Associado/a de Suporte ao Projeto (PSA - Project Support Officer)

O cargo exige presença em Brasília

Funções principais

Sob a supervisão do Gerente de Projeto, o Associado de Suporte ao Projeto realizará as seguintes tarefas, com foco principal nas atividades relacionadas à prestação de contas.

Implementação do projeto:

1. Apoiar o Gerente de Projeto na coordenação da equipe de prestação de contas. 

2. Preparar e manter arquivos de projetos, inclusive relatórios internos e externos.

3. Gerenciar os fluxos de informações do projeto por meio de procedimentos de controle de documentos.

4. Monitorar a atribuição de tarefas confiadas pelo Gerente de Projeto às equipes de trabalho, verificando o cumprimento das atividades e dos prazos de execução.

5. Apoiar o Gerente de Projetos no monitoramento das atividades e dos produtos do projeto, detectando e alertando sobre desvios em relação aos planos.

6. Apoiar o Gerente de Projetos na entrega dos ativos do projeto, com ênfase especial nos requisitos legais e de auditoria para garantir a transferência de propriedade dos trabalhos do projeto.

7. Apoiar o Gerente de Projetos na preparação de relatórios e relatórios de execução do projeto.

8. Apoiar o Gerente de Projeto na manutenção de arquivos eletrônicos e arquivos de compras, recursos humanos e finanças, de acordo com as Diretrizes do UNOPS.

Gestão de transações:

1. Monitorar o orçamento, o recebimento de fundos e as despesas do projeto para garantir a disponibilidade de recursos em tempo hábil.

2. Preparar revisões orçamentárias quando necessário.

3. Inserir as solicitações de pagamento do projeto no sistema de contabilidade (oneUNOPS).

4. Manter o controle sobre os fluxos de despesas.

5. Preparar relatórios financeiros do projeto.

6. Processar e manter toda a documentação de apoio das transações financeiras para fins de revisão e auditoria.

Relação com partes interessadas:

1. Organizar, participar e registrar os resultados das instâncias de coordenação com parceiros, fornecedores, governos locais, agências da ONU e organizações não governamentais, a fim de facilitar o desenvolvimento das atividades do projeto do UNOPS.

2. Preparar relatórios de implementação para parceiros e demais partes interessadas no projeto.

3. Fornecer insumos de informação para o Oficial de Comunicações do Projeto.

4. Colaborar com os recursos humanos do projeto em aspectos logísticos, de coordenação, resolução de problemas, viagens, missões de campo, relatórios, etc.

Gestão de conhecimentos; miscelâneos 

1. Apoiar a compilação das lições aprendidas e das melhores práticas do projeto.

2. Apoiar as instâncias de capacitação desenvolvidas no projeto.

3. Realizar contribuições para redes de conhecimento e comunidades de prática.

4. Desempenhar outras funções e atividades conforme exigido pelo Gerente de Projeto.

O principal objetivo deste trabalho está ligado ao gerenciamento eficaz dos processos/atividades de prestação de contas.

Funciones principales 

Bajo la supervisión del Gerente de Proyecto el/la Asociado/a de Apoyo a Proyectos llevará a cabo las siguientes tareas con foco principal en las actividades vinculadas a la rendición de cuentas. 

Implementación del proyecto:

1. Apoyar al Gerente de Proyecto en la coordinación del equipo de rendición de cuentas. 

2. Preparar y mantener los archivos del proyecto, incluyendo reportes internos y externos.

3. Gestionar los flujos de información del proyecto por la vía de procedimientos de control documental.

4. Monitorear la asignación de tareas encargadas por el Gerente de Proyecto a los equipos de trabajo, verificando el cumplimiento de actividades e hitos de ejecución.

5. Apoyar al Gerente de Proyecto en el monitoreo de las actividades y productos del proyecto, detectando y alertando desviaciones con relación a los planes.

6. Apoyar al Gerente de Proyecto en el traspaso de los activos del proyecto, con especial énfasis en los requisitos legales y de auditoría para garantizar la transmisión de dominios de las obras del proyecto.

7. Apoyar al Gerente de Proyecto en la preparación de informes y reportes de ejecución del proyecto.

8. Apoyar al Gerente de Proyecto en el mantenimiento de archivos electrónicos y archivos de adquisiciones, recursos humanos y finanzas, de acuerdo a las Directivas de UNOPS.

Gestión de transacciones:

1. Monitorear el presupuesto, la recepción de fondos y los gastos del proyecto para asegurar la disponibilidad de recursos en tiempo y forma.

2. Preparar revisiones presupuestales cuando corresponda.

3. Ingresar al sistema contable (one UNOPS) las solicitudes de pago del proyecto.

4. Mantener control sobre los flujos de gastos.

5. Elaborar reportes financieros del proyecto.

6. Procesar y mantener toda la documentación de respaldo de transacciones financieras para fines de revisión y auditoría.

Relación con partes interesadas:

1. Organizar, participar y registrar resultantes de las instancias de coordinación con asociados, proveedores, gobiernos locales, agencias de la ONU, organizaciones no gubernamentales, con la finalidad de facilitar el desarrollo de las actividades de UNOPS en el proyecto.

2. Preparar informes de ejecución para los asociados y demás partes interesadas en el proyecto

3. Proveer insumos de información a él o la Responsable de Comunicaciones del proyecto

4. Colaborar con los recursos humanos del proyecto en aspectos logísticos, de coordinación, resolución de problemas, viajes, misiones a terreno, emisión de reportes, etc.

Gestión de conocimientos; misceláneos

Educação:

• É necessário ter concluído o ensino médio.

• Diploma universitário em Contabilidade, Finanças, Gerenciamento de Projetos, Administração Pública ou outro campo relevante será considerado um diferencial e pode substituir alguns anos de experiência relevante.

• É desejável ter especialização e/ou certificação em Gestão de Projetos.

Experiência laboral: 

• Mínimo de 6 anos de experiência progressiva em áreas de gerenciamento de projetos, com entidades públicas, privadas ou internacionais.

• Mínimo de 4 anos de experiência em gerenciamento de orçamentos, fluxo de caixa e relatórios financeiros.

• É necessário ter experiência em gerenciamento de equipes

• É necessário ter experiência na elaboração de relatórios de projetos. 

• Experiência em aspectos tributários é considerada um diferencial.

• Experiência no uso de ferramentas de gerenciamento de projetos é um diferencial.

• Conhecimento das regras e procedimentos da ONU e do UNOPS em particular é um diferencial.

• Experiência em organizações sociais é um diferencial.

Idiomas:

• Fluência completa em português (leitura, escrita, fala)
• Leitura, Escrita e Comunicação Oral de nível intermediário em inglês ou espanhol é requerido