Senior Finance Manager Partnership

Aperçu du poste :

Le Senior Finance Manager Partnership est responsable de fournir un leadership financier et d’assurer une gestion permettant au programme du pays d’avoir la structure financière et les systèmes appropriés en place pour soutenir les stratégies et les ambitions des partenariats. Ce poste est chargé de garantir une gestion financière efficace des accords de partenariat, notamment des avances / paiements en temps opportun aux partenaires pour assurer la continuité des programmes et des services conformément aux accords de partenariat, ainsi qu’une action rapide pour résoudre tout défi lié à la gestion financière. Le Senior Finance Manager Partnership agit comme point focal pour les aspects financiers et de conformité du département des partenariats, notamment en assurant un suivi financier de haute qualité et un soutien aux partenaires au Burundi. Sous le soutien du directeur financier, le senior Finance Manager Partnership développera activement et mettra en œuvre toutes les initiatives liées au renforcement des capacités des partenaires en collaboration avec l’équipe des partenariats et le personnel financier.

Responsabilités :

Gestion financière stratégique des partenariats :

• Veiller à ce que le bureau promeuve et utilise efficacement le système d’excellence des partenariats pour l’égalité et les résultats (PEERS) de l’IRC, et que la prise de décision et l’action en matière de partenariat soient guidées par les principes de partenariat de l’IRC ;
• Participer activement au groupe de travail sur les partenariats pour favoriser la collaboration interdépartementale et rationaliser la gestion des partenariats sous la direction de l’équipe de direction supérieure (SMT) ;
• Veiller à ce que les processus de structuration, de recrutement, de développement du personnel et de gestion des performances de l’IRC pour les rôles de partenariat financier soient guidés par les principes, les compétences et les approches de l’IRC ;
• Collaborer avec les collègues de l’ESMT pour renforcer la capacité interne de l’IRC en matière de partenariat, en mettant l’accent sur les six blocs de construction essentiels pour le succès du partenariat : auto-évaluation ; rôles définis et dotés en personnel dans tous les départements ; groupe de travail sur les partenariats ; formation sur les partenariats ; analyse des parties prenantes ; et conception collaborative ;
• Coordonner les interventions de soutien financier aux projets entre l’IRC et les collègues partenaires ;
• Identifier les goulots d’étranglement et les dysfonctionnements dans les procédures de gestion financière des partenaires pour améliorer et garantir une gestion financière efficace conforme aux règles et règlements de l’IRC et des donateurs ;
• Coordonner étroitement avec les départements Finances, Budgétisation et Rapports, Subventions et Programmes pour assurer des soumissions fluides, précises et opportunes concernant les propositions de partenaires, les réalignements budgétaires, les rapports financiers et les plans de dépenses. Mettre en évidence et communiquer rapidement tout problème majeur ou défi.

Gestion financière des partenariats :

• Participer à l’examen et à la modification des propositions des partenaires en mettant l’accent sur le budget des sous-bénéficiaires (à la fois le budget et les narratifs budgétaires) ; examiner en coordination avec le coordinateur des partenariats en Burundi, le directeur principal des partenariats et les gestionnaires des partenariats et les coordinateurs techniques ;
• Soutenir la fourniture de notes d’orientation aux sous-bénéficiaires actuels et potentiels pour l’utilisation de modèles appropriés, la rédaction globale du budget et la soumission dans le cadre des appels d’offres envoyés aux partenaires potentiels. Selon la nature de l’appel, fournir le niveau de soutien approprié aux sous-bénéficiaires actuels et potentiels pour garantir que les budgets de proposition et les narratifs budgétaires répondent aux exigences de l’IRC et des donateurs dans les délais fixés pour la soumission ;
• Veiller à une gestion efficace des accords de partenariat, notamment des avances / paiements en temps opportun aux partenaires pour assurer la continuité des programmes et des services conformément aux accords de partenariat, et agir rapidement pour résoudre tout défi lié à la gestion financière. Suivre avec le siège de l’IRC et les partenaires pour confirmer le transfert et la réception des paiements respectivement ;
• Superviser la vérification des rapports financiers des partenaires et des documents justificatifs, en veillant à ce que les dépenses soient raisonnables, admissibles et imputables au budget approuvé et conformes aux réglementations des donateurs. Communiquer les conclusions aux partenaires et assurer un suivi rapide pour fournir des solutions et documenter les résultats. Les examens doivent être basés sur le risque du partenaire et l’échantillonnage ou l’examen de la documentation complète, le cas échéant ;
• Assurer une communication proactive avec les partenaires concernant la soumission de leurs rapports financiers conformément aux termes de leurs sous-subventions. Assurer le suivi de la soumission des rapports financiers par les partenaires, en communiquant les retards au directeur adjoint des partenariats en Burundi ;
• Examiner et valider les plans de dépenses des partenaires par rapport aux dépenses déclarées, en suivant les sous-bénéficiaires au besoin ;
• Veiller à ce que les rapports financiers des sous-bénéficiaires soient approuvés (signés) par l’autorité appropriée au sein de l’IRC, préparer le bon de journal, le coder entièrement et le poster dans le système. Répondre aux questions qui surviennent de l’équipe financière de Burundi et du siège de l’IRC concernant les rapports financiers soumis ;
• Assurer le suivi financier et les visites de contrôle ponctuelles dans les bureaux des sous-bénéficiaires conformément aux exigences et normes de l’IRC ;
• Veiller à ce que les plans de visite de suivi soient rédigés et soumis avant les visites pour examiner et partager les rapports de visite de suivi en temps opportun avec les partenaires, l’équipe du programme concernée et le directeur des partenariats en Burundi ;
• Réconcilier les avances des partenariats mensuellement, signaler au directeur adjoint des finances tous les retards et avances non liquidées, mettre à jour mensuellement toutes les feuilles de suivi pour les finances des sous-subventions ;
• Mettre en place un système d’archivage solide, précis et organisé, à la fois sous forme papier et électronique, pour tous les rapports financiers et leurs documents justificatifs ;
• Collaborer avec le manager partenariat et l’équipe financière pour assurer la conformité avec toutes les réglementations lors des audits internes et externes, et garantir que tous les dossiers des sous-bénéficiaires, en version papier et électronique, sont prêts à 100 % pour l’audit en tout temps ;
• Examiner toutes les modifications budgétaires des sous-bénéficiaires (à la fois le budget et les narratifs budgétaires) en coordination avec les coordinateurs techniques et le gestionnaire des partenariats, en veillant à ce que les points d’action clairs pour le suivi soient communiqués ;
• Réaliser une analyse des capacités de partenariat (PCA) pour tous les nouveaux partenaires potentiels, ainsi que mettre à jour les PCAs pour tous les partenaires existants, sur une base annuelle ;
• Contribuer aux réunions d’ouverture, d’examen et de clôture des projets de partenariat, en examinant les succès, les défis et les leçons apprises avec le partenaire, en capturant les pratiques financières efficaces pour les partenariats futurs.

Principales relations de travail :

Superviseur Hiérarchique : DDF ;

Position sous supervision directe : Partnership Finance Officer ;

Supervision indirecte : NA ;

Autres contacts internes et / ou externes (décrivez la nature des départements ou des groupes que le poste influence ou dont il nécessite un soutien pour atteindre ses objectifs) ;

Internes : Head of depatrment. Finance Staff, Partnership Staff;

Externes :IRC Partners.