Conductor/a - Auxiliar de Oficina (NPSA3)
Panamá
- Organization: UNDP - United Nations Development Programme
- Location: Panamá
- Grade: Administrative support - NPSA-1, National Personnel Services Agreement
-
Occupational Groups:
- Administrative support
- Logistics
- Closing Date: 2025-03-07
La oficina de país del PNUD en su compromiso con la igualdad y la no discriminación, aspira a fortalecer una cultura organizacional pluralista, inclusiva, diversa, respetuosa de las diferencias y sin dejar a nadie atrás. Por esto invita a participar en los procesos de contratación a personas indígenas, afrodescendientes, con discapacidad, LGTBIQ+, entre otras personas, grupos y poblaciones históricamente excluidas. Especialmente se insta a las mujeres en esta diversidad a presentar sus postulaciones. Obtenga más información sobre cómo trabajar en el PNUD, incluidos nuestros valores e historias inspiradoras.
El PNUD rechaza cualquier forma de violencia contra las mujeres, el hostigamiento y la explotación sexual en cualquiera de sus expresiones, así como el acoso, la discriminación y el abuso de autoridad. Por lo tanto, todas las candidaturas seleccionadas se someterán a rigurosas verificaciones de referencias y antecedentes.
Descripción de la oficina/unidad/proyecto
El PNUD es la principal organización de las Naciones Unidas en la lucha para poner fin a la injusticia de la pobreza, la desigualdad y el cambio climático. Trabajando con nuestra amplia red de expertos y socios en 170 países, ayudamos a las naciones a construir soluciones integradas y duraderas para las personas y el planeta. Más información en undp.org o síganos en @UNDP.
Desde hace 50 años, el Programa de las Naciones Unidas (PNUD) ha sido un aliado estratégico de Panamá, centrándose en soluciones integradas y alineadas con las prioridades nacionales, apoyando la gestión, implementación y ejecución de programas y proyectos en beneficio de las personas.
El PNUD en Panamá está organizado en tres grupos programáticos que coordinan más de 40 proyectos en todo el territorio nacional:
- Igualdad e inclusión social, económica y ambiental
- Gobernabilidad, paz y derechos humanos
- Cambio climático, gestión integral ambiental y reducción de riesgos y desastres
En el PNUD, la gestión basada en resultados, la igualdad de género, los derechos humanos, el enfoque multidimensional, el desarrollo territorial, la innovación, digitalización y el uso de nuevas tecnologías son transversales en todas nuestras áreas de trabajo y proyectos.
El PNUD adopta un enfoque de cartera de proyectos para adaptarse a las necesidades cambiantes y aprovechar los vínculos entre las intervenciones para lograr sus objetivos estratégicos. Por lo tanto, se espera que el personal del PNUD trabaje en todas las unidades, funciones, equipos y proyectos en equipos multidisciplinarios a fin de mejorar y permitir la colaboración horizontal.
Alcance del Trabajo
Además el/la titular realizará tareas administrativas de apoyo como servicios de mensajería, fotocopiado, escaneo, recolección y distribución de documentos y publicaciones, trámites bancarios, apoyo en la adquisición de materiales, organización y logística de reuniones, control de inventario y asistencia en reemplazos de recepción.
Servicios de Conducción enfocándose en el desarrollo de las siguientes funciones:
- Asegurar la prestación de servicios de conducción confiables y seguros mediante: a) conducción del vehículo de la oficina de transporte de personal autorizado y entrega y recogida de correo, documentos y otros artículos b) trasladar al personal oficial y los visitantes al o del aeropuerto, incluyendo gestiones de migración y aduanas cuando se requiera.
- Cumplir con los reglamentos de tránsito vigentes y mantenerse al tanto de modificaciones o actualizaciones.
- Seguir las disposiciones de seguridad y las recomendaciones del Manual de Seguridad en terreno.
- Optimizar el uso del vehículo y de planificar eficientemente las rutas.
- Transportar a el/la Representante Residente Adjunta y otros funcionarios/as según lo estipulado, incluyendo misiones que puedan requerir viajes a otras provincias del país.
- Realizar la entrega y distribución de documentos y materiales según los requerimientos.
- Registrar a diario en la bitácora oficial el recorrido, el consumo de gasolina, el kilometraje y el mantenimiento del vehículo.
- Asegurar que todos los documentos y suministros necesarios, como el seguro de accidentes, los registros del vehículo, el directorio de la oficina, botiquín de primeros auxilios y repuestos, estén disponibles en el vehículo asignado.
- Ser responsable del mantenimiento preventivo y correctivo del vehículo (afinaciones, balanceo, batería, frenos, cambio de aceite, carrocería, neumáticos, mantenimientos vehiculares, entre otros).
- Gestionar los trámites administrativos relativos a las placas diplomáticas del vehículo oficial.
- Asegurar que se tomen las acciones necesarias conforme a las normas y reglamentos en caso de accidentes.
- Mantener el vehículo limpio de forma regular.
- Mantener su licencia de manejo vigente.
- Ser responsable del correcto uso, mantenimiento y resguardo del teléfono oficial asignado.
Bridar apoyo como Auxiliar de Oficina en las siguientes funciones:
- Brindar apoyo en la realización de trámites ante el Ministerio de Relaciones Exteriores (entrega de correspondencia, gestión de placas diplomáticas, trámites relativos a funcionarios internacionales, entre otros), así como en la realización de depósitos bancarios para el pago de facturas de servicios y trámites ante instituciones gubernamentales.
- Apoyar en la distribución de materiales, correspondencia, publicaciones y en el control de inventarios en las bodegas de la oficina.
- Brindar apoyo administrativo en adquisiciones y servicios diversos, como mobiliario, materiales e insumos para mantenimiento, incluyendo la realización de microcompras.
- Colaborar en el etiquetado de activos del inventario y mudanzas internas (traslado de cajas, muebles, etc.).
- Proveer apoyo diverso dentro de la Unidad de Administración, como reemplazos en recepción y mensajería.
- Apoyar en el mantenimiento y ordenación del archivo regular de la Unidad de Administración.
- Asistir en la organización, registro y resguardo adecuado del archivo inactivo de la Unidad de Administración.
Desempeñar otras funciones dentro de su perfil y competencias técnicas que se consideren necesarias para el funcionamiento eficiente de la Organización.
Acuerdo Institucional
La supervisión directa de este contrato será realizada por el /la Asociado/a Administrativo/a de la Oficina del PNUD en Panamá.
Competencias Básicas
1.Logro de Resultados - Nivel 1: Planifica y supervisa su propio trabajo, presta atención a los detalles, entrega un trabajo de calidad antes de la fecha límite.
2.Piensa de manera innovadora - Nivel 1: Abierto a ideas creativas/riesgos conocidos, es pragmático solucionador de problemas, hace mejoras.
3.Aprende contínuamente - Nivel 1: De mente abierta y curiosa, comparte conocimientos, aprende de los errores, pide retroalimentación
4.Se adapta con agilidad - Nivel 1: Se adapta al cambio, maneja constructivamente la ambiguedad/incertidumbre, es flexible.
5.Actúa con determinación - Nivel 1: Muestra impulso y motivación, capaz de rendir con calma frente a la adversidad confiado.
6.Compromiso y Asociación - Nivel 1: Demuestra compasión, comprensión hacia los demás, establece relaciones positivas.
7.Diversidad e Inclusión - Nivel 1: Aprecia/respeta las diferencias, es consciente de los prejuicios inconscientes, confronta la discriminación
Competencias Transversales
Gestión de Negocios/Comunicación
- Comunicarse de manera clara, concisa e inequívoca tanto a través de la comunicación escrita como verbal; para adaptar los mensajes y elegir los métodos de comunicación en función de la audiencia. Capacidad para gestionar las comunicaciones de forma interna y externa, a través de los medios de comunicación, las redes sociales y otros canales adecuados.
Gestión de Negocios/Satisfacción del Cliente/Gestión de Clientes
- Responder de manera oportuna y adecuada, con un sentido de urgencia, proporcionando soluciones consistentes y entregando resultados y/o soluciones de calidad en el tiempo adecuado para satisfacer y comprender las necesidades reales de los clientes. Contribuir al desarrollo de la estrategia de servicio al cliente. Buscar formas de aportar valor más allá de las solicitudes inmediatas de los clientes. Capacidad para anticiparse a las necesidades y preocupaciones futuras del cliente.
Competencias Técnicas
Administración y Operaciones/Gestión de Registro y correspodencia
- Capacidad para recopilar, registrar, mantener y entregar correspondencia y el saco diplomático del PNUD; capacidad para gestionar archivos.
Administración y Operaciones/Gestión de Vehículo
- Conocimiento de la política y los procedimientos sobre gestión de flotas.
- Educación secundaria (Completa) es requisito.
- Licencia de Conducir Vigente categoría C
- Mínimo tres (3) años en labores de conductor o transporte de personal y apoyo administrativo.
- Conocimiento de las normas de seguridad vehicular y reglamentos de conducción.
- Record de conducción segura es requisito.
Habilidades deseadas ademas de las competencias cubiertas en la sección de compentencias
- Experiencia previa en Organizaciones Internacionales y/o en Embajadas.
- Experiencia en manejo de vehículos tipo sedán, 4 x 4, etc.
- Experiencia específica en conducción y atención a personal nacional e internacional de jerarquía.
- Experiencia específica en preparación, control y manejo de documentación y formularios, experiencia administrativa.
- Destreza en el manejo de programas computacionales de Microsoft Office (Word, Excel y Power Point) y paquetes para la gestión de proyectos (Excel, Microsoft Project y / u otras herramientas).iento de office software.
Idioma(s) Requerido(s)
- Fluidez en el idioma español.
- Fluidez en el idioma inglés, deseable
Información Adicional Importante
- Esta posición se encuentra abierta para postulantes nacionales o extranjeros con residencia permanente y permiso de trabajo vigente durante la duración del contrato.
- Las aplicaciones que se reciban después de esta fecha no serán consideradas.
- Solamente los (las) candidatos (as) seleccionados (as) para entrevista recibirán confirmación.
- Lugar de Trabajo: Oficinas del PNUD en Panamá, Costa del Este, PH Dream Plaza.
Applicant information about UNDP rosters
Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.
Non-discrimination
UNDP has a zero-tolerance policy towards sexual exploitation and misconduct, sexual harassment, and abuse of authority. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks, and will be expected to adhere to these standards and principles.
UNDP is an equal opportunity and inclusive employer that does not discriminate based on race, sex, gender identity, religion, nationality, ethnic origin, sexual orientation, disability, pregnancy, age, language, social origin or other status.
The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.