Assistant Administratif, Niamey, Niger, GS-5

La position:
Le bureau de pays du Niger ayant réussi à accroître son financement, il a également élargi ses partenariats avec les donateurs, les organismes gouvernementaux et les organisations de la société civile. En outre, le bureau a renforcé son cadre institutionnel en créant des sous-bureaux.

Cette croissance a entraîné une augmentation importante de la structure organisationnelle et de la dotation, ainsi que du volume de travail des programmes et des opérations. Par conséquent, les demandes administratives ont considérablement augmenté, ce qui a amené le bureau à renforcer sa capacité administrative. Pour répondre à ces besoins, le bureau a décidé de recruter du personnel supplémentaire pour gérer les communications externes, la gestion des dossiers, l’entretien des bureaux et l’administration des ressources humaines.
Sous la direction générale du gestionnaire des opérations internationales et la supervision directe de l’associé des RH, l’adjoint administratif fournit des services de qualité au Registre, aux RH et à l’administration aux clients internes et externes.

Comment vous pouvez faire la différence :
L'UNFPA est l'agence principale des Nations Unies pour assurer un monde où chaque grossesse est désirée, chaque accouchement est sans danger et où chaque jeune peut réaliser son plein potentiel. Le plan stratégique de l'UNFPA (2022-2025) réaffirme la pertinence de l'orientation stratégique actuelle de l'UNFPA et se concentre sur trois résultats transformateurs : mettre fin aux décès maternels évitables, mettre fin aux besoins non satisfaits en matière de planification familiale, et mettre fin aux violences basées sur le genre et aux pratiques préjudiciables. Ces résultats reflètent nos engagements stratégiques pour accélérer les progrès vers la réalisation du CIPD et des ODD dans la Décennie d'action menant à 2030. Notre plan stratégique appelle les États membres de l'ONU, les organisations et les individus à « reconstruire en mieux », tout en s'attaquant aux impacts négatifs de la pandémie de Covid-19 sur l'accès des femmes et des filles à la santé sexuelle et reproductive et aux droits reproductifs, afin de récupérer les progrès perdus et de réaliser nos objectifs.

Dans un monde où les droits humains fondamentaux sont menacés, nous avons besoin de personnel principiel et éthique, qui incarne ces normes et standards internationaux, et qui les défendra avec courage et conviction.

L'UNFPA recherche des candidats capables de transformer, d'inspirer et de produire des résultats à fort impact et durables ; nous avons besoin de personnel transparent, exceptionnel dans la gestion des ressources qui leur sont confiées, et engagé à obtenir des résultats d'excellence dans les programmes.

Objectif du poste :

Vous seriez responsable de :

A. Coordination et gestion du registre 

• Assurer la gestion du registre des bureaux
• Gérer et enregistrer toute correspondance et tous les documents entrants, en veillant à ce qu’ils soient transmis rapidement au Bureau du représentant
• Vérifier l’exactitude des dossiers et coordonner l’envoi de la correspondance sortante
• Gérer la réception du bureau et coordonner une communication fluide entre le bureau de Niamey, le bureau local et les partenaires
• Informer le personnel sur le terrain des missions à venir et assurer la liaison

B. Gestion des ressources humaines : 

• Fournir un soutien à l’associé des RH et contribuer à la gestion des ressources humaines
• Aider à la coordination et à l’orientation des nouveaux membres du personnel
• Aider l’associé des RH à examiner et à tenir à jour la liste du personnel et des personnes à charge
• Servir de co administrateur et assurer l’exactitude du plan de congé et des relevés de présence.
• Veiller à ce que les annonces/avis de recrutement soient envoyés aux médias locaux et publiés
• Participer aux séances d’examen des demandes et aux réunions et rédiger le procès-verbal de la réunion

C. Gestion du soutien administratif : 

• Représenter le FNUAP dans les groupes de travail interinstitutions (Stratégie opérationnelle des activités, Services communs, Locaux communs, groupe de travail administratif).
• Fournir un soutien en l’absence de l’assistant personnel du représentant
• Contribuer à la mise en œuvre du MOSS et au maintien des locaux du FNUAP
• Initier les demandes de soumissions liées aux dépenses administratives et au personnel des opérations du bureau
• Coordonner et gérer les prestataires de services d’entretien et de nettoyage
• Fournir un soutien administratif au gestionnaire des opérations internationales (IOM)
• Rédiger les procès-verbaux des réunions opérationnelles, suivre l’état d’avancement de la mise en œuvre et informer l’OIM
• Traiter les demandes de voyage dans UNall et aider à fournir un soutien logistique aux missions du personnel des opérations

D. Partage des connaissances/documentation et archivage 

• Gérer le système de classement du bureau et fournir un soutien à l’archivage, à la tenue à jour et à la mise à jour des listes d’envoi électronique, ainsi qu’au classement dans des conteneurs et des magasins dédiés
• Aider à la préservation des archives et contribuer au partage de l’information 
• Fournir une assistance à l’OIM pour la maintenance des archives et des fichiers de référence
• Fournir des renseignements et de la formation au personnel sur les systèmes d’archivage et de classement électronique du bureau
• Contribuer à des réseaux de pratique et de partage des connaissances
• Exécuter toute autre tâche assignée par la direction du FNUAP dans le cadre des opérations du bureau
   

Qualifications et expérience :

Éducation : 
Niveau d’études secondaires complet requis. Diplôme universitaire de premier niveau en administration, ressources humaines, gestion, logistique ou discipline similaire souhaitable.

Connaissances et expérience: 

• Cinq années d’expérience en gestion administrative sont requises; 
• Expérience en gestion de systèmes et des bases de données sur le Web
• L’expérience au sein du système des Nations Unies est un atout 
• Maîtrise des applications modernes de logiciels de bureau (traitement de texte, tableur, PowerPoint), des outils de gestion sur le Web et des systèmes ERP pour rationaliser les opérations.

Langues : 
Maîtrise du français requise. La connaissance pratique de l’anglais est souhaitable
 

Compétences requises : 

Valeurs fondamentales

• Incarner l’intégrité, 
• Faire preuve d’engagement envers le FNUAP et le système des Nations Unies, 
• Accueillir la diversité culturelle, 
• Accepter le changement

Compétences de base

• Mettre l’accent sur la satisfaction de la clientèle et répondre positivement aux commentaires
• Démontrer et appliquer les connaissances techniques et professionnelles du poste
• Capacité de former et d’échanger des renseignements à l’intérieur et à l’extérieur du Bureau; 
• Avoir un sens de la responsabilité

Compétences fonctionnelles

• Favoriser l’innovation et l’autonomisation
• Capacité à travailler en équipe 
• Capacité de partager et de communiquer des informations, des idées et des connaissances 
• Se concentrer sur les résultats pour le client; gérer bien les conflits et répondre positivement aux commentaires (leadership, gestion des conflits et autogestion)

Compensation and Benefits:

This position offers an attractive remuneration package including a competitive net salary plus cost of living adjustment, rental subsidy, education grant, home leave, health insurance and other benefits as applicable.
 

UNFPA Work Environment:

UNFPA provides a work environment that reflects the values of gender equality, diversity, integrity and healthy work-life balance. We are committed to ensuring gender parity in the organization and therefore encourage women to apply. Individuals from the LGBTQIA+ community, minority ethnic groups, indigenous populations, persons with disabilities, and other underrepresented groups are highly encouraged to apply. UNFPA promotes equal opportunities in terms of appointment, training, compensation and selection for all regardless of personal characteristics and dimensions of diversity. Diversity, Equity and Inclusion is at the heart of UNFPA's workforce - click here to learn more.

Disclaimer:

Selection and appointment may be subject to background and reference checks, medical clearance, visa issuance and other administrative requirements. 

UNFPA does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process and does not concern itself with information on applicants' bank accounts. 

Applicants for positions in the international Professional and higher categories, who hold permanent resident status in a country other than their country of nationality, may be required to renounce such status upon their appointment.