Supply Chain and Logistic Assistant (Internal Recruitment)

Introduction

Le Conseil Danois pour les Réfugiés (DRC) porte assistance aux réfugiés et aux personnes déplacées à travers le monde : nous fournissons une aide d’urgence à ces personnes, nous combattons pour leurs droits et nous renforçons leurs opportunités pour un meilleur futur. Nous travaillons dans des zones affectées par les conflits, ainsi que le long des routes de déplacements, et au sein des pays dans lesquels les réfugiés s’établissent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons d’atteindre des solutions responsables et durables. Nous travaillons pour une intégration réussie des communautés vulnérables et, lorsque cela est possible, à la réalisation de leur souhait de retour chez eux. 

Le Conseil Danois pour les Réfugiés (DRC en sigle, pour Danish Refugee Council) a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7,000 employés et de 8,000 volontaires. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, le DRC est une organisation d’aide non gouvernementale, à but non-lucratif, politiquement neutre et indépendante et non-confessionnelle.

Notre vision est une vie avec dignité pour toutes les personnes déplacées dans le monde. Tous nos efforts reposent sur notre boussole morale : l’humanité, le respect, l’indépendance, la neutralité, la participation, l’honnêteté et la transparence.

1. Contexte

DRC Cameroun a commencé ses opérations au Cameroun en 2018 en répondant aux besoins humanitaires des réfugiés de la République centrafricaine (RCA) et des Camerounais vulnérables dans la région de l'Adamawa. Actuellement, DRC opère avec un bureau régional à Meiganga et deux bureaux auxiliaires à Djohong (région de l'Adamawa) et Garoua-Boulai (région de l'Est). Les interventions se concentrent sur la recherche de solutions durables pour les plus vulnérables, en utilisant l'approche holistique de graduation pour améliorer à la fois la protection et le redressement économique. Par la suite, fin 2018, DRC a commencé ses activités dans la région du Sud-Ouest du Cameroun fin 2019 pour répondre aux besoins des personnes déplacées de force dans le contexte de la crise anglophone, en commençant les activités humanitaires en janvier 2019. DRC opère dans les divisions de Meme, Fako, Kupe-Manenguba et Ndian avec un bureau à Buea et une sous-base à Kumba. La programmation se concentre sur les zones rurales et difficiles d'accès afin de répondre aux besoins fondamentaux des populations en matière de nourriture, d'abris et de NFI, tout en améliorant l'environnement de protection et en offrant des opportunités génératrices de revenus.

En 2023, DRC a étendu ses activités à l'Extrême-Nord du Cameroun afin d'apporter une réponse en matière de protection, de paix positive, de gouvernance et de résilience économique aux crises multidimensionnelles et interconnectées qui affectent la région.

2. Objet

Sous la supervision directe du responsable de la Supply Chain basé à Yaundé, l’assistant supply chain et logistique est chargé(e) de tous les achats de biens et de services, du suivi et de la bonne utilisation des biens de l’organisation, de la supervision de l’entrepôt, de la maintenance des locaux (bureaux, entrepôts et guest houses) et de leur bon fonctionnement, du suivi et suivi de la gestion du parc de véhicules et apporte un soutien logistique général au programme.

3. Responsabilités et Taches

A. Gestion des achats : Exécution/Supervision : 

• Travailler en étroite collaboration avec le Supply Chain Manager pour élaborer les documents d’achats menants à la passation des commandes ;
• Participer au processus d’achat (demande de cotations et l’évaluation des offres) pour les prestations de fournitures de biens et de services devant être délivrés au niveau du bureau ;
• Suivre les commandes et s’assurer de la réception des biens et services.
• Participer à l’identification des fournisseurs sur sa zone ;
• S’assurer que les documents d’achats soient complets avant paiement ;
• Assurer un archivage électronique et papier des documents d’achats ;
• Appliquer les procédures du manuel des opérations du DRC pour la gestion des achats.
• Veiller à ce qu’il y ait une diligence efficace des fournisseurs de DRC ;

B.  Gestion des équipements :

• Vérifier que tous les biens, anciens et nouveaux, sont correctement enregistrés et étiquetés ;
•  S’assurer que les équipements sont bien répertoriés dans le tableau de suivi des équipements ;
• Mettre à jour quotidiennement le tableau de suivi des équipements ;
• Effectuer un inventaire physique des équipements tous les trois mois ;
• S’assurer que chaque équipement faisant l’objet d’un prêt à un utilisateur ait bien son formulaire d’affectation et/ou de restitution ;
• S’assurer de la bonne utilisation des biens de l’organisation.
• S’assurer du bon état et de l’entretien général des équipements.
• Appliquer les procédures de gestion des équipements telles que décrites dans le OH du DRC ;
• Participer à l’archivage électronique des documents de suivi des équipement sur le SharePoint.

C. Gestion des stocks :  

• Assurer une gestion du stock du bureau en collaboration avec le Supply Chain Manager ;
• Superviser les livraisons et les expéditions à destination des bases du DRC et établir les documents nécessaires (waybill, Accusé de réception des marchandises…) ;
• Assurer à l’inventaire physique mensuel des stocks ;
• S’assurer que tous les documents soient présents pour une bonne gestion des stocks (waybill, bon de sortie et d’entrée, accusé de réception, stock card, rapport de stock…) ;
• Assurer un archivage électronique des documents de la gestion des stocks ;
• Respecter les procédures de gestion de stock telles que décrites dans le manuel des opérations du DRC.

D. Gestion des logements et bureaux : exécution / validation / supervision :  

• S’assurer de la maintenance des locaux de l’organisation en adéquation avec les standards définis par DRC ;
• S’assurer que les locaux de DRC respectent les standards établis par l’organisation en termes de sécurité des locaux.
• S’assurer que chaque bâtiment dispose d’un contrat de location et d’assurance habitation ;
• S’assurer que les bâtiments disposent d’extincteurs fonctionnels et que ceux-ci soient inspectés tous les ans par un bureau de vérification;
• S’assurer que chaque bâtiment dispose d’une trousse de premiers secours ;
• Réaliser mensuellement un état des lieux des bâtiments et proposer un calendrier de maintenance.

E. Suivi de la gestion de la flotte et du groupe électrogène : 

• Participer au suivi de l’état de fonctionnement des véhicules et des groupes électrogènes ;
• S’assurer  que les vérifications quotidiennes des véhicules sont faites par les chauffeurs ;
• Assurer le suivi des tomcards et de la consommation des véhicules ;
• Mettre à jour quotidiennement les tableaux de suivi de la flotte véhicules ;
• S’assurer de la disponibilité des équipements de sécurité et de premiers secours dans les véhicules utilisés par les équipes DRC (flotte DRC et véhicules loués) ;
• Contrôler la présence des documents à bord des véhicules ;
• Assurer que les véhicules loués soient en conformité avec les standards du DRC ;
• S’assurer que du contrôle quotidien des générateurs (niveau de liquide de refroidissement, niveau d’huile et de carburant) est effectué par les gardiens;
• S’assurer que le suivi des heures de fonctionnement des générateurs est effectué sur la fiche de suivi des heures par les gardiens ;
•  Assurer que les opérations de maintenance des générateurs sont faites en concordance avec le manuel des opérations
• Faire remonter les besoins en maintenance auprès du Supply Chain Manager ;
• Elaborer le planning des mouvements ;
• Participer à l’archivage électronique des documents de suivi de flotte véhicules et générateurs sur le SharePoint; 
• Appliquer les procédures de gestion des véhicules et générateurs telles que décrites dans l’OH du DRC. 

F. Rapportage

• Participer à l’écriture mensuelle des rapports de gestion des véhicules et générateurs ;
• Participer à l’élaboration des rapports mensuels de la chaine d’approvisionnement ;
• Participer à l’écriture des rapports mensuels de gestion des stocks.

L’assistant (e ) logistique et supply chain accomplira toute autre tâche requise par le responsable supply chain et/ou le chef des services supports non décrites dans ci-dessus mais relevant du métier de l’assistant logistique et supply chain

4. Qualifications requises

Expérience et compétences techniques : 

• Expérience professionnelle d’au moins deux (2) ans dans la logistique / Supply Chain avec une ONG internationale
• Solides compétences organisationnelles, interpersonnelles, de négociation et de communication
• Capacité de travailler sous pression
• Fortement motivé, axé sur les résultats et créatif dans la résolution de problèmes
• Connaissances informatiques en Pack Microsoft (Excel, Office, Outlook, etc)
• Bonne compréhension et engagement vis à vis des valeurs de DRC.
• Maîtrise du Français écrit au niveau professionnel et parlé est obligatoire ;
• Anglais serait un atout

Formation : (y compris certificats, permis, etc.)

• Formation Logistique et gestion d’approvisionnement
• Maitrise de l’outil informatique

Langues : (indiquer le niveau de maîtrise)

• Français
• Anglais serait un atout

Principaux acteurs : (internes et externes)

• Personnel et partenaires de DRC
• Fournisseurs

5. Compétences et qualités exigées

• À ce poste, vous devez démontrer les cinq compétences essentielles du DRC, à savoir :
  • Viser l'excellence : vous vous concentrez sur l'obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.
  • Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.
  • Prendre les rênes : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.
  • Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.
  • Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et cosmopolite
• Proactivité, avec une approche coopérative et collaborative
• D’excellentes capacités de communication (notamment l’attention et la patience) sont nécessaires
• De bonnes capacités organisationnelles sont requises
• Sens de l’éthique exemplaire
• Capacité à travailler en équipe et bon sens de l’humour

6. Réglementations générales 

• L'employé doit suivre les instructions de DRC en matière de sécurité, de confidentialité et de directives éthiques, y compris le code de conduite et le cadre de responsabilité humanitaire 
• L'employé ne doit exercer aucune autre activité rémunérée pendant la durée du contrat DRC sans autorisation préalable 
• L'employé ne doit pas s'engager dans une activité qui pourrait nuire à DRC ou à la mise en œuvre de tout projet pendant la durée du contrat DRC 
• L'employé ne doit pas accorder d'interviews aux médias ni publier de photos liées aux programmes de DRC ou partager d'autres documents sans en recevoir l’autorisation préalable 

• L'employé doit restituer tout l'équipement prêté par DRC pour effectuer le travail après la fin de la période du contrat ou sur demande de DRC. 

7. Processus de candidature

Si vous êtes intéressé(e), alors postulez en ligne via le lien : https://drc.ngo/about-us/work-with-us/

Les candidatures ne peuvent se faire qu’en ligne, sur le site indiqué ci-dessus. Vous devez télécharger en ligne votre CV (3 pages maximum) ainsi qu’une lettre de motivation. Le CV et la lettre de motivation peuvent être en français ou en anglais.

Les candidatures réalisées par voie postale, par envoi de courrier électronique ou par dépôt d’un dossier physique ne seront pas considérées.

DRC fournit des opportunités égales en termes d’emploi et interdit toute pratique de discrimination basée sur la race, le sexe, la couleur de peau, l’appartenance religieuse, l’orientation sexuelle, l’âge, l’état civil ou bien une quelconque situation de handicap. DRC ne pratique aucune discrimination dans le cadre de ses processus de recrutement.

 Les candidatures seront clôturées le 08 Avril 2025 à 18 :00 heure du Cameroun. Candidatures reçues après cette date ne seront pas considérées.

Néanmoins, il est possible pour DRC de commencer, dès avant la fin de la publication de l’offre, le processus de recrutement si une candidature répond aux attentes et exigences du poste.

DRC au niveau global ne demande aucun paiement pour toute candidature au sein de DRC