Analyste Protocole, Privilège, Immunités Diplomatiques et Voyages

Ouagadougou

Organization: UNDP - United Nations Development Programme
Location: Ouagadougou
Grade: Junior level - NO-B, National Professional Officer - Locally recruited position
Occupational Groups:
Closing Date: 2025-04-11

BACKGROUND

Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.

Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et/ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et/ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidats/tes sélectionnés/ées devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents.

Contexte Organisationnel

Dans le cadre de l'accompagnement de l'État burkinabè dans ses efforts de développement et la réalisation de l'Agenda 2030, le Système des Nations Unies au Burkina Faso contribue aux priorités nationales à travers l'UNIDAP (Plan d'action intérimaire des Nations Unies pour le développement) 2023-2025. Ce plan est le document de référence pour organiser et mettre en œuvre des actions de soutien en utilisant une approche intégrée axée sur le Nexus humanitaire-développement-paix.

L’action de l’ONU au Burkina Faso vise à maintenir l’attention sur les enjeux de stabilité et de démocratie, soutenir la réconciliation nationale et la coopération régionale, traiter les causes profondes des conflits en prenant en compte les réalités politiques et renforcer les capacités nationales. De plus, l’ONU s’engage à mobiliser et coordonner l’aide internationale pour appuyer ces efforts.

Les quatre principes de programmation et actions du système des Nations Unies au Burkina Faso sont :

Ne laisser personne de côté,
Prévention et Gestion des Risques (politique et climatique),
Promotion des droits humains,
Partenariat et la Redevabilité pour des Résultats collectifs.

Les Actions et Priorités du Système des Nations Unies au Burkina Faso :

Renforcer l’efficacité des institutions, assurer l’accès équitable à la justice pour tous & l’Etat de droit ;
Créer les conditions pour une agriculture durable en vue de l’amélioration de la sécurité nutritionnelle & alimentaire et renforcer la résilience des populations ;
Contribuer à l’éradication de la pauvreté multidimensionnelle ;
Prévenir les risques climatiques, renforcer la résilience et la préparation aux urgences ;
Soutenir l’accélération de la transition démographique, renforcer le dispositif statistique et la gouvernance ouverte, et garantir les politiques d’inclusion.

Un certain nombre de résultats clés ont été obtenus et le pays a l'intention de s'appuyer sur les enseignements tirés au cours des dernières années du programme de pays pour tirer parti des partenariats et des réseaux et faire passer à l'échelle les programmes et les projets en cours. Une équipe opérationnelle solide et réactive est essentielle à la réalisation de cette stratégie.

Les agences des Nations Unies au Burkina Faso, recherche les services d'une personnalité expérimentée et innovante de préférence diplomate de profession/conseiller des affaires étrangères pour rejoindre l’équipe en vue de s’occuper du point de vue administratif i) de faciliter l’installation et l’obtention des documents diplomatiques du personnel international ; ii) conseiller le personnel international sur les privilèges et immunités diplomatiques au Burkina Faso ; iii) être le point focal du Système des Nations Unies (SNU) avec le Gouvernement (Ministère des affaires étrangères) dans le cadre des immunités ; IV) Accueil et Accompagnement des VIP du Système des Nations Unies au pied de l’avion lors des missions et visites de ceux-ci (Représentant Spécial du Secrétaire Général des Nations Unies(RSSG), les Administrateurs et Directeurs Régionaux des agences du SNU.

Objectif du Poste

Sous la supervision directe de l’Operations Manager du PNUD et la supervision matricielle des responsables des opérations et de l’administration des agences participantes (RCO, PNUD, HCR, UNOCHA, UNAIDS, UNFPA, UNHABITAT et IFAD):

L’Analyste au Voyage, Protocole, Privilège et Immunités Diplomatiques apporte son soutien à la gestion des voyages, du protocole et de privilèges et Immunités Diplomatiques afin de permettre une exécution efficace des programmes du PNUD dans l'ensemble du pays dans le cadre de toutes les politiques et procédures des Nations unies et du PNUD, tout en protégeant et en minimisant les coûts et risques pour le personnel et les opérations du PNUD dans tous les lieux couverts.
Il/Elle se charge de faciliter l’installation et l’obtention des documents diplomatiques nécessaires pour le personnel international y compris de les faire bénéficier des privilèges et immunités diplomatiques en conformité avec les règles du pays hôte ;
Il/Elle promeut une approche orientée vers le client et une approche collaborative, orientée vers le client et conforme aux règles et règlements du PNUD/SNU ;
Il/Elle s’attèle à maintenir la communication avec le protocole d'État lors des événements et cérémonies officielles auxquels participent le Système des Nations Unies ;
Il/Elle Aide à l'organisation des voyages du RCO, des RR et d'autres membres du personnel supérieur de l’organisation en ce qui concerne tous les arrangements protocolaires, les formalités d'immigration et les exigences en matière de visas ;
Il/Elle Identifie et visite à l'avance les lieux d'activités, les réunions, les lieux à visiter et prend les dispositions préalables appropriées ;
Il/Elle Prend des mesures actives pour organiser les places lors des cérémonies, réunions et conférences organisées par le Système des Nations Unies au Burkina Faso;

Il/Elle travaille en étroite collaboration avec les équipes chargées des programmes, des opérations et des projets au sein des agences des Nations Unies au Burkina Faso et avec les représentants du gouvernement, afin d'assurer la réussite dans le domaine diplomatique.

Les résultats clés ont un impact sur l'efficacité globale du SNU en matière de gestion des relations avec le gouvernement. Des informations à caractère diplomatique précises, minutieusement recherchées et documentées, une prestation de services appropriée et en temps voulu qui garantit la satisfaction des clients et renforcent la crédibilité du SNU avec le Gouvernement (ministère en charge des Affaires Etrangères).

L’agence lead où sera logé le/la titulaire de ce poste : PNUD

Principales Fonctions et Responsabilités
1. Assurer la mise en œuvre des stratégies opérationnelles et adapter les processus et les procédures en se concentrant sur l'obtention des résultats suivants :
	Respecter rigoureusement les règles, réglementations et politiques de l'ONU/PNUD ; mettre en œuvre des contrôles internes efficaces, bon fonctionnement d'un système axé sur le client. CO/SNU : Cartographie et élaboration du contenu des procédures opérationnelles standard internes sur les privilèges et immunités diplomatiques ; exonérations fiscales et douanières, visas, notes verbales… Analyser et élaborer des propositions de stratégies d'économie et de réduction des coûts (y compris en matière de gestion des transitaires).
2. Assurer la gestion de voyages, du Protocole, des privilèges et immunités diplomatiques :
	Conformément aux règles, procédures et politiques du PNUD en matière de voyage. Coordonner la préparation et l’organisation des aspects protocolaires des évènements officiels tenus entre les Chefs d’Agences et les Délégations officielles ; Assurer la coordination des formalités administratives à l’arrivée et au départ (aéroport ou frontière) des Chefs d’Agences et des Missions officielles de premier rang ; Coordonner les activités protocolaires au sein du Système des Nations Unies ; Fournir des mises à jour aux relations extérieures et aux partenariats sur l’annuaire diplomatique, au fur et à mesure que des changements sont portés ; Faciliter les contacts avec les services de protocole des Ambassades et entre Agences internationales et Ministères. Tenir à jour et fournir aux personnes concernées une liste d'adresses et des informations de contacts concernant les autorités du Ministère en charge des Affaires étrangères. Maintenir et fournir aux personnes concernées une liste d'adresses et des informations de contacts à jour concernant les autorités locales et les missions diplomatiques accréditées dans le pays hôte (directeurs et adjoints), les Organisations régionales, les ONG ainsi que les Agences, Programmes et Fonds des Nations Unies ; Obtenir un permis de séjour (visas gratis de long séjour) et une carte des fonctionnaires des organismes internationaux pour le personnel international ; Coopérer avec l'Administration, en particulier avec la Direction générale du Protocole d’Etat, la Direction des Affaires juridiques et Consulaires, la Direction de la valise diplomatique etc. Familiariser les membres du personnel avec les lois locales lorsqu'ils interagissent avec les autorités locales. S’acquitter de toutes autres responsabilités connexes qui pourraient lui être confiées, y compris le remplacement et l’appui à d’autres au besoin.
3. Assurer la gestion des exonérations fiscales et douanières :
	Obtenir des facilités douanières et fiscales pour les biens et les documents d’immatriculation des véhicules du SNU et le personnel international, selon les règles diplomatiques du pays hôte ;
4. Veiller à faciliter le développement et le partage des connaissances au sein du SNU, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :
	Organiser et conduire la formation du personnel dans le domaine des privilèges, immunités diplomatiques et exonérations. Faire la synthèse des enseignements tirés et des meilleures pratiques en la matière. Apporter des contributions solides à l’appropriation des droits et devoirs en matière de Privilèges et immunités diplomatiques conformément à la convention de Vienne de 1961 sur les Privilèges et immunités diplomatiques.
Le titulaire s’acquitte des autres fonctions de son profil fonctionnel qui sont jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation.
Supervisory/Managerial Responsibilities: Yes

Compétences

Obtenir des résultats:

NIVEAU 2 : Développer des solutions et simplifier les processus, équilibrer la vitesse et la précision dans le travail

Penser de manière innovante:

NIVEAU 2 : Proposer de nouvelles idées/ouvert à de nouvelles approches, faire preuve d'une pensée systémique/intégrée

Apprendre en permanence

NIVEAU 2 : Sortir de sa zone de confort, apprendre des autres et soutenir leur apprentissage

S'adapter avec agilité

NIVEAU 2 : Adapter les processus/approches à de nouvelles situations, impliquer les autres dans le processus de changement

Agir avec détermination

NIVEAU 2 : Capable de persévérer et de gérer simultanément plusieurs sources de pression

Engagement et partenariat

NIVEAU 2 : Facilitateur/intégrateur, rassemble les gens, crée/maintien des coalitions/partenariats

Favoriser la diversité et l'inclusion

NIVEAU 2 : Faciliter les conversations pour surmonter les différences, prendre en compte la prise de décision

compétences people management

Les competences people management sont accessible sur ce site.

Compétences interfonctionnelles et techniques

Domaine thématique	Nom	Définition
Direction et stratégie de l'entreprise	Négociation et influence	Capacité à parvenir à un accord, à persuader les autres, à résoudre les points de divergence, à obtenir un avantage dans l'issue du dialogue, à négocier des solutions mutuellement acceptables par le biais de compromis et à créer des situations « gagnant-gagnant ».
Administration et opérations	Politique et procédures en matière de voyages	Connaissance de la politique et des procédures en matière de voyages ; capacité à interpréter la politique en matière de voyages, le règlement du personnel, les circulaires administratives, le règlement financier et les règles relatives aux voyages.
Administration et opérations	Module de voyage et de dépenses de l'ERP	Connaissance du module « voyages et dépenses » de l'ERP ; capacité à fournir un service d'assistance au PNUD et à d'autres agences des Nations unies.
Administration et opérations	Documents de voyage des Nations unies	Connaissance des cadres réglementaires et des processus liés aux documents de voyage des Nations unies ; capacité à faciliter l'assurance des documents de voyage des Nations unies pour le PNUD et les agences des Nations unies ; traitement des visas, et assurer la supervision et l'approbation.
Administration et opérations	Voyages à titre onéreux	Connaissance de la politique et des procédures relatives aux voyages ouvrant droit à une indemnité, y compris l'identification des droits à une indemnité forfaitaire pour le PNUD ainsi que pour d'autres agences des Nations unies.
Gestion d'entreprise	Satisfaction de la clientèle/Gestion des clients	Capacité à réagir de manière opportune et appropriée avec un sens de l'urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions de qualité dans les délais impartis afin de répondre aux besoins réels des clients et de les comprendre. Contribuer à l'élaboration d'une stratégie de service à la clientèle. Rechercher des moyens d'apporter une valeur ajoutée au-delà des demandes immédiates des clients. Être capable d'anticiper les besoins et les préoccupations à venir des clients.
Gestion d'entreprise	Communication	Capacité à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté, tant à l'écrit qu'à l'oral ; à adapter les messages et à choisir les méthodes de communication en fonction de l'auditoire. Capacité à gérer la communication interne et externe, par le biais des médias, des médias sociaux et d'autres canaux appropriés.

Exigences du Poste

V. Requirements:

Education

Un diplôme universitaire supérieur (Master ou équivalent) en diplomatie, administration publique, relations internationales ou domaine connexe est requis. ou

Un diplôme universitaire de premier niveau (licence) dans les domaines sus cites combiné à deux années supplémentaires d'expérience qualifiante sera dûment pris en considération à la place du diplôme universitaire supérieur.

Experience, Knowledge, and Skills

Au moins deux (02) ans (avec un master) ou quatre (04) ans (avec une licence) d’expérience professionnelle pertinente dans la fourniture de services diplomatique/conseiller des affaires étrangères est requis.
Avoir une connaissance des règles, politiques et les procédures du Gouvernement, du PNUD et des Programmes/projets des ONGs relatives au poste est souhaitable.
Avoir une expérience dans la coordination, la préparation et l’organisation des aspects protocolaires des évènements officiels tenus entre les Chefs d’Agences et les Délégations officielles est souhaitable.
Avoir une expérience dans la gestion d’activités protocolaires au sein du Système des Nations Unies et des projets de développement de taille et de complexité similaire est souhaitable.
Avoir une connaissance dans la formation du personnel, dans le domaine des privilèges, immunités diplomatiques et exonérations est souhaitable.
Avoir une expérience avec le Système des Nations Unies ou des Programmes/projets des ONG serait un atout
Expérience dans l'utilisation d'ordinateurs et de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.), internet et une bonne connaissance des tableurs et des bases de données, expérience dans l'utilisation de systèmes de gestion basés sur le web est souhaitable

Language Requirements

La parfaite maîtrise du Français écrit et parlé est exigée
La maîtrise de la langue locale du lieu d'affectation (Mooré) est souhaitable.
La connaissance de l’anglais est souhaitable.

DISCLAIMER

Égalité des chances

En tant qu'employeur souscrivant au principe de l'égalité des chances, le PNUD valorise la diversité en tant qu'expression de la multiplicité des nations et des cultures où nous opérons et, à ce titre, nous encourageons les candidats qualifiés de tous horizons à postuler à des postes au sein de l'organisation. Nos décisions d'embauche sont fondées sur le mérite et l'aptitude au poste, sans discrimination.

Le PNUD s'engage également à créer un lieu de travail inclusif où tout le personnel est habilité à contribuer à notre mission, est valorisé, peut s'épanouir et bénéficie d'opportunités de carrière ouvertes à tous.

Harcèlement sexuel, exploitation et abus d'autorité

Le PNUD ne tolère pas le harcèlement, le harcèlement sexuel, l'exploitation, la discrimination et l'abus d'autorité. Tous les candidats sélectionnés sont donc soumis à des contrôles pertinents et doivent respecter les normes et principes respectifs.

Droit de sélectionner plusieurs candidats

Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats à partir de cette annonce de vacance de poste. Nous pouvons également retenir les candidatures et prendre en considération les candidats qui postulent à ce poste pour d'autres postes similaires au PNUD, au même niveau et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducationnelles similaires.

Alerte aux escroqueries

Le PNUD ne facture aucune redevance à aucun stade de son processus de recrutement. Pour plus d'informations, veuillez consulter www.undp.org/scam-alert.

We do our best to provide you the most accurate info, but closing dates may be wrong on our site. Please check on the recruiting organization's page for the exact info. Candidates are responsible for complying with deadlines and are encouraged to submit applications well ahead.

Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.

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