Asociado/a de Apoyo a la Gestión de Proyectos (Gestión Documental) (solo candidatos/as internos/as de UNOPS)
Tegucigalpa
- Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
- Location: Tegucigalpa
- Grade: Administrative support - LICA-6, Local Individual Contractors Agreement
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Occupational Groups:
- Legal - Broad
- Legal - International Law
- Project and Programme Management
- Closing Date: 2025-04-09
Functional Responsibilities
En este contexto el/la Asociado/a de Apoyo a la Gestión de Proyectos (Gestión Documental) deberá apoyar al Asociado Senior de Apoyo a la Gestión de Proyectos y al equipo en las operaciones del área de infraestructuras y adquisiciones de bienes en los aspectos de organización de documentos, apoyo administrativo, arreglos de viaje, investigación y recopilación de información y colaboración con las áreas de operaciones (finanzas, recursos humanos y adquisiciones). Se espera que él / ella contribuya a alcanzar y superar el desempeño de la organización y sus objetivos de servicio.
Debe proporcionar conocimientos técnicos y trabajar bajo la supervisión directa del/a Asociado/a Senior de Apoyo a la Gestión de Proyectos.
Sus principales responsabilidades serán:
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Organiza las citas para el equipo de proyecto, recibe visitas, lugares y pantallas de llamadas telefónicas y responde a las solicitudes rutinarias de información.
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Provee apoyo administrativo y logístico a reuniones, comités, conferencias, etc.
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Responde o redacta respuestas a la correspondencia estándar / rutinaria y otras comunicaciones.
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Utiliza un paquete de procesamiento de textos para producir una gran variedad de documentos e informes grandes y complejos.
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Revisa documentos y edita textos para precisión, gramática, puntuación y estilo, así como para el cumplimiento de las normas establecidas para el formato.
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Utiliza herramientas de gestión documental para la trazabilidad y archivo de los mismos siguiendo los procedimientos de UNOPS.
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Realiza tareas administrativas generales (por ejemplo, registro de licencia y asistencia, arreglos para reuniones y otros eventos, seguimiento del presupuesto, etc.).
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Realizar tareas administrativas relacionadas con la gestión de contratos, incluyendo la preparación de documentos, el seguimiento de plazos, gestiona los procesos de pago, monitorea las garantías de cumplimiento y sus vencimientos, gestiona las enmiendas contractuales de aplicación de plazo, si aplica..
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Asistir en la preparación de informes y presentaciones, incluyendo la recopilación de datos y la elaboración de tablas y gráficos. Administra y actualiza bases de datos para listas de correo y otra información; Y mantiene archivos electrónicos y de papel.
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Gestionar la base de datos del proyecto, incluyendo la actualización de información y la generación de informes.
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Apoyar al equipo de proyecto en el seguimiento de la ejecución de los contratos de obras, supervisión y de equipamiento médico, certificaciones de pago, variaciones, etc. en cumplimiento con los requisitos contractuales.
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Asistir en la sistematización de las lecciones aprendidas utilizando la plantilla de informes
Education/Experience/Language requirements
- Educación
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Finalización de estudios de escuela secundaria es requerido.
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Título a nivel universitario de primer nivel (equivalente a Bachelor 's Degree o licenciatura) preferiblemente en Administración de empresas, finanzas, contabilidad, inteligencia de negocios o un campo relacionado, será valorado y puede sustituir alguno de los años de experiencia .
- Experiencia laboral
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Se requiere de 02 a 06 años de experiencia relevante (dependiendo de las credenciales académicas) en una o más de las siguientes áreas Administración y/o Gestión documental , preferiblemente en un entorno de desarrollo o humanitario.
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Manejo de las herramientas de office (word, excel, power point) y/o Google Workspaces es requerido
Se valorará:
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Conocimiento de las políticas y procedimientos de UNOPS (deseable).
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Experiencia en el uso de sistemas de gestión de proyectos (deseable).
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Experiencia trabajando en entornos multiculturales y diversos.
- Idioma:
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Dominio del español es requerido
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Conocimiento del idioma inglés a nivel intermedio es deseable.
Por favor adjuntar en su aplicación su hoja de vida y carta motivacional. Si bien su currículum vitae muestra sus habilidades, experiencia y formación, también nos gustaría conocer más sobre sus intereses y motivaciones. Por eso, le invitamos a subir una carta de motivación junto a su solicitud para el puesto. Recuerde compartir en la carta su motivación para sumarse al equipo de de UNOPS en el puesto publicado, sus intereses y habilidades. Adicionalmente nos gustaría conocer cuales son sus vivencias, pensamientos y reflexiones sobre los valores de Naciones Unidas: Inclusión, Integridad, Humildad y Humanidad.
Para más información sobre los Valores de ONU, ver documento adjunto: Marco de Valores y Comportamientos de UN
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