Analista de Suporte em Gestão de Projetos (Gestão de Subvenções)

Sob a supervisão direta do Gerente de Projetos e/ ou do Coordenador o Analista de Suporte em Gestão de Projetos – Gestão de Subvenções é responsável por garantir a prestação de serviços de suporte eficientes e oportunos na administração de subvenções e contratos para os diferentes programas em uma área geográfica específica.O Analista promove uma abordagem focada no cliente, orientada para a qualidade e para a obtenção de resultados, oferecendo suporte à equipe responsável pela Gestão de Subvenções. No desempenho de suas funções, trabalha com supervisão mínima e mantém interação contínua com a equipe do projeto relevante.

As responsabilidades e deveres específicos incluem, mas não se limitam a:
Gestão e Administração de Subvenções

• Elaboração de editais/ processos seletivos para selecionar organizações parceiros implementadores (PIs)– Participar das reuniões prévias à submissão de propostas e atender às sessões de esclarecimento;

• Gestão dos processos de seleção de PIs – Desempenhar um dos papéis necessários, seja como responsável pela abertura ou pelo recebimento das propostas;

• Avaliação e Revisão de Propostas – Ser membro do comitê de avaliação de propostas;

• Conduzir avaliações de capacidade dos PIs

• Processar as solicitações de concessão e modificações de subvenções (acordos de subvenção/ convênios com as organizações parceiros implementadores);

• Administração dos Acordos de  Subvenções – Garantir que os PIs cumpram as  condições estabelecidas nos acordos de subvenção;

• Coordenar a entrega dos planos de trabalho, incluindo o monitoramento da realização dos marcos para garantir a adesão aos prazos do projeto;

• Monitorar a implementação dos planos aprovados dos PIs, incluindo o estabelecimento de marcos dentro das tolerâncias definidas pelo projeto, e reportar problemas ao Especialista em Gestão de Subvenções;

• Alertar os supervisores (conforme necessário) sobre quaisquer desvios nos planos de trabalho dos IPs;

• Apoiar a gestão e atualização do registro de riscos das subvenções dos PIs;

• Realizar visitas de monitoramento e verificações pontuais dos PIs.

Procedimentos

• Apoiar os supervisores fornecendo contribuições sobre o progresso em relação aos objetivos gerais do projeto em todos os relatórios obrigatórios;

• Manter e atualizar todas as pastas de Gestão de Subvenções, conforme necessário;

• Apoiar o Gerente do Projeto, e os supervisores, garantindo que todos os gastos estejam em conformidade com as Regras e Regulamentos Financeiros da UNOPS (Financial Rules and Regulations – FRR);

• Apoiar o ponto focal de subvenção para garantir que os entregáveis sejam cumpridos e que as liberações de subvenções sejam feitas dentro do prazo;

• Com orientação do ponto focal de subvenção, conduzir diligências prévias e avaliações de capacidade dos beneficiários;

• Verificar toda a documentação dos beneficiários para garantir que todas as condições sejam atendidas antes da liberação dos recursos;

• Realizar verificações rápidas de mercado para garantir que as faturas apresentadas pelos beneficiários estejam alinhadas com as tendências de mercado;

• Apoiar e monitorar a execução dos planos de capacitação, garantindo que todos os procedimentos estabelecidos sejam seguidos.

• Acompanhar os desenvolvimentos nas áreas operacionais do projeto e aconselhar o ponto focal de subvenção sobre quaisquer oportunidades emergentes, ameaças ou questões que possam impactar a realização dos objetivos das subvenções e os resultados gerais do projeto.

• Participar das Comunidades de Prática relevantes;

• Apoiar o ponto focal de subvenção na documentação e manutenção das lições aprendidas a partir das subvenções dos Parceiros Implementadores (IPs), com o objetivo de compartilhar conhecimento e promover melhorias contínuas na execução de atividades semelhantes.

A realização eficaz e bem-sucedida dos resultados pelo Analista de Suporte em Gestão de Projetos – Gestão de Subvenções impacta diretamente o desenvolvimento e o desempenho do projeto.

Education 

• Mestrado  em uma das seguintes áreas: Administração de Empresas, Ciências Sociais, Administração Pública, Relações Internacionais, Economia, Contabilidade,ou áreas afins é obrigatório.
• Bacharelado (graduação de primeiro nível) em uma das áreas acima, combinado com dois anos adicionais de experiência profissional relevante, será aceito em substituição ao mestrado.

• Experiência mínima de 02 anos (dois) em gestão, administração e ou monitoramento de subvenções (parcerias com organizações sociais) é obrigatória.
• Desejável: Mínimo de 2 anos de experiência na implementação de projetos de desenvolvimento, atuando em funções de gestão ou suporte a projetos/programas.
• Diferencial: Experiência prévia no trabalho no setor público ou em organizações da sociedade civil (OSCs)
• Habilidades técnicas: Competência no uso de softwares amplamente utilizados, incluindo planilhas eletrônicas e outros programas computacionais.
• Vantagem adicional: Conhecimento do sistema das Nações Unidas e familiaridade com os procedimentos do UNOPS.
• Habilidades interpessoais: Boas habilidades de comunicação e facilitação, com capacidade de interagir com todos os níveis de negócios, desde microempresas até grandes companhias.

• Proficiência em português é obrigatória.
• Nível intermediário de inglês ou espanhol é desejável.