à leurs besoins grâce à une assistance fournie principalement en espèces.

SOMMAIRE 

L'objectif principal de ce poste est de soutenir et de promouvoir un environnement de travail conforme au sein du programme national du Niger, à travers des initiatives de prévention proactives, de sensibilisation sur la sauvegarde des documents au sein de la mission. Les responsabilités du Manager des Archives sont multiples et visent toutes à promouvoir une culture d'intégrité et de conformité dans la gestion documentaire de la mission pays.

Le Manager des Archives est chargé de superviser, organiser et maintenir les systèmes de gestion documentaire de l’International Rescue Committee (IRC) au Niger, en garantissant leur conformité aux lois locales, aux politiques et procédures de l’IRC, ainsi qu’aux exigences des donateurs et engagements contractuels. Il/elle est responsable de la gestion des archives physiques et numériques, de la formation des équipes à la gestion documentaire, et du respect des normes établies en matière de conservation, d’accès et de confidentialité des documents.

Sous la supervision du Directeur Adjoint des Finances (DDF), le Manager des Archives travaille en étroite collaboration avec les équipes financières, supply chain, administratives et des programmes pour assurer une gestion efficace et conforme des dossiers et archives dans le box.

PRINCIPALES RESPONSABILITES 

Gestion des archives :

• Superviser la mise en place et la maintenance des systèmes d’archivage physique et numérique ;
• Veiller à l’organisation, au classement et à la conservation des documents selon les politiques de l’IRC et les lois locales ;
• Assurer la sauvegarde et la sécurité des documents sensibles et confidentiels ;

Conformité et contrôle :

• Garantir la conformité des pratiques de gestion documentaire avec les exigences des donateurs et les réglementations locales ;
• Effectuer des contrôles réguliers pour s'assurer de l’exactitude et de l’intégrité des archives.

Formation et sensibilisation :

• Former le personnel sur les politiques et procédures de gestion documentaire ;
• Sensibiliser les équipes à l’importance de la gestion des archives dans le respect des obligations contractuelles et réglementaires.

Soutien aux audits :

• Faciliter l’accès aux documents nécessaires pour les audits internes et externes ;
• Assurer une traçabilité claire des dossiers et des processus archivés.

Numérisation et digitalisation :

Collaborer avec les équipes IT pour développer et maintenir des solutions numériques d’archivage ;

Assurer le scannage des documents pour les sauvegarder en format numérique ;

Mettre en place un système de gestion électronique des documents (GED).

Organisation et classement des documents :

• Mettre en place un système de classement adapté ;
• Identifier les documents à conserver et ceux à éliminer selon les normes de conservation.

Conservation des archives :

• Veiller à la bonne conservation physique des documents ;
• Utiliser des outils numériques pour conserver et sécuriser les documents électroniques.

Accès aux archives :

• Faciliter l’accès aux archives pour les employés ou les partenaires autorisés ;
• Maintenir un registre des consultations pour garantir la sécurité des documents.

Gestion du cycle de vie des documents :

• Identifier les documents à archiver définitivement, ceux à détruire ou à transférer vers d'autres entités (en cas de partenariat ou de fin de projet).