Auxiliar administrativo(a) de acompañamiento a proyectos - NPSA4

1. Background

2.      Oficina/Unidad/Descripción del Proyecto 

El PNUD en Chile se encarga de apoyar a la institucionalidad del país para elaborar soluciones y conocimiento que permita mejorar la vida de las personas. Ello abarca un trabajo integral centrado en reducir la desigualdad y la vulnerabilidad, alcanzar los Objetivos de Desarrollo Sostenible, enfrentar el cambio climático, consolidar la gobernabilidad democrática, promover la igualdad de género, impulsar la cooperación Sur-Sur y optimizar la gestión de crisis. 

El área de Reducción de Pobreza y Desarrollo Inclusivo  busca contribuir a que PNUD Chile fortalezca su liderazgo como actor del desarrollo y pueda aportar de manera sustantiva a que el país alcance un desarrollo inclusivo y sostenible, mediante la identificación y remoción tanto de los factores que propician la pobreza, así como de aquellas barreras y obstáculos que impiden el ejercicio efectivo de derechos y la participación plena de las personas en la sociedad, promoviendo mayores grados de equidad e integración social en el país, que aseguren el desarrollo humano sustentable de las personas que hoy viven en situación de pobreza. El Programa estratégico del área incluye dentro de sus líneas de trabajo a la Protección social adaptativa, la implementación de metodologías para el fortalecimiento de capacidades productivas y económicas en territorios, el desarrollo de metodologías para la evaluación de programas públicos,  producción de conocimiento para contribuir al desarrollo de territorios socialmente integrados, apoyo al diseño de la estrategia nacional de formación técnico profesional y la estrategia nacional de revinculación educativa, el fortalecimiento de capacidades para el vínculo entre los jóvenes y el desarrollo comunitario, implementación de iniciativas de cooperación Sur-Sur, entre otras capacidades y conocimientos al servicio del desarrollo de las políticas públicas. 

El Fondo Chile contra el Hambre y la Pobreza – Fase III, fue promulgado en abril de 2023 como consecuencia de acuerdo suscrito entre el Gobierno de Chile y el PNUD, con el objetivo de apoyar la política exterior de Chile por medio del fortalecimiento de la política de Cooperación Internacional para el Desarrollo, a través de la priorización de acciones dirigidas fundamentalmente a fortalecer el respeto y la protección de los derechos humanos, la equidad de género, los efectos de la pandemia, la crisis migratoria y climática, la protección de la biodiversidad y los Océanos. El programa contribuye al desarrollo de otros países de menor o similar desarrollo relativo que Chile a través de la implementación de proyectos de asistencia técnica y otorgamiento de ayuda humanitaria en contexto de crisis, aportando también a la mayor participación ciudadana en la política exterior, involucrando a nuevos y más actores de Chile en iniciativas de Cooperación Sur- Sur, sobretodo de la Sociedad Civil, el mundo académico y las instituciones públicas.

Este Fondo destaca por su capacidad para la financiación y acompañamiento a proyectos de cooperación que son implementados fuera del país. De esta forma, se traspasa la experiencia y aprendizaje acumulados por diversas organizaciones a otros pueblos y naciones. 

El diseño, preparación, aprobación, seguimiento y evaluación de las iniciativas financiadas por el Fondo Chile contra el Hambre y la Pobreza, es responsabilidad del Gobierno de Chile y del PNUD. Para ello, se establece un Comité Directivo responsable de tomar todas las decisiones finales en relación a las actividades a ser financiadas de acuerdo a los proyectos que se seleccionen. Se establece, igualmente, una Secretaría Ejecutiva para garantizar la operatividad del mecanismo.

3.      Alcance del trabajo

El objetivo principal de este puesto es proveer asistencia para la certificación administrativo-financiera de los proyectos de cooperación, así como dar acompañamiento a los procesos de rendición de cuentas de los proyectos y participar en el diseño de las convocatorias, en el levantamiento de propuestas de mejora a los procesos financieros y al Manual que lo regula, y en el aseguramiento del reintregro de los saldos al Fondo Chile, en tiempo y forma, por parte del ejecutor al final del periodo de implementación. 

Entre las funciones y resultados esperados se encuentran:

1. Emitir mensualmente, o en la periodicidad que indique la respectiva Convocatoria, la certificación financiera de cada ejecutor, previa consulta con el/la profesional contraparte del Fondo Chile del respectivo proyecto, y gestionar con cada uno de ellos la subsanación de las observaciones en forma previa a la emisión de una nueva certificación, dando cumplimiento al marco normativo que lo regula.
2. Apoyar en la elaboración de Bases de Convocatorias junto a los profesionales del equipo técnico del Fondo Chile, en la evaluación y calificación técnica de los proyectos que se presenten a cada convocatoria y en otras actividades que se desprenden de la convocatoria y sus resultados, como, por ejemplo, talleres informativos, talleres de inducción, tramitación de acuerdos, entre otros.
3. Mantener una relación fluída y permanente con los profesionales de acompañamiento técnico a proyectos del Fondo Chile, así como con los equipos de gestión de las organizaciones que los implementan, con el fin de apoyar permanentemente su accionar administrativo-financiero durante el desarrollo de estas iniciativas.
4. Participar de las reuniones de acompañamiento técnico mensual a proyectos, con el fin de mantener un conocimiento actualizado del quehacer de las inicitaivas, y advertir cualquier eventualidad, oportunidad de mejora, y riesgo que se visualice que pueda afectar el correcto avance financiero de los mismos para explorar alternativas conjuntas de abordaje. 
5. Elaborar informes de seguimiento, minutas y otros reportes financieros de la cartera de proyectos, con énfasis en el rescate de información que aporte a la eficiencia de los proyectos, así como a la medición del avance contable del Fondo Chile en general en su componente “Iniciativas de Cooperación”.
6. Organizar y sostener reuniones de Inducción, coordinación y seguimiento con cada organismo ejecutor de manera individual, o en su conjunto, con el fin de resguardar un correcto acompañamiento administrativo a los proyectos. 
7. Asistir en la tramitación de actos administrativos, tales como: creación de supplier, elaboración de convenios, procesamiento de pagos, entre otras, y en todas aquellas actividades adicionales que le sean requeridas para cumplir con el objetivo del puesto y se desarrollen en el marco del Fondo Chile tanto dentro como fuera de Chile.
8. El titular desempeña otras funciones dentro de su perfil funcional que se consideren necesarias para el funcionamiento eficiente del proyecto, la Oficina y la Organización.

4.      Acuerdo Institucional

El/la contratado(a), se desempeñará tanto en el área de Reducción de Pobreza de PNUD Chile como en el Departamento de Cooperación Sur Sur y Desarrollo Nacional de AGCID, bajo supervisión directa del oficial de Programa y de la secretaria ejecutiva del Fondo, respectivamente.

5.            Competencias

Competencias Esenciales

Lograr Resultados - NIVEL 1: Planea y monitorea su trabajo, poniendo atención a los detalles, realiza un trabajo de calidad y a tiempo.

Pensar Innovadoramente - NIVEL 1: Abierto(a) a nuevas ideas, conoce los riesgos, resuelve los problemas en forma pragmática, hace mejoras.

Aprender Continuamente - NIVEL 1:  Abierto(a) de mente y curioso(a), comparte conocimiento, aprende de los errores, pide retroalimentación.

Adaptarse con Agilidad - NIVEL 1: Se adapta a los cambios, maneja la incertidumbre/ambigüedad constructivamente, es flexible.

Actuar con Determinación NIVEL 1: Demuestra manejo y motivación, capaz de afrontar la adversidad calmadamente, seguro(a).

Participar y Asociarse - NIVEL 1: Demuestra compasión/entendimiento frente a otros, forma relaciones positivas.

Facilitar la Diversidad y la Inclusión - NIVEL 1: Aprecia/respeta las diferencias, es consciente de los prejuicios, confronta la discriminación.

Competencias Funcionales y Técnicas 

Gestión de negocios - Comunicación    

• Comunicar de manera clara, concisa, sin ambigüedades, tanto de manera verbal como escrita; adaptar mensajes y elegir métodos de comunicación según audiencia. Habilidad de gestionar Comunicaciones interna y externamente, a través de redes sociales, medios, y otros canales apropiados.

Gestión de negocios – Satisfacción / Gestión de Clientes

• Habilidad para responder oportuna y apropiadamente con un sentido de urgencia, proveyendo soluciones consistentes, ejecución en tiempo, resultados de calidad y/o soluciones que cumplan y comprendan las necesidades reales del cliente. Proporcionar insumos para el desarrollo de la estrategia de servicio al cliente. Buscar formas de agregar valor más allá de las solicitudes inmediatas de los clientes. Capacidad para anticipar las próximas necesidades e inquietudes del cliente.

Gestión de redes y alianzas - Gestión de relacionamiento

• Habilidad para comprometer un amplio rango de actores públicos y privados, construir mantener y/o fortalecer relaciones de trabajo, confianza y entendimiento mutuo.

Administración y Operaciones - Gestión de documentos y registros

• Gestión general de documentos (físicos o electrónicos); política de registro y retención, incluyendo almacenamiento y archivo.

Finanzas - Auditoría

• Comprende cómo las regulaciones y los estándares profesionales en auditoría interna y externa sustentan el trabajo de auditoría en los servicios públicos. Entiende las etapas clave del trabajo de auditoría, incluidas la planificación, la documentación, las pruebas y el reporte. Habilidad para examinar y verificar cuentas y registros. Comprende los mecanismos más amplios de aseguramiento y escrutinio. Entiende la ley y las mejores prácticas relacionadas con los controles contra el soborno y la corrupción, así como los riesgos de fraude a los que se enfrentan los organismos públicos.

6.      Calificaciones mínimas del NPSA

Requisitos Académicos Mínimos

• Educación Secundaria completa es requerida
• Título profesional universitario (Grado de licenciado(a)) en ámbitos financiero-contables, Ingeniería Comercial, Auditoría, Administración, Administración Pública, Relaciones Internacionales, Cooperación internacional, o campo afín, se dará debida consideración, pero no es un requisito.

 Será considerada una ventaja contar con título técnico o profesional en las áreas mencionadas.

Años Mínimos de Experiencia Relevante 

• Mínimo 4 años (con Educación Secundaria) o 1 año (con Licenciatura) de experiencia relevante. 
• Se entenderá por experiencia relevante al conjunto de experiencia laboral que incluya: Acompañamiento, seguimiento y control administrativo-financiero de programas o proyectos en el ámbito público/privado o en organismos internacionales, incluida la experiencia en rendiciones y/o certificaciones financieras en el ámbito público o en organismos internacionales.

• Manejo de herramientas de trabajo remoto tales como Microsoft Teams o Zoom, nubes de almacenamiento y herramientas de trabajo colaborativo.
• Manejo a nivel usuario de herramientas tradicionales Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint.
• Manejo de ERPs
• Manejo de correo electrónico Outlook y sus funcionalidades.

• Experiencia en el ámbito de las relaciones internacionales y/o cooperación internacional.
• Conocimiento sobre cooperación internacional, cooperación Sur- Sur y ayuda humanitaria.
• Conocimiento y experiencia en procedimientos y normas administrativas establecidas por el PNUD para la gestión de proyectos.
• Experiencia en organización, gestión operativa y seguimiento de actividades y planes de trabajo.
• Manejo avanzado de herramientas Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint)
• Experiencia relevante de trabajo con equipos multi e interdisciplinarios.
• Conocimiento y familiarización con la perspectiva y transversalización de género.

•  Fluidez en el idioma español es requerida
• Conocimiento y manejo del idioma inglés es deseable. 

7.            Viajes:    

Es posible que sea necesario viajar dentro y fuera de Chile, en los países donde se implementan proyectos.

8.       Los siguientes documentos deben requerirse a los aplicantes:

1. P11 (llenado de postulación en línea) y CV personal, indicando los puestos anteriores y sus funciones, la duración (mes-año), los requisitos, así como los detalles de contacto (correo y número de teléfono) del (la) candidato(a), y al menos tres referencias laborales de supervisores previos. Las referencias pueden incluir también a los colegas. 
2. Una carta de presentación (máximo una página) indicando por qué la persona se considera idónea para la posición.
3. Los gerentes pueden requerir cualquier otro material relevante de su experiencia como reportes, presentaciones, publicaciones, campañas u otros materiales. 

Información de interés: Home 2024 | Fondo Chile

Consideraciones en su postulación:

• Complete el formulario en línea; es requerido.
• Adjunte también CV en formato libre, como complemento.
• Incluya una carta de presentación (máximo una página) indicando por qué se considera idónea(o) para la posición.
• Identifique al menos tres referencias laborales de supervisores(as) anteriores. Las referencias pueden incluir también a colegas.
• Por tratarse de una posición nacional, las personas extranjeras deben contar con las condiciones habilitantes para trabajar en el país (residencia, permiso) al momento de postular.

Disclaimer

Important applicant information

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