SVN-052 2025 ASISTENTE UNIDAD DE PASAJES PART TIME, BOGOTA G-4

Job Description

CONVOCATORIA CANDIDATOS INTERNOS

Creada en 1951, la OIM – Organización Internacional para las Migraciones es la organización intergubernamental líder en el ámbito de la migración y trabaja en estrecha colaboración con asociados gubernamentales, intergubernamentales y no gubernamentales. La OIM está dedicada a promover la migración humana y ordenada para el beneficio de todos. Esto se hace mediante la prestación de servicios y asesoría a los gobiernos y los migrantes.

Se aceptan solicitudes solo de candidatos de primer nivel.

Para esta vacante, se consideran candidatos de primer nivel a los siguientes:

1. Candidatos internos

2. Los miembros del personal con licencia especial con o sin goce de sueldo (SLWOP)

3. Los Voluntarios de las Naciones Unidas con al menos doce (12) meses de servicio continuo en la OIM.

4. Los miembros del personal que se hayan separado del servicio debido a limitaciones de financiación serán considerados como candidatos de primer nivel (equivalentes internos) para los puestos vacantes a los que se postulen de conformidad con la IN/233, por un período de 12 meses después de la separación.

Bajo la supervisión directa del Coordinador de la Unidad de Pasajes y bajo los lineamientos generales provistos por el Oficial en Gestión de Recursos, el funcionario(a) será responsable de los procesos de recepción, verificación y procesamiento de pago de facturas de proveedores, generación de informes y mantenimiento de archivos físicos y digitales de la Unidad de Pasajes. Así mismo, participará activamente en todos los procesos de la unidad; tanto administrativos como de generación de reportes, análisis y control. 

Responsibilities

1. Llevar a cabo el proceso de recepción, revisión y registro en la base de datos de las facturas de los proveedores, incluyendo la revisión y/o reembolso de pasajes no utilizados.
2. Ingresar la información requerida en el sistema i-gator para la generación de TOR (Ticket Order Request), necesario para el proceso de pago a proveedores, previa confirmacion con los programas de la utilización de los tiquetes.
3. Elaborar las solicitudes de pago en OIPA y hacer seguimiento a las aprobaciones de los monitores de financieros y coordinadores de programas, adjuntando los documentos de soporte, asegurando la fluidez del proceso.  
4. Revisar periódicamente la sistematización y formulación de las bases de datos de la Unidad de Pasajes (proceso de facturas, TRs y TECs) para de esta forma: generar reportes de gestión, crear alertas de cierre de WBS y realizar seguimiento tanto de la facturación recibida como de las solicitudes de pago.  
5. Controlar el envío oportuno y preciso de los pagos efectuados a los proveedores.
6. Recibir y procesar las solicitudes de emisión de tiquetes; coordinando con las agencias de viajes todo lo relacionado, incluyendo: solicitudes, reservas y emisiones de tiquetes, cambios y/o revisión y certificaciones de vuelo y, cuando se requiera, realizando las reservas de viajes bajo el sistema Amadeus que fue establecido para OIM Colombia, mediante gestión de OIM Ginebra.
7. Explorar las alternativas que ofrece el Handbook of International Tariffs de OIM.
8. Gestionar, cuando se requiera, la revisión de TRs y TECs y colaborar con la implementación y administración de la Online Travel App; incluyendo también la recepción, registro y liquidación de anticipos de viaje.
9. Mantener ordenados y organizados los archivos físicos y virtuales correspondientes.
10. Garantizar el cumplimiento de la IN/6 en todos los procesos que realice o apoye. 
11. Desempeñar otras funciones que le sean asignadas por su supervisor.

Qualifications

Educación

• ​​Profesional, equivalente o superior en carreras administrativas, con mínimo dos (2) años de experiencia laboral relevante
• ​O Bachiller con al menos cuatro (4) años de experiencia relevante​

Experiencia

• Experiencia en trabajos administrativos, logísticos y/o contables

Habilidades

• Habilidad y conocimiento de Microsoft, en particular Excel.
• Habilidad para la comunicación oral y escrita.
• Se asegura de aplicar las políticas y normas administrativas y financieras de la organización.

Requerido

• Todos los candidatos deberán desenvolverse con fluidez en español (oral y escrito).

Competencias Requeridas 

Competencias (Banda/Nivel 1), Para más información sobre las competencias consulte el siguiente link Marco de competencias de la OIM. 

Valores: Todos los miembros del personal de la OIM deben observar y demostrar los siguientes valores:

• Inclusión y respeto a la diversidad: Respeta y promueve las diferencias individuales y culturales. Fomenta la diversidad y la inclusión.
• Integridad y transparencia: Respeta estrictas normas éticas y actúa de manera coherente con los principios, reglas y normas de conduta institucionales.
• Profesionalidad: Demuestra capacidad para trabajar de manera serena, competente y comprometida y afronta con buen juicio los retos diarios.
• Coraje: Da muestras de voluntad para posicionarse en relación con cuestiones de importancia.
• Empatía: Demuestra capacidad para ponerse en el lugar de los demás, hace que las personas de su entorno se sientan seguras, respetadas y tratadas con justicia.

Competencias Básicas: Indicadores de competencias – Nivel 1

• Trabajo en equipo: Desarrolla y promueve una colaboración eficaz en todas las instancias para lograr objetivos compartidos y optimizar los resultados.
• Logro de resultados: Produce y logra resultados de calidad de manera oportuna y orientada a la prestación de servicios. Encamina sus esfuerzos a la acción y está comprometido con el logro de los resultados acordados.
• Gestión e intercambio de conocimientos: Busca continuamente oportunidades para aprender, compartir conocimientos e innovar.
• Rendición de cuentas: Hace suya la consecución de las prioridades de la Organización y asume la responsabilidad de las acciones propias y del trabajo delegado.
• Comunicación: Alienta y facilita una comunicación clara y abierta. Explica asuntos complejos de manera informativa, inspiradora y motivante.

Notas

1. La OIM sólo acepta solicitudes debidamente completadas y enviadas a través del sistema de contratación en línea de la OIM. La herramienta en línea también permite a los candidatos realizar un seguimiento del estado de su solicitud.
2. Este puesto está sujeto a contratación local. Sólo aquellos que tengan un permiso de residencia y trabajo válido para Colombia, serán elegibles para ser considerados.
3. La vacunación contra el COVID-19 será obligatoria para el personal contratado por la OIM. Como parte de la entrada médica obligatoria en el momento de la autorización de servicio, se solicitará a los candidatos que presenten pruebas de vacunación completa.
4. La OIM no cobra ningún tipo de honorarios en ninguna de las etapas de su proceso de contratación (solicitud, entrevista, tramitación y capacitación). De igual modo, la Organización tampoco solicita ninguna información relacionada con cuentas bancarias.
5. Si desea conocer una referencia salarial de la OIM Colombia, puede revisar el siguiente link Referencia Salarial OIM Colombia.
6. Todos los candidatos internos deben adjuntar en la opción anexos los dos últimos SES / PAS.

Required Skills

Job info