Assistant au service de Gestion (Protocole-Travel) GS5 Niamey

DEADLINE FOR APPLICATIONS

5 March 2025-23:59-GMT+01:00 West Africa Standard Time (Niamey)

WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.

ABOUT WFP

The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.

At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP's values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.

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WHY JOIN WFP? 

• WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.

• WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.

• WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.

• A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.

• We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).

INFORMATIONS CONTRACTUELLES:
Titre du poste: Assistant au service de Gestion (Protocole-Travel) GS5 Niamey
Grade: FT- G5
Type de Contrat: Fixed Term
Unité: Administration
Lieu d'affectation: Niamey, Niger
Durée: Douze (12) Mois

Veuillez noter que le processus de ce recrutement sera mené jusqu’au bout, mais l'offre sera conditionnée à la disponibilité du financement

CONTEXTE ADMINISTRATIF:

Le poste est basé à Niamey et rapport au Responsable de l'Administration.

OBJECTIFS

Effectuer un large éventail de tâches et d'activités d'aide à la gestion dans un domaine d'activité spécialisé pour contribuer à une fourniture efficace des services. 

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS (liste indicative et non exhaustive):

Rassembler des informations à inclure dans des rapports, des courriers et divers autres documents pour aider d'autres membres du personnel à travailler avec efficacité. Répondre à des questions courantes et donner des orientations précises en temps voulu.  Traiter et gérer les tâches administratives et financières courantes dans divers domaines fonctionnels pour contribuer à une gestion efficace et en temps voulu des ressources. Gérer et alimenter des fichiers et des bases de données pour s'assurer que les informations sont structurées et que le personnel peut y accéder facilement. Entretenir des relations avec diverses personnes en fournissant une aide à la gestion pour faciliter le partage des informations et la prestation de services à l'intention du personnel.   Relire des rapports, des courriers et divers autres documents, en les corrigeant si nécessaire conformément aux directives établies.  Contribuer à l'amélioration des procédures opératoires. Collecter des données et effectuer des analyses simples pour contribuer à une gestion efficace des informations de gestion. Donner des orientations à des collègues moins expérimentés pour les aider à s'acquitter de leurs tâches.

AUTRES APTITUDES REQUISES POUR LE POSTE (à définir par le ou la gestionnaire du poste):

Effectuer le traitement des voyages conformément aux procédures et politiques en vigueur Assurer l'administration des voyages, la préparation et le contrôle de la conformité des documents, saisies et vérifications dans le système électronique de voyages. Assister avec les services Protocole ; facilitation des voyages, formalités de demande et retrait des visas et documents divers ayant trait aux privilèges accordés par le gouvernement du Niger au staff du PAM. Assister avec la préparation et la coordination des divers activités et évènements, ateliers, visites, évènements et réceptions divers à l’intérieur ou en dehors des locaux du PAM. Effectuer les micro-achats (MPO) conformément aux procédures et politiques en vigueur dans le cadre des activités du portefeuille et des besoins de l’unité. Initier les requêtes d’achats (PR) dans le système électronique selon les besoins de l’Unité, créer les SES et GRN, et le traitement des factures Suivre les contrats dans le portefeuille services Travel, Protocol, services de restauration et d’hospitalité en s’assurant la bonne performance des prestataires ; Gérer et tenir à jour les dossiers physiques et électroniques dans la zone de responsabilité, conformément aux procédures établies, afin d'assurer un accès rapide et facile aux données, selon les besoins S’assurer du traitement prompt des requêtes et assurer une bonne communication avec les requérants des services ; les tenir informés des requis de leur part et de l’état d’avancement général du traitement de leurs requêtes. Produire et analyser des rapports périodiques divers pour faciliter la prise de décision et la gestion efficace des ressources. Faire toutes autres taches connexes selon le besoin

Formation: Achèvement des études secondaires. Un certificat d’études post-secondaires dans le domaine fonctionnel considéré est souhaitable : Sciences de gestion (Administration, Gestion, Hôtellerie et Tourisme, Logistique), Sciences sociales, ou Scientifique,

Expérience professionnelle: Au moins cinq ans d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le domaine considéré, assortis d’une expérience du travail administratif.

Connaissances et compétences:

• Connaissance des pratiques et des méthodes courantes de gestion, acquise dans le cadre d'une formation technique et de l'expérience professionnelle. 
• Aptitude à nouer et à entretenir des relations avec diverses personnes pour assurer un service d'appui efficace.
• Aptitude à mener des analyses simples de données et à corriger en toute autonomie des problèmes appelant une attention particulière.
• Aptitude à assurer le suivi et l'enregistrement d'opérations financières.
• Bonnes compétences en matière de communication nécessaires pour échanger des informations et travailler avec des personnes d'horizons divers.
• Aptitude à préserver la confidentialité des informations.

Veuillez noter que le processus de ce recrutement sera mené jusqu’au bout, mais l'offre sera conditionnée à la disponibilité du financement.

RAPPELS AVANT DE SOUMETTRE VOTRE CANDIDATURE
o Nous vous recommandons vivement de veiller à ce que votre profil soit exact et complet, et qu'il comprenne votre dossier professionnel, vos qualifications académiques, vos compétences linguistiques et votre grade ONU (le cas échéant).
o Une fois votre profil complété, veuillez postuler et soumettre votre candidature.
o Veuillez noter que les seuls documents que vous devrez soumettre à ce stade sont votre CV et votre lettre de motivation.
o Des documents supplémentaires tels que passeport, lettres de recommandation, certificats académiques, etc. pourront éventuellement être demandés ultérieurement.
o Veuillez nous contacter à l'adresse niamey.recruitment@wfp.org si vous rencontrez des difficultés pour soumettre votre candidature.
o Seuls les candidats présélectionnés seront informés.

WFP LEADERSHIP FRAMEWORK

 

WFP Leadership Framework guides to the common standards of behavior that guide HOW we work together to accomplish our mission.

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REASONABLE ACCOMMODATION

 

WFP is committed to supporting individuals with disabilities by providing reasonable accommodations throughout the recruitment process. If you require a reasonable accommodation, please contact:  global.inclusion@wfp.org

NO FEE DISCLAIMER

 

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

 

REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION

• We strongly recommend that your profile is accurate, complete, and includes your employment records, academic qualifications, language skills and UN Grade (if applicable).

• Once your profile is completed, please apply, and submit your application.

• Please make sure you upload your professional CV in the English language

• Kindly note the only documents you will need to submit at this time are your CV and Cover Letter

• Additional documents such as passport, recommendation letters, academic certificates, etc. may potentially be requested at a future time

• Please contact us at global.hrerecruitment@wfp.org in case you face any challenges with submitting your application

• Only shortlisted candidates will be notified

All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.

No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.