Associé.e à la logistique

La présente offre vise à recruter un/une Associé.e à la logistique qui intégrera l’équipe des achats  et sera basé à Dakar. L’Associé.e à la logistique aura à travailler dans un premier temps sur trois projets transactionnels mis en œuvre à Dakar pour le compte de partenaires nationaux sénégalais et aura à se déplacer dans divers quartiers à Dakar (le service des mines de Dakar, la Direction du Matériel et du Transit Administratif….etc.). 

Résumé des fonctions :

1. Gestion des bons de commande et de la documentation 

2. Coordination avec les ministères et partenaires 

3. Suivi logistique et transport 

4. Rapports et gestion des données 

5.  Vérification et remise des équipements 

6. Mise en œuvre des systèmes de gestion

7. Tâches diverses 

1. Gestion des bons de commande et de la documentation :

• Collaborer avec l'Unité des Achats pour établir les bons de commande, suivre la documentation d'expédition et les lettres de transport afin de faciliter le processus de dédouanement.

• Préparer, assister à l'élaboration par anticipation de toute la documentation ( attestation d'exonérations  des droits  et taxes ) et autres nécessaires à la réception des achats internationaux. 

2. Coordination avec les ministères et partenaires :

• Collaborer et accompagner les partenaires par anticipation pour l'obtention des documents d'exonération et/ou  autre document nécessaire à la réception des colis.

• Assurer la réception et  l'archivage  de toutes correspondances  entre l'UNOPS , les partenaires et l'administration relative à la réception des biens.

3. Suivi logistique et transport :

• Conduire et suivre la procédure d'immatriculation des engins ( Véhicules , motos et autres ) avec l'administration selon la catégorie d'immatriculation.. 

• Faire l'inventaire et l'inspection de tous les biens livrés  conformément aux bons de commande

• organiser le transport , la distribution et le stockage  des biens depuis l'entrepôt des fournisseurs ou le point d'entrée dans le pays vers les sites des bénéficiaires

4. Rapports et gestion des données :

• Préparer des rapports logistiques et des correspondances relatifs aux actifs,  selon les besoins.

• Maintenir les fichiers Logistique à jour et soumettre des rapports hebdomadaires au Chef de Projet.

• Assister le spécialiste des achats dans la préparation de rapports, tableaux et graphiques logistiques et relatifs aux actifs.

5. Vérification et remise des équipements :

• Accompagner , assister le partenaire lors de la vérification des biens livrés.

• Compiler les RIRs (Rapports d'Inspection et de Réception) ainsi que tout document nécessaire pour la remise officielle aux Ministères (Handover).

6. Mise en œuvre des systèmes de gestion :

• Mettre en œuvre et maintenir un système de gestion logistique, de gestion des actifs et de contrôle des stocks conforme à la politique de gestion des actifs de l’UNOPS.

• Appliquer des compétences techniques et des connaissances pour la mise en forme et la présentation des documents, en veillant à un style de présentation approprié et à l’exactitude des informations.

7. Tâches diverses :

• Accomplir d'autres tâches assignées par le superviseur immédiat et/ou le chef d'unité.