Associado/a de Suporte ao Projeto (PSA - Project Support Officer), Multiple positions

Sob a supervisão do Gerente de Projeto, o Associado de Suporte ao Projeto realizará as seguintes tarefas, com foco principal nas atividades relacionadas à prestação de contas.

Implementação do projeto:

1. Apoiar o Gerente de Projeto na coordenação da equipe de prestação de contas. 

2. Preparar e manter arquivos de projetos, inclusive relatórios internos e externos.

3. Gerenciar os fluxos de informações do projeto por meio de procedimentos de controle de documentos.

4. Monitorar a atribuição de tarefas confiadas pelo Gerente de Projeto às equipes de trabalho, verificando o cumprimento das atividades e dos prazos de execução.

5. Apoiar o Gerente de Projetos no monitoramento das atividades e dos produtos do projeto, detectando e alertando sobre desvios em relação aos planos.

6. Apoiar o Gerente de Projetos na gestão de contratos e na interlocução com parceiros e fornecedores;

7. Apoiar o Gerente de Projetos na entrega dos ativos do projeto, com ênfase especial nos requisitos legais e de auditoria para garantir a transferência de propriedade dos trabalhos do projeto.

8. Apoiar o Gerente de Projetos na preparação de documentos, relatórios e relatórios de execução do projeto.

9. Apoiar o Gerente de Projeto na manutenção de arquivos eletrônicos e arquivos de compras, recursos humanos e finanças, de acordo com as Diretrizes do UNOPS.

Relação com partes interessadas:

1. Organizar, participar e registrar os resultados das instâncias de coordenação com parceiros, fornecedores, governos locais, agências da ONU e organizações não governamentais, a fim de facilitar o desenvolvimento das atividades do projeto do UNOPS.

2. Preparar relatórios de implementação para parceiros e demais partes interessadas no projeto.

Gestão de conhecimentos; miscelâneos 

1. Apoiar a compilação das lições aprendidas e das melhores práticas do projeto.

2. Apoiar as instâncias de capacitação desenvolvidas no projeto.

3. Realizar contribuições para redes de conhecimento e comunidades de prática.

4. Desempenhar outras funções e atividades conforme exigido pelo Gerente de Projeto.

O principal objetivo deste trabalho está ligado ao gerenciamento eficaz dos processos/atividades de prestação de contas.

Funciones principales 

Bajo la supervisión del Gerente de Proyecto el/la Asociado/a de Apoyo a Proyectos llevará a cabo las siguientes tareas con foco principal en las actividades vinculadas a la rendición de cuentas. 

Implementación del proyecto:

1. Apoyar al Gerente de Proyecto en la coordinación del equipo de rendición de cuentas. 

2. Preparar y mantener los archivos del proyecto, incluyendo reportes internos y externos.

3. Gestionar los flujos de información del proyecto por la vía de procedimientos de control documental.

4. Monitorear la asignación de tareas encargadas por el Gerente de Proyecto a los equipos de trabajo, verificando el cumplimiento de actividades e hitos de ejecución.

5. Apoyar al Gerente de Proyecto en el monitoreo de las actividades y productos del proyecto, detectando y alertando desviaciones con relación a los planes.

6. Apoyar al Gerente de Proyecto en la gestión de contratos y diálogo con socios y proveedores;

7. Apoyar al Gerente de Proyecto en el traspaso de los activos del proyecto, con especial énfasis en los requisitos legales y de auditoría para garantizar la transmisión de dominios de las obras del proyecto.

8. Apoyar al Gerente de Proyecto en la preparación de informes y reportes de ejecución del proyecto.

9. Apoyar al Gerente de Proyecto en el mantenimiento de archivos electrónicos y archivos de adquisiciones, recursos humanos y finanzas, de acuerdo a las Directivas de UNOPS.

Relación con partes interesadas:

1. Organizar, participar y registrar resultantes de las instancias de coordinación con asociados, proveedores, gobiernos locales, agencias de la ONU, organizaciones no gubernamentales, con la finalidad de facilitar el desarrollo de las actividades de UNOPS en el proyecto.

2. Preparar informes de ejecución para los asociados y demás partes interesadas en el proyecto

Gestión de conocimientos; misceláneos

Educação:

• É necessário ter concluído o ensino médio.

• Diploma universitário em Gerenciamento de Projetos, Administração Pública ou outro campo relevante será considerado um diferencial e pode substituir alguns anos de experiência relevante.

• É desejável ter especialização e/ou certificação em Gestão de Projetos.

Experiência laboral: 

• Mínimo de 6 anos de experiência progressiva em áreas de gerenciamento de projetos, com entidades públicas, privadas ou internacionais.

• É necessário ter experiência em gerenciamento de equipes

• É necessário ter experiência na elaboração de relatórios de projetos. 

• Experiência no uso de ferramentas de gerenciamento de projetos é um diferencial.

• Conhecimento das regras e procedimentos da ONU e do UNOPS em particular é um diferencial.

Idiomas:

• Fluência completa em português (leitura, escrita, fala)
• Leitura, Escrita e Comunicação Oral de nível intermediário em espanhol é desejável