Assistant Administratif (ve) et Finance - UNOCHA

INFORMATION GENERALES

Sous la supervision générale du Chef du Bureau et la supervision directe du Chargée de l’Administration et des Finances le titulaire assurera un support administratif et Financier de gestion aux opérations du bureau afin d’offrir un service efficace en conformité aux règlements en vigueur.

RESPONSABILITES/RESULTATS CLES ATTENDUS

Résumé des fonctions principales

• Assure la mise en œuvre des stratégies opérationnelles définies par la chargée de l’administration et des finances.
• Assure la gestion des services administratifs 
• Assure la gestion des services Financiers.
• Appuie l’acquisition et le partage des connaissances

Assure la mise en œuvre de stratégies opérationnelles, adapte les processus et procédures, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants : 

• Assure la conformité totale des activités administratives avec les règles et règlements des Nations Unies
• Apporte des contributions à la mise en œuvre de politiques d’amélioration des processus administratifs standards existant, de la gestion du personnel et des voyages

Assure la gestion des services de l’administration 

• Fourni des conseils et une assistance à d’autres fonctionnaires pour des questions relatives à l’administration générale. Aide à la résolution des problèmes administratifs qui se posent au jour le jour
• Organise les préparatifs des voyages des fonctionnaires, vérifier la demande du visa de sécurité des staffs qui voyagent, assure une liaison avec UNHAS , et l’accueil de nouveaux fonctionnaires.
• Assure dans Umoja le suivi des mouvements de paiement : DSA, des travel claims (Expense report)
• Responsable pour l’émission de MIGOs (Good Receipt) après la reception des biens d’equipement. 
• Coordonne l’expédition (DHL/Diplomatic Pouch) et la réception de biens et services
• Tient un classement ordonné de tous les dossiers relevant de ses tâches ;
• Toutes autres tâches confiées par le superviseur hiérarchique

Gestion des Services Financiers 

• Traitement des documents financiers (bordereaux, pièces justificatives, factures, etc.);
• Soutien au système interne de contrôle des dépenses, assurant que les dossiers traités soi;
• Prepare la demande d’enregistrement des information bancaire des fournisseurs dans UMOJA ( OCHA ERP )
• Suivi avec le PNUD concernant les informations relatives aux paiements des consultants nationaux, et fournisseurs 
• Enregistre les transactions de paiement des fournisseurs dans UMOJA 
• Fonctionnement adéquat de la petite caisse (traitement des paiements, des renflouements de la petite caisse, conformément aux règles et procédures de OCHA et du PNUD;
• Enregistrement de la petite caisse dans UMOJA
• Traitement et suivi des « Inter-office Voucher »
• Elaboration des correspondances (memo, lettres, etc.) et mini-rapports financiers;
• Etablissement d’un système de classement adéquat pour les rapports et documents financiers;

Appuie l’acquisition et le partage des connaissances 

• Participer à des formations administrative du personnel des opérations / projets;
• Fourni un appui à la synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques
• Participation aux formations sur les finances, organisées pour le personnel des opérations/finances ou diffusées en ligne

Les principaux résultats attendus auront les répercussions sur l’efficacité générale du bureau d’OCHA Haiti et aussi des résultats et des services offerts à l’administration.   

COMPETENCES

Compétences corporatives :

• Professionnalisme : connaissance et compréhension de l’aide humanitaire , des secours d’urgence et les questions liées aux droits humains ;Aptitude à cerner les enjeux, d’analyser et de participer à la résolution des questions ;Capacité à développer des sources de collecte de données ;Capacités à travailler avec les structures gouvernementales, étatiques ;Compétence conceptuelle d’analyse et d’évaluation pour mener les recherches et analyses indépendantes, y compris connaissance et expérience dans l’utilisation de sources diverses de recherches, les sources électroniques sur internet, intranet et autres bases de données ;Capacité à faire preuve de discernement dans le contexte des tâches assignées, le travail sous pression, à l’occasion dans un environnement très stressant (par exemple les troubles civils, les catastrophes naturelles et la misère humaine) ;Compétences professionnelles reconnues dans le respect des engagements, respect des délais et obtention des résultats, pour des motifs professionnels plutôt que personnels ;Persévérer face aux obstacles et aux difficultés et garder son calme dans des situations stressantes ;Assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines d’activité ;

Compétences fonctionnelles :

• Communication : Parle et écrit avec clarté et efficacité ; Est à l’écoute des autres ; Interprète correctement les messages des autres et réagit de façon appropriée ; Pose des questions pour obtenir des éclaircissements et intérêt pour avoir une communication bi-directionnelle ; Adapte le langage, le ton, le style et la présentation au public ;
• Planification et organisation : Développe des objectifs clairs qui soient compatibles avec les stratégies convenues ; Identifie les activités et tâches prioritaires ; Modifie les priorités selon les besoins ; Prévoit suffisamment de temps et de ressources pour mener ses taches en tenant compte des risques et des imprévus dans la planification ; Suit l’exécution des plans et actions si nécessaires et utilise le temps efficacement.
• Souci du client : Considère tous ceux à qui les services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients ; Etablit et des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; Identifie les besoins des clients et leur trouve des solutions appropriées ; Surveille les développements en cours à l’intérieur et hors de l’environnement des clients et se tient informer pour anticiper sur les problèmes ; Tient les clients informer des progrès ou des reculs dans les projets et respect des rendez-vous.

QUALIFICATIONS

Formation :

• Diplôme de fin d’études secondaires (Baccalauréat) est requis OU
• Un diplôme universitaire (niveau Licence) en administration, gestion de projet, gestion/Finance/comptabilité est acceptable

Expérience professionnelle :

• Avoir au moins 5 ans d’expérience professionnelle (avec Baccalauréat) ou 2 ans d’expérience professionnelle (avec Licence) dans le domaine de l’administration ou de la gestion/finance/comptabilité
• Une très bonne expérience dans l’utilisation des logiciels de bureau (Word, Excel, PowerPoint,) est requise
• La connaissance de logiciels type SAP (Umoja, Quantum ou autre) est un avantage
• La familiarité avec le Système des Nations Unies serait un atout.

Langues requises:

• Une excellente maitrise du Créole Haïtien et du Français écrit et parlé est requise pour ce poste. 
• La connaissance de l’Anglais est un atout.

Informations pour les candidats concernant le « Roster » UNOCHA

UNOCHA se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats de cet avis de vacance.  Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats postulant à ce poste pour d'autres postes similaires au sein de UNOCHA, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires.

Non-discrimination

UNOCHA ne tolère pas l’exploitation et / ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et / ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidats/tes sélectectionnés/ées devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents. 

UNOCHA s'engage à assurer la diversité au sein de son personnel et encourage tous les candidats qualifiés, indépendamment de leur sexe, de leur nationalité, de leur handicap, de leur orientation sexuelle, de leur culture, de leur religion et de leur origine ethnique, à postuler.

Scam warning

Les Nations Unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d'entretien, de test ou autre dans le cadre du processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une sollicitation pour le paiement d'un droit, veuillez ne pas en tenir compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé d'être particulièrement prudent lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le web.