SVN-044 2025 ASISTENTE ADMINISTRATIVO DE PROYECTO, BOGOTA G-3

Job Description

CONVOCATORIA CANDIDATOS INTERNOS

Creada en 1951, la OIM – Organización Internacional para las Migraciones es la organización intergubernamental líder en el ámbito de la migración y trabaja en estrecha colaboración con asociados gubernamentales, intergubernamentales y no gubernamentales. La OIM está dedicada a promover la migración humana y ordenada para el beneficio de todos. Esto se hace mediante la prestación de servicios y asesoría a los gobiernos y los migrantes.

Se aceptan solicitudes solo de candidatos de primer nivel.

Para esta vacante, se consideran candidatos de primer nivel a los siguientes:

1. Candidatos internos

2. Los miembros del personal con licencia especial con o sin goce de sueldo (SLWOP)

3. Los Voluntarios de las Naciones Unidas con al menos doce (12) meses de servicio continuo en la OIM.

4. Los miembros del personal que se hayan separado del servicio debido a limitaciones de financiación serán considerados como candidatos de primer nivel (equivalentes internos) para los puestos vacantes a los que se postulen de conformidad con la IN/233, por un período de 12 meses después de la separación.

Bajo la supervisión general de la Oficial Nacional de Proyectos y la supervisión directa del Oficial Nacional de proyecto (financiera), el candidato seleccionado será responsable y rendirá cuentas de la gestión de las funciones de administración de recursos de los Programas de Migración.

Responsibilities

1. Brindar apoyo administrativo en todas las actividades del programa/proyecto a nivel nacional.
2. Asistir en la elaboración y tramitación de solicitudes de contratación de personas naturales o jurídicas, solicitudes de compra, solicitudes de transporte, viajes y viáticos, solicitudes de pago, contratos, prórrogas, actas de terminación y cualquier otra documentación que se requiera.
3. Coordinar con las unidades de apoyo para dar seguimiento a los trámites en proceso.  
4. Apoyar la recopilación y consolidación de informes periódicos y finales. 
5. Guiar a los contratistas y las entidades en la correcta elaboración y presentación de solicitudes de pago, certificados, informes y otros documentos que requieran el programa/proyecto de acuerdo a los procedimientos de la OIM. 
6. Asistir en la verificación de servicios, revisando que las ejecuciones presupuestales de los proyectos cuenten con los soportes y documentación legal requerida. 
7. Mantener actualizados los archivos, registros, controles, bases de datos e inventarios del programa/proyecto.
8. Apoyar en la elaboración de presentaciones, organización de reuniones y eventos, preparación y envío de correspondencia y cualquier otra actividad que requiera el programa/proyecto. 
9. Asistir a reuniones de los diferentes comités internos en los que participe. 
10. Desempeñar otras funciones que le sean asignadas por su supervisor.

Qualifications

Educación

• Profesional en administración de empresas o áreas afines, con mínimo un (01) año de experiencia relevante.
• Bachiller, con mínimo tres (03) años de experiencia relevante.

Experiencia

• Experiencia en los procesos de contratación de operadores, socios implementadores y consultores, para la implementación de las actividades en los sectores de asistencia humanitaria, alojamiento, agua y saneamiento, programa de transferencias monetarias (CBI), preparación de desastres, integración socioeconómica, regularización migratoria, salud, salud mental y protección.
• Experiencia en el seguimiento de procesos administrativos: solicitud de órdenes de adquisiciones, gestión de viajes, pagos a proveedores.
• Experiencia en el apoyo a proyectos con plazos de entrega rápidos y trabajo bajo presión.
• Experiencia previa con organizaciones humanitarias internacionales, instituciones gubernamentales o no gubernamentales en un entorno multicultural.

Habilidades

• Habilidades analíticas y de resolución de problemas comprobadas.
• Excelente atención al detalle y capacidad para organizar documentos de manera metódica. 
• Discreción, orientación a los detalles, paciencia y disposición para aprender cosas nuevas. 
• Dominio de aplicaciones de Microsoft Office como Word, Excel, PowerPoint, E-mail, Outlook. 
• Conocimiento de los procesos administrativos de la OIM y del sistema WAVE.
• Capacidad demostrada en seguimiento presupuestario de proyectos.

Idiomas

• Todos los candidatos deberán desenvolverse con fluidez en español (oral y escrito).

Deseable

• Deseable contar con un nivel de inglés básico A1 (oral y escrito) - Consulte el siguiente enlace para obtener más detalles sobre este requisito, United Nations Language Framework.

Competencias Requeridas 

Competencias (Banda/Nivel 1), Para más información sobre las competencias consulte el siguiente link Marco de competencias de la OIM. 

Valores: Todos los miembros del personal de la OIM deben observar y demostrar los siguientes valores:

• Inclusión y respeto a la diversidad: Respeta y promueve las diferencias individuales y culturales. Fomenta la diversidad y la inclusión.
• Integridad y transparencia: Respeta estrictas normas éticas y actúa de manera coherente con los principios, reglas y normas de conduta institucionales.
• Profesionalidad: Demuestra capacidad para trabajar de manera serena, competente y comprometida y afronta con buen juicio los retos diarios.
• Coraje: Da muestras de voluntad para posicionarse en relación con cuestiones de importancia.
• Empatía: Demuestra capacidad para ponerse en el lugar de los demás, hace que las personas de su entorno se sientan seguras, respetadas y tratadas con justicia.

Competencias Básicas: Indicadores de competencias – Nivel 1

• Trabajo en equipo: Desarrolla y promueve una colaboración eficaz en todas las instancias para lograr objetivos compartidos y optimizar los resultados.
• Logro de resultados: Produce y logra resultados de calidad de manera oportuna y orientada a la prestación de servicios. Encamina sus esfuerzos a la acción y está comprometido con el logro de los resultados acordados.
• Gestión e intercambio de conocimientos: Busca continuamente oportunidades para aprender, compartir conocimientos e innovar.
• Rendición de cuentas: Hace suya la consecución de las prioridades de la Organización y asume la responsabilidad de las acciones propias y del trabajo delegado.
• Comunicación: Alienta y facilita una comunicación clara y abierta. Explica asuntos complejos de manera informativa, inspiradora y motivante.

Notas

1. La OIM sólo acepta solicitudes debidamente completadas y enviadas a través del sistema de contratación en línea de la OIM. La herramienta en línea también permite a los candidatos realizar un seguimiento del estado de su solicitud.
2. Este puesto está sujeto a contratación local. Sólo aquellos que tengan un permiso de residencia y trabajo válido para Colombia, serán elegibles para ser considerados.
3. La vacunación contra el COVID-19 será obligatoria para el personal contratado por la OIM. Como parte de la entrada médica obligatoria en el momento de la autorización de servicio, se solicitará a los candidatos que presenten pruebas de vacunación completa.
4. La OIM no cobra ningún tipo de honorarios en ninguna de las etapas de su proceso de contratación (solicitud, entrevista, tramitación y capacitación). De igual modo, la Organización tampoco solicita ninguna información relacionada con cuentas bancarias.
5. Si desea conocer una referencia salarial de la OIM Colombia, puede revisar el siguiente link Referencia Salarial OIM Colombia.
6. Todos los candidatos internos deben adjuntar en la opción anexos los dos últimos SES / PAS.

Required Skills

Job info