FIELD ADMINISTRATION MANAGER

Médecins Sans Frontières fondée en 1971, est une organisation internationale médicale humanitaire qui apporte une assistance médicale d’urgence aux personnes affectées par les conflits, les épidémies, les catastrophes ou l'exclusion des soins de santé. Nos équipes sont composées de dizaines de milliers de professionnels de la santé, de personnels logistiques, administratifs et de divers autres métiers, tous guidés par notre éthique médicale et nos principes d'impartialité, d'indépendance et de neutralité.

MSF WaCA, crée en 2019, est le 1er siège MSF en Afrique et répond à la volonté de réinventer le mouvement MSF après 50 ans d’actions humanitaires dans le monde, pour plus d’accès aux soins, plus de réactivité et de proactivité pour une plus grande couverture médicale des populations affectées dans le monde.

Pourquoi nous Rejoindre ?

Vous vous préparez à devenir membre de la grande famille MSF, forte de plus de 50 années d’actions médicales d’urgence qui lui a valu le prix Nobel de la paix en 1999.

Nous sommes une organisation inclusive qui considère que le bien-être social et professionnel est un droit pour tous, et qui offre un environnement qui tient compte de la diversité de chacun de ses membres.
MSF WaCA revendique un ancrage africain qui considère l’expertise locale avec qui elle contribue dans la mise en œuvre de ses activités et fait de chaque membre, un acteur clé́ de la nouvelle dynamique de l’action humanitaire dans le monde.

Nous Recherchons : FIELD ADMINISTRATION MANAGER

Département : Ressources Humaines

Supérieur hiérarchique:  Head of Human Resources Operational & Administration Field Tools & Policy

Supérieur Fonctionnel :  Responsable des Ressources Humaines Opérationnelles et Administratives Outils de terrain et politique.

Travail %: 100%

Poste Basé à:  Abidjan, Siège

Mobilité : Toutes les zones d’intervention MSF - WaCA

Contrat : CDD de droit Ivoirien ; Renouvelable

Début de contrat : Le plus tôt possible.

Objectifs

Le/La Field Administration Manager est responsable de la gestion administrative des dossiers du personnel mobile international et du suivi des obligations légales, notamment en ce qui concerne les assurances et les aspects contractuels. Ce poste assure également le lien avec les autres sections de MSF ainsi que le respect des législations locales du pays de contrat en matière de travail.

Objectifs spécifiques

·       Gestion de la paie

·       Gestion administrative du personnel

·       Coordination interservices

Responsabilités principales

Gestion administrative du personnel :

• Collecter et vérifier les informations administratives du personnel mobile.

• Mettre à jour les bases de données RH et veiller à l'affiliation aux assurances.

Gestion de la paie :

• Être le point focal, pour les entités contractantes et le personnel international mobile, pour toute procédure en lien avec la paie du personnel international.

Coordination interservices :

• Collaborer avec les autres sections de MSF, les départements RH, les équipes terrain.

Principales activités

·       Gestion administrative du personnel ; IMS, flying, MIO :

En lien avec les différentes entités contractantes, Le/La Field Administration Manager est responsable de :

•    Collecter, saisir, gérer et contrôler les informations du personnel IMS pour constituer les dossiers.

•    Il/Elle est responsable du classement des documents administratifs dans les dossiers individuels des IMS et maintient leur mise à jour

•    Il/Elle est responsable de la gestion des évènements administratifs :

Ø  Avant le départ en mission/Début de contrat : S’assure que les formalités à l’embauche sont complètes et correctes : contrat, affiliation aux assurances, vérification de la conformité du scaling ; Effectue le briefing administratif des IMS.

Ø  Pendant la durée de la mission / du contrat : Assure la gestion de l’administration des avenants, résiliations et mutations ; Est responsable du suivi administratif des vacances, des absences, des congés, maladie et accidents

Ø  A la fin du contrat : Est responsable de la clôture administrative du contrat : certificat de travail, solde de tout compte, debriefing administratif des IMS

·       Gestion de la paie :

•    Il/Elle est responsable de la collecte et de la vérification des coordonnées bancaires de l’expatrié

•    Il/Elle est le point focal pour toute question liée à la paie du personnel international

•    Il/Elle suit la procédure des demandes d’avance de salaire du personnel international

·       Coordination interservices :

•    Il/Elle est le point focal pour toutes les questions liées aux personnel international :

Auprès des autres entités MSF, avec les autres départements et avec le terrain.

Formation

·       Diplôme en ressources humaines, droit du travail ou gestion administrative.

Compétences

·       Forte capacité de communication.

·       Rigueur dans la gestion administrative et le respect des délais.

·       Discrétion, rigueur, disponibilité….

·       Résistance au stress

Expériences professionnelles requises

·       Minimum 2 ans d’expérience en administration RH est nécessaire particulièrement dans la gestion des Contrats RH et de la paie

·       Connaissances de l’environnement international humanitaire ou autres ONG

Connaissance Linguistique

·       Niveau professionnel en Français et Anglais

Connaissance informatique

·       Suite Office (principalement MSF Word, Excel et Powerpoint)

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

MSF offre des opportunités de recrutement et de développement équitables sans aucune forme de discrimination basée sur le sexe, la religion, l’orientation sexuelle, l’origine géographique ou ethnique, handicap physique ou aucun autre facteur de discrimination.

Les femmes répondant aux critères sont vivement encouragées à candidater.

N.B. : Cette description de poste fournit un cadre pour les principales responsabilités et les principales activités du poste. Elle n'est pas exhaustive. Par conséquent, les responsabilités et les activités du poste peuvent différer de celles décrites dans cette description de poste en raison des besoins organisationnels et opérationnels.

Date Limite : 25 Avril 2025 à 18:00 GMT

Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.