Asociado/a de Adquisiciones - Reclutamiento para ROSTER

Guatemala City

Organization: UNDP - United Nations Development Programme
Location: Guatemala City
Grade: Administrative support - NPSA-6, National Personnel Services Agreement
Occupational Groups:
- Human Resources
- Procurement
Closing Date: 2025-03-07

Background

Diversity, Equity and Inclusion are core principles at UNDP: we value diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate, we foster inclusion as a way of ensuring all personnel are empowered to contribute to our mission, and we ensure equity and fairness in all our actions. Taking a ‘leave no one behind’ approach to our diversity efforts means increasing representation of underserved populations. People who identify as belonging to marginalized or excluded populations are strongly encouraged to apply. Learn more about working at UNDP including our values and inspiring stories.

UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

Oficina/Unidad/Descripción del proyecto

El PNUD acompaña al Estado de Guatemala en su estrategia de desarrollo y contribuye a la creación de mecanismos que empoderen a los diversos actores para potenciar el desarrollo humano sostenible. El PNUD organiza su labor en torno al cumplimiento de resultados que en su conjunto contribuyen a satisfacer las necesidades y prioridades nacionales.

Asimismo, contribuye al análisis de las necesidades para el desarrollo nacional que se lleva a cabo con las agencias del Sistema de las Naciones Unidas, Gobierno de Guatemala y otros actores sociales. Este análisis permite identificar las prioridades de desarrollo y definir los objetivos y resultados a alcanzar.

En Guatemala, el PNUD apoya 39 distintos proyectos que se enmarcan en las siguientes líneas estratégicas: Estado de Derecho y Paz, Inversión Social, Medio Ambiente, Ciudadanía Activa e Inclusiva y Gobernanza local. Para que dichos proyectos logren alcanzar los resultados previstos, o para su propio funcionamiento, entre otros, requieren realizar compras o contrataciones. Para ello, la Unidad de Adquisiciones del PNUD tiene la responsabilidad de realizar las acciones de proceso, en función de su delegación, asegurando que se cumplan los principios corporativos, las normas, procedimientos y políticas.

Para ejecutar los procesos establecidos en los planes anuales de Adquisiciones de la Oficina, que consolidan los requerimientos de los distintos proyectos, debe contarse con la capacidad instalada que permita dar respuesta a las solicitudes de socios y contrapartes, de cara al logro de los resultados esperados. Es allí donde se involucra el personal de la Unidad de Adquisiciones del PNUD, para realizar las acciones que corresponda para la compra de bienes, contratación de servicios a través de empresas, de consultores individuales o de obras, todos de diferentes montos y complejidades.

Duties and Responsibilities

Alcance del trabajo

Acciones de Procesos de Adquisiciones:

Bajo la supervisión de la Gerente de Adquisiciones del PNUD, el/la Asociado/a de Adquisiciones (AdA) apoyará las acciones de adquisiciones que le sean indicadas, entre otros, asegurando los más altos estándares éticos, de calidad y exactitud. El/la AdA brindará apoyo con enfoque de servicio al cliente y por resultados.

El/la AdA, en coordinación con la Gerente de Adquisiciones, realizará su trabajo en el marco de los Proyectos de Desarrollo, Oficina del PNUD, Agencias del SNU u otros con quienes se lleven a cabo actividades de adquisiciones. Para ello, colaborará con el equipo de la Unidad de Adquisiciones (UA), las Unidades de Operaciones y Programas del PNUD, con personal de los Proyectos de Implementación Directa (DIM), de Implementación Nacional (NIM), de Apoyo a la Implementación Nacional (Support to NIM), de las Agencias del Sistema de las Naciones Unidas (SNU) y de la Sede del PNUD, según corresponda.

Entre las principales funciones y actividades que realizará y/o apoyará el/la AdA, según los rangos de responsabilidad, están:

Conducción y/o revisión de procesos de consultoría individual, de bienes, servicios u obras para PNUD, Proyectos DIM, Agencias SNU u otros.
Revisión y/o supervisión de procesos de bienes, servicios u obras de Proyectos NIM.
Conducción, revisión de procesos y/u otras gestiones en el marco de otras modalidades corporativas de ejecución.
Revisión de procesos de consultoría individual o de empresas realizados por Agencias del SNU.
Cualquier otra acción, apoyo o acompañamiento que le sea asignado.

Gestiones a cargo de la UA en plataformas o sistemas de uso oficial en la oficina el PNUD:

UNall y Quantum
Bi-Banking
Control y seguimiento en herramientas internas de la UA.
Actualización de la información de la UA en el Canal de Teams, en el documento de cronológicos y en cualquier otra herramienta de trabajo de la UA.
Cualquier otra gestión que le sea asignada en el marco de los permisos asignados en las plataformas o sistemas.

Asesoría y capacitación a personal de proyectos DIM, NIM, PNUD y/o Agencias del SNU en temas de adquisiciones:

Asesorar y apoyar a las contrapartes en la correcta interpretación y aplicación de las normas y procedimientos aplicables.
Impartir capacitaciones a personal de los proyectos u oficina del PNUD sobre normas, procedimientos y principios de adquisiciones de conformidad con la modalidad y fuente de financiamiento aplicable.
Cualquier otra acción, apoyo o acompañamiento que le sea asignado.

Gestiones de marco normativo y de procedimientos:

Revisión e implementación de normativas; elaboración, revisión y/o actualización de guías, SOPs y formatos de adquisiciones.
Hacer propuestas para la mejora constante y actualización de guías o instrumentos que faciliten el entendimiento de las normas y procedimientos aplicables.
Cualquier otra acción, apoyo o acompañamiento que le sea asignado.

Otras actividades que le sean asignadas en el marco de su competencia.

Acuerdo Institucional

La Unidad de Adquisiciones (UA) es un área de servicio dentro de la Unidad de Operaciones.

El/la AdA trabajará bajo la supervisión de la Gerente de la UA.

Competencies

Competencias Core
Logro de Resultados:	Nivel 1: Planifica y monitorea el trabajo propio, presta atención a los detalles, entrega trabajo de calidad en los límites establecidos.
Pensamiento Innovador:	Nivel 1: Tiene apertura a ideas creativas/riesgos conocidos, resuelve problemas de manera pragmática, realiza mejoras.
Aprendizaje Continuo:	Nivel 1: Tiene mente abierta y curiosidad, comparte conocimiento, aprende de los errores, pide retroalimentación.
Adaptarse con agilidad:	Nivel 1: Se adapta al cambio, maneja la ambigüedad/incertidumbre de manera constructiva, es flexible.
Actuar con determinación:	Nivel 1: Muestra determinación y compromiso, capaz de responder calmadamente ante la adversidad, confiado.
Compromiso y asociación:	Nivel 1: Demuestra compasión/entendimiento hacia los demás, forma relaciones positivas.
Favorece la diversidad y la inclusión:	Nivel 1: Aprecia/respeta las diferencias, reconoce los sesgos inconscientes, confronta la discriminación

	Área Temática	Nombre	Definición
	Adquisiciones	Análisis de datos	Capacidad para extraer, analizar y visualizar datos de adquisiciones con el fin de obtener perspectivas significativas y contribuir a la toma de decisiones eficaces.
	Adquisiciones	Contrataciones Estratégicas	Conocimiento de conceptos, principios y métodos de suministro estratégico, y capacidad para aplicarlos a situaciones estratégicas o prácticas.
	Adquisiciones	Gestión de Adquisiciones	La capacidad de adquirir bienes, servicios u obras de una fuente exterior externa.
	Dirección y estrategia corporativa	Visión Corporativa	-Capacidad para comprender y abordar una situación corporativa de manera que pueda conducir a un buen resultado. -Conocimiento y comprensión de los marcos operativos de la organización y capacidad para emitir juicios acertados y tomar decisiones rápidas dentro de dichos marcos.
	Dirección y estrategia corporativa	Toma de decisiones eficaz	-Capacidad para tomar decisiones de manera oportuna y eficaz en función de la autoridad, el área de especialización y los recursos de cada uno.
	Gestión corporativa	Gestión de Operaciones	-Capacidad para planificar, organizar y supervisar eficazmente los procesos corporativos de la Organización con el fin de convertir sus activos en los mejores resultados de la manera más eficiente. -Conocimiento de los conceptos y mecanismos pertinentes.

Required Skills and Experience

Education:

Título de Educación Secundaria (Media/Nivel Diversificado) es requerido.
Estudios universitarios (Título Universitario – Bachelor) en Negocios o Administración de empresas, Administración Pública o carreras afines será considerado favorablemente, pero no es un requisito.
CIPS nivel 2, de no contar con la certificación deberá obtenerla en el primer año de contrato.

Experience:

Seis (6) años (con Educación Secundaria) o 3 años (con Título Universitario) de experiencia administrativa relevante a nivel nacional o internacional.
Experiencia en manejo de sistemas de gestión basados en web. (Altamente deseable en el sistema ERP Atlas)

Deseable:

Experiencia en administración de proyectos o en labores que exijan el estricto cumplimiento de procedimientos.
Conocimiento y experiencia en la aplicación de normas de adquisiciones del PNUD, Banco Mundial, Banco Interamericano de Desarrollo, Unión Europea y/u otro Organismo Internacional.
Conocimiento y experiencia en la aplicación de la Ley de Compras y Contrataciones del Estado.

Habilidades y competencias requeridas:

Experiencia en el uso de computadoras, paquetes de software (MS Word, Excel, entre otros) y conocimiento de sistemas automatizados de adquisiciones

Habilidades y competencias deseables:

Demuestra/salvaguarda la ética y la integridad.
Demuestra conocimiento corporativo y buen juicio.
Auto-desarrollo, promueve iniciativas.
Actúa como un jugador/a de equipo y facilita el trabajo en equipo.
Facilita y fomenta la comunicación abierta en el equipo, se comunica de manera efectiva.
Crea sinergias a través del auto-control.
Maneja el conflicto.
Aprende y comparte conocimientos y fomenta el aprendizaje de otros.
Promueve el aprendizaje y la gestión del conocimiento.
Toma de decisiones transparente y sobre la base de la información.

Idiomas requeridos a nivel laboral:

Fluidez en idioma Español es requerido
Conocimiento del idioma inglés

Disclaimer

Important information for US Permanent Residents ('Green Card' holders)

Under US immigration law, acceptance of a staff position with UNDP, an international organization, may have significant implications for US Permanent Residents. UNDP advises applicants for all professional level posts that they must relinquish their US Permanent Resident status and accept a G-4 visa, or have submitted a valid application for US citizenship prior to commencement of employment.

UNDP is not in a position to provide advice or assistance on applying for US citizenship and therefore applicants are advised to seek the advice of competent immigration lawyers regarding any applications.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Non-discrimination

UNDP has a zero-tolerance policy towards sexual exploitation and misconduct, sexual harassment, and abuse of authority. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks, and will be expected to adhere to these standards and principles.

UNDP is an equal opportunity and inclusive employer that does not discriminate based on race, sex, gender identity, religion, nationality, ethnic origin, sexual orientation, disability, pregnancy, age, language, social origin or other status.

Scam warning

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

We do our best to provide you the most accurate info, but closing dates may be wrong on our site. Please check on the recruiting organization's page for the exact info. Candidates are responsible for complying with deadlines and are encouraged to submit applications well ahead.

Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.

Apply