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SVN-CI-01-2025_01 Assistant(e) Achats et Logistique G5

Abidjan

  • Organization: IOM - International Organization for Migration
  • Location: Abidjan
  • Grade: Administrative support - Administrative Services and Support - Generally no need for Higher Education
  • Occupational Groups:
    • Administrative support
    • Logistics
    • Procurement
  • Closing Date:

Job Description

Les candidatures internes et externes sont les bienvenues. Pour tous les postes vacants de l'OIM, les candidatures des candidats de premier rang qualifiés et éligibles sont examinées avant celles des candidats de second rang qualifiés et éligibles dans le cadre du processus de sélection. Dans le cadre de cette vacance de poste, les candidats internes sont considérés comme des candidats de premier rang.


 
CONTEXTE ET PORTEE DE L'ORGANISATION
 

Créée en 1951, l'OIM est l'Organisation Intergouvernementale de premier plan dans le domaine des migrations et travaille en étroite collaboration avec des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L'OIM s'emploie à promouvoir une migration humaine et ordonnée au profit de tous. Elle le fait en fournissant des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants.

Dans le cadre de la mise en œuvre de ses activités, l’Organisation Internationale pour les Migrations (OIM) en Côte d’Ivoire recherche (01) Assistant(e) Achats et Logistique basé(e) à Abidjan.

Sous la supervision générale de la Chargée de la Gestion des Ressources (RMO) et la supervision directe de la Chargée de la Chaîne d'Approvisionnement, le/la candidat(e) retenu(e) sera chargé(e) d'organiser les activités d'achats, y compris l'obtention de cotation, les appels d'offres, l'achat et la livraison de fournitures et de matériel de bureau et d'équipement, et de fournir un soutien logistique et administratif aux projets, ainsi que de préparer les demandes de paiement, les rapports et l'encodage.

Responsibilities

RESPONSABILITES ET ATTRIBUTIONS 

  1. Recevoir toutes les demandes d'achats et d'approvisionnements et s'assurer qu'elles sont toutes approuvées avant de procéder à l'achat en utilisant la matrice d'autorisation de l'OIM applicable au Bureau;                                                                                         
  2. Traiter les demandes d'achat (PR), les demandes de devis (RFQ) avec le(s) fournisseur(s), préparer les résumés d'analyse des offres (BAS) puis la préparation finale du bon de commande (PO) via le système WAVE en utilisant le module de gestion du matériel (MM). S'assurer que les bons de commande sont remis aux fournisseurs et aux vendeurs et que leur signature est obtenue;            
  3. S'assurer que tous les achats sont effectués conformément aux règles de l'OIM en matière de passation de marchés et mettre en œuvre des mécanismes appropriés pour éviter la fraude et assurer la transparence en complément des règles et règlements de l'OIM en matière de passation de marchés;                                                                                                                                            
  4. Fournir une liste de contrôle mensuelle sur les engagements ouverts et assurer le suivi avec les collègues concernés pour garantir la fermeture en temps voulu de tous les PR et PO dans le système WAVE;                                                                                            
  5. Gérer des services d'achat rentables dans le domaine des contrats et des accords à long terme (LTA) en soutien aux opérations de l'OIM Côte d’Ivoire;                                                                                                                                                                                 
  6. S'assurer que les actifs (OIM et bénéficiaires) sont créés dans WAVE par le biais de MM avant la passation de marché et acquis et transférés, désactivés une fois le projet terminé;                                                                                                                                    
  7. Conseiller les assistants de projet et les managers sur les offres collectées et les meilleurs biens/services à acquérir;                         
  8. Assurer le suivi avec les fournisseurs et veiller à la livraison en temps voulu des fournitures et matériaux demandés et tenir le personnel du projet concerné informé de l'état de la livraison;                                                                                                             
  9. Coordonner avec l'unité de réception les biens/services à recevoir et obtenir les bons de livraison et les factures satisfaisants de l'unité de réception;                                                                                                                                                                                
  10. Maintenir un système de classement efficace pour tous les documents, rapports et dossiers d'achat, offres, soumissions, etc. et s'assurer qu'il est régulièrement mis à jour;                                                                                                                                            
  11. Compiler avec l'aide du SCO une base de données complète sur les vendeurs, les prestataires de services, les entrepreneurs fiables qui pourraient être utilisés en Côte d’Ivoire et mener des examens semestriels de la performance des fournisseurs, identifier les opportunités de fournisseurs spécialisés et mettre en œuvre des processus d'accréditation des fournisseurs, le cas échéant;                                                                                                                                                                                                   
  12. Coordonner avec le Département des Finances pour s'assurer qu'avant la commande finale et la livraison de l'équipement/matériel, le code du projet, le code du compte et la ligne budgétaire ont été déterminés;                                            
  13. Tenir un registre des fournitures de bureau et effectuer des inventaires périodiques pour s'assurer que la papeterie et les produits de nettoyage sont réapprovisionnés en temps voulu;                                                                                                                            
  14. Fournir une assistance logistique aux projets, y compris, mais sans s'y limiter, en identifiant les lieux appropriés pour les formations/ateliers, en aidant les assistants de programme à préparer et à compiler le matériel de formation, etc;                               
  15. Préparer les contrats de service selon les besoins et s'assurer que le département LEG de Genève a examiné et approuvé les accords/contrats avant leur signature;                                                                                                                                                    
  16. Assurer la liaison avec les fournisseurs et les fabricants pour la réparation et la garantie des équipements endommagés;                 
  17. Coordonner les tâches des chauffeurs;                                                                                                                                                   
  18. Planifier, organiser et coordonner les besoins en transport et assurer une allocation efficace et efficiente des véhicules de l'OIM et des transports loués;                                                                                                                                                                               
  19. Exécuter toutes autres tâches qui pourraient lui être assignées.

Qualifications

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE REQUISES

Education
  • Diplôme universitaire, de préférence dans le domaine de la Gestion des achats et de l'approvisionnement, de la logistique ou Administration des affaires , avec au moins trois (3) ans d'expérience professionnelle dans l'approvisionnement et la logistique, de préférence au sein d’une organisation non gouvernementale ou des agences des Nations unies ; ou,                                           
  • Diplôme d'études secondaires avec cinq (5) ans d'expérience professionnelle.
Les universités accréditées sont celles qui figurent dans la base de données mondiale de l'UNESCO sur l'enseignement supérieur World Higher Education Database (WHED) Portal
 
Experience
  • Compréhension approfondie des politiques, règles et règlements de l'OIM en matière d'achats et de logistique.
  • Excellentes aptitudes à la communication et à la négociation.
  • Capacité démontrée à maintenir l'intégrité dans l'exercice des responsabilités assignées.
  • Capacité à prêter une attention particulière aux détails, à prendre des initiatives et à travailler avec un minimum de supervision.
  • Une expérience préalable de l'utilisation de WAVE constitue un avantage supplémentaire.
Habiletés
  • Fort engagement personnel et axé sur les résultats ; efficace et flexible ;
  • Respectueux de la diversité culturelle et soucieux du détail ;
  • Bonne connaissance des outils Microsoft (Excel, Word) 
  • Capacité à respecter les délais et à travailler sous pression, disponibilité ;
  • Bonnes aptitudes à la communication et la capacité travailler efficacement au sein d'une équipe de collègues issus de cultures et d'horizons professionnels différents.
Langues
 
Les langues officielles de l'OIM sont le français, l'Anglais et l'Espagnol .
 
  • Pour ce poste, la maîtrise orale et écrite du Français est requise. 
  • Une bonne connaissance orale et écrite de l’Anglais est un avantage. Toute autre langue localement parlée.
La maîtrise de la (des) langue(s) requise(s) sera spécifiquement évaluée au cours du processus de sélection, qui peut comprendre des évaluations écrites et/ou orales.
 
COMPETENCES REQUISES
 
Le cadre de compétences de l'OIM est disponible sur ce lien. Les compétences seront évaluées au cours du processus de sélection.
 
Le(la) titulaire du poste doit démontrer les valeurs et compétences suivantes :

VALEURS – Tous les membres du personnel de l’OIM doivent respecter et démontrer ces valeurs:
 

  • Inclusion et respect de la diversité : Respecte et promeut les différences individuelles et culturelles ; encourage la diversité et l’inclusion. 
  • Intégrité et transparence : Respecte des normes éthiques élevées et agit conformément aux principes/règles et aux normes de conduite de l’Organisation.
  • Professionnalisme : Est apte à travailler avec sang-froid, compétence et dévouement, et gère les problèmes quotidiens en faisant preuve du discernement requis.
  • Courage : Est prêt(e) à prendre position sur des questions importantes.
  • Empathie : Fait preuve de compassion à l’égard d’autrui et fait en sorte que les autres se sentent en sécurité et respectés et aient le sentiment d’être traités de manière équitable.

 

COMPETENCES DE BASE – Indicateurs comportementaux – Level 1
 

  • Travail d’Equipe : Met en place et promeut une bonne collaboration au sein de son unité et avec d’autres unités afin d’atteindre les objectifs communs et d’optimiser les résultats.
  • Obtention de résultats : Produit et obtient de bons résultats rapidement et d’une manière axée sur les services ; privilégie l’action et fait preuve de détermination en vue d’obtenir les résultats convenus.
  • Gestion et partage de connaissances : Cherche en permanence à apprendre, à partager des connaissances et à innover.
  • Responsabilité : S’approprie les priorités de l’Organisation et assume la responsabilité de ses propres actes et des tâches qui lui sont déléguées. 
  • Communication : Encourage, et contribue à, une communication claire et ouverte ; explique des sujets complexes de manière instructive, stimulante et motivante.
Notes
  1. Toute offre faite au candidat dans le cadre de cet avis de vacance est soumise à la confirmation du financement.
  2. Ce processus de sélection peut être utilisé pour pourvoir des postes similaires dans divers lieux d'affectation. Les candidats recommandés pourront être nommés à un poste similaire pendant une période de 24 mois.
  3. Ce poste fait l'objet d'un recrutement local. Seules les personnes titulaires d'un permis de séjour et de travail en cours de validité dans le pays où ce poste est basé pourront être prises en considération.
  4. La nomination est subordonnée à la certification de l'aptitude médicale du candidat, à la vérification de sa résidence, de son visa et de ses autorisations par le gouvernement concerné, le cas échéant. La vaccination contre le COVID-19 sera exigée pour le personnel de l'OIM qui est embauché ou engagé d'une autre manière par l'OIM. Dans le cadre de l'autorisation médicale obligatoire d'entrée en fonction, les candidats devront fournir la preuve d'une vaccination complète.
  5. L'OIM ne demande aucun frais à aucun stade de son processus de recrutement (candidature, entretien, traitement, formation ou autres frais). L'OIM ne demande aucune information relative aux comptes bancaires.
  6. L'OIM n'accepte que les candidatures dûment complétées et soumises par le biais du système de recrutement en ligne de l'OIM. L'outil en ligne permet également aux candidats de suivre l'état d'avancement de leur candidature.
Pour de plus amples informations et d'autres offres d'emploi, nous vous invitons à consulter notre site web : Carrières et Offres d'emploi de l'OIM

Required Skills

Job info

Contract Type: Special Short Term Graded (Up to 9 months)
Vacancy Type: Special Vacancy Notice
Recruiting Type: General Service
Grade: G-5
We do our best to provide you the most accurate info, but closing dates may be wrong on our site. Please check on the recruiting organization's page for the exact info. Candidates are responsible for complying with deadlines and are encouraged to submit applications well ahead.
Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.