Aviation Assistant (Tasking) GS5

DEADLINE FOR APPLICATIONS

7 February 2025-23:59-GMT+01:00 West Africa Standard Time (Bangui)

WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.

ABOUT WFP

The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.

At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP's values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.

To learn more about WFP, visit our website: https://www.wfp.org and follow us on social media to keep up with our latest news: YouTube, LinkedIn, Instagram, Facebook, Twitter, TikTok.

WHY JOIN WFP? 

• WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.

• WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.

• WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.

• A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.

• We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).

CONTEXTE ADMINISTRATIF:
Ce poste est situé au bureau de pays. Le/la titulaire travailera sous une supervision minimale et sera chargé de mener à bien diverses opérations et activités qui l'obligeront à interpréter dans une certaine mesure les directives et pratiques standard mises à sa disposition. Il/elle doit être en mesure de recommander des mesures simples.

OBJECTIFS ATTACHÉS AU POSTE:
Assurer diverses activités de coordination et tâches administratives qui contribuent à la fourniture de services aériens sûrs et efficaces à la communauté d'aide humanitaire.

Description Générale:

Sous la supervision générale du Chef d’Aviation et supervision directe de l'Aviation Officer (Ops),  l’Assistant Aviation, en charge de la Sécurité des vols et opérations, doit assurer une bonne coordination avec le service de réservation et opération afin de mieux organiser les vols UNHAS pour répondre au mieux a la demande de la communauté humanitaire.

Tâches clés et Responsabilités:

• Panifier des vols selon le programme des vols hebdomadaires, la disponibilité des avions et réservation d’une manière efficace et rentable en respectant les règles de sécurité aérienne.

•  Communiquer avec les opérateurs et services de manutention en termes des opérations.

• Coordonner avec l’équipe de réservation pour assurer que les réservations présentes dans le système sont prises en compte dans la planification.

• Conserver et tenir à jour les tableaux de temps et de matrix payload de chaque avion.

• Conserver et tenir à jour les différents rapport sur la consommation de carburant et préparer le rapport d’utilisation des avions et estimer la charge utiles pour chaque avion.

• Rendre compte au CATO s’il n’y a pas assez de passagers sur certaines routes. Sur la décision de CATO, vérifier qu’aucun passager n’a d’impératif et annuler le vol.

• Prévenir les passagers dont la réservation n’a pu être honorée pour cause de non-respect du programme de vol ou par manque de passagers et leur proposer une alternative.

• Diffuser un message indiquant les horaires d’enregistrement et les vols, la veille des vols.

• Coordonner la réservation de chambre pour l'équipage en cas de besoin avec l’administration (finance).

• Enregistrer et classer les documents diffuses le jour sur le share drive.

• Fournir toutes information pertinentes aux superviseurs et collègues par téléphone, e-mail, ...

• Classement des manifestes finalisés et des documents de vol.

• Assumer toutes autres tâches sur demande du superviseur.

EXPÉRIENCE SOUHAITÉE :

• Au moins 5 ans ou plus d'expérience pertinente dans le domaine.

• Expérience dans la sécurité des vols et dans l'aide à la planification des vols.

• Avoir une bonne connaissance de Takefilte ou outils des gestions des vols, informatique et en particulier les applications Microsoft Office.

• Expérience de la gestion des manifestes passagers et du chargement des aéronefs.

• Expérience de l'interprétation des bulletins météorologiques courants.

NIVEAU D’ÉTUDES MINIMAL REQUIS :

Diplôme d'études secondaires ou baccalauréat.

FORMATION :

•Formation en Aviation ou dans un domaine connexe ou équivalent constitue un avantage pour les fonctions de mouvements aériens.

•Connaissances Linguistiques : Maîtrise de la communication orale et écrite en français.

WFP LEADERSHIP FRAMEWORK

 

WFP Leadership Framework guides to the common standards of behavior that guide HOW we work together to accomplish our mission.

Click here to access WFP Leadership Framework

 

REASONABLE ACCOMMODATION

 

WFP is dedicated to fostering diversity, equity, and inclusion. Our recruitment process is inclusively crafted to welcome candidates of all backgrounds, celebrating diversity and ensuring a respectful environment for all. We aim for an accessible and fair recruitment journey. Should you need any reasonable accommodations or have accessibility concerns, please reach out to us confidentially at global.inclusion@wfp.org. Our DEI team is here to ensure your full participation in our recruitment process.

NO FEE DISCLAIMER

 

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

 

REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION

• We strongly recommend that your profile is accurate, complete, and includes your employment records, academic qualifications, language skills and UN Grade (if applicable).

• Once your profile is completed, please apply, and submit your application.

• Please make sure you upload your professional CV in the English language

• Kindly note the only documents you will need to submit at this time are your CV and Cover Letter

• Additional documents such as passport, recommendation letters, academic certificates, etc. may potentially be requested at a future time

• Please contact us at global.hrerecruitment@wfp.org in case you face any challenges with submitting your application

• Only shortlisted candidates will be notified

All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.

No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.