Supply Chain Assistant

Bénin

Organization: IOM - International Organization for Migration
Location: Bénin
Grade:
Occupational Groups:
- Administrative support
- Logistics
- Supply Chain
Closing Date:

Job Description

Applications are welcome from internal and external candidates. For all IOM vacancies, applications from qualified and eligible first-tier candidates are considered before those of qualified and eligible second-tier candidates in the selection process. For the purpose of this vacancy, internal candidates are considered first-tier candidates.

Responsibilities

Recevoir toutes les demandes d'achats et d'approvisionnements et s'assurer qu'elles sont toutes approuvées avant de procéder à l'achat en utilisant la matrice d'autorisation de l'OIM applicable au Bureau.
Traiter les demandes d'achat (PR), les demandes de devis (RFQ) avec le(s) fournisseur(s), préparer les résumés d'analyse des offres (BAS) puis la préparation finale du bon de commande (PO) via le système PRISM en utilisant le module de gestion du matériel (MM). S'assurer que les bons de commande sont remis aux fournisseurs et aux vendeurs et que leur signature est obtenue.
S'assurer que tous les achats sont effectués conformément aux règles de l'OIM en matière de passation de marchés et mettre en œuvre des mécanismes appropriés pour éviter la fraude et assurer la transparence en complément des règles et règlements de l'OIM en matière de passation de marchés.
Fournir une liste de contrôle mensuelle sur les engagements ouverts et assurer le suivi avec les collègues concernés pour garantir la fermeture en temps voulu de tous les PR et PO dans le système PRISM.
Gérer des services d'achat rentables dans le domaine des contrats et des accords à long terme (LTA) en soutien aux opérations de l'OIM Bénin.
S'assurer que les actifs (OIM et bénéficiaires) sont créés dans PRISM par le biais de MM avant la passation de marché et acquis et transférés, désactivés une fois le projet terminé.
Conseiller les assistants de projet et les managers sur les offres collectées et les meilleurs biens/services à acquérir.
Assurer le suivi avec les fournisseurs et veiller à la livraison en temps voulu des fournitures et matériaux demandés et tenir le personnel du projet concerné informé de l'état de la livraison.
Coordonner avec l'unité de réception les biens/services à recevoir et obtenir les bons de livraison et les factures satisfaisants de l'unité de réception.
Maintenir un système de classement efficace pour tous les documents, rapports et dossiers d'achat, offres, soumissions, etc. et s'assurer qu'il est régulièrement mis à jour.
Compiler avec l'aide du NPLO une base de données complète sur les vendeurs, les prestataires de services, les entrepreneurs fiables qui pourraient être utilisés au Bénin et mener des examens semestriels de la performance des fournisseurs, identifier les opportunités de fournisseurs spécialisés et mettre en œuvre des processus d'accréditation des fournisseurs, le cas échéant.
Coordonner avec le Département des Finances pour s'assurer qu'avant la commande finale et la livraison de l'équipement/matériel, le code du projet, le code du compte et la ligne budgétaire ont été déterminés.
Tenir un registre des fournitures de bureau et effectuer des inventaires périodiques pour s'assurer que la papeterie et les produits de nettoyage sont réapprovisionnés en temps voulu.
Fournir une assistance logistique aux projets, y compris, mais sans s'y limiter, en identifiant les lieux appropriés pour les formations/ateliers, en aidant les assistants de programme à préparer et à compiler le matériel de formation, etc.
Préparer les contrats de service selon les besoins et s'assurer que le département LEG de Genève a examiné et approuvé les accords/contrats avant leur signature.
Assurer la liaison avec les fournisseurs et les fabricants pour la réparation et la garantie des équipements endommagés.
Coordonner les tâches du chauffeur.
Planifier, organiser et coordonner les besoins en transport du bureau d'appui du Bénin et assurer une allocation efficace et efficiente des véhicules de l'OIM et des transports loués.
Entreprendre d'autres tâches qui peuvent être assignées de temps en temps et qui sont proportionnelles au poste.

Qualifications

Education

Diplôme universitaire, de préférence dans le domaine de la gestion des achats et de l'approvisionnement, de la logistique ou de l'administration des affaires, avec au moins trois (3) ans d'expérience professionnelle dans l'approvisionnement et la logistique, de préférence au sein d’une organisation non gouvernementale ou des agences des Nations unies ; ou,
Diplôme d'études secondaires avec cinq (5) ans d'expérience professionnelle.

Accredited Universities are those listed in the UNESCO World Higher Education Database.

Experience

Compréhension approfondie des politiques, règles et règlements de l'OIM en matière d'achats et de logistique.
Excellentes aptitudes à la communication et à la négociation.
Capacité démontrée à maintenir l'intégrité dans l'exercice des responsabilités assignées.
Capacité à prêter une attention particulière aux détails, à prendre des initiatives et à travailler avec un minimum de supervision.
Connaissance de l'utilisation du matériel de bureau et excellente connaissance de Microsoft Windows. Une expérience préalable de l'utilisation de SAP constitue un avantage supplémentaire.

Languages

Pour tous les candidats, la maîtrise du Français et de l’Anglais est requise (Oral et écrit).

IOM’s official languages are English, French and Spanish.

Proficiency of language(s) required will be specifically evaluated during the selection process, which may include written and/or oral assessments.

Required Competencies

IOM’s competency framework can be found at this link. Competencies will be assessed during the selection process.

Values - all IOM staff members must abide by and demonstrate these three values:

Inclusion and respect for diversity: Respects and promotes individual and cultural differences. Encourages diversity and inclusion.
Integrity and transparency: Maintains high ethical standards and acts in a manner consistent with organizational principles/rules and standards of conduct.
Professionalism: Demonstrates ability to work in a composed, competent and committed manner and exercises careful judgment in meeting day-to-day challenges.
Courage: Demonstrates willingness to take a stand on issues of importance.
Empathy: Shows compassion for others, makes people feel safe, respected and fairly treated.

Core Competencies – behavioural indicators (Level 1)

Teamwork: Develops and promotes effective collaboration within and across units to achieve shared goals and optimize results.
Delivering results: Produces and delivers quality results in a service-oriented and timely manner. Is action oriented and committed to achieving agreed outcomes.
Managing and sharing knowledge: Continuously seeks to learn, share knowledge and innovate.
Accountability: Takes ownership for achieving the Organization’s priorities and assumes responsibility for own actions and delegated work.
Communication: Encourages and contributes to clear and open communication. Explains complex matters in an informative, inspiring and motivational way.

Managerial Competencies – behavioural indicators (Level 1) (applicable only if position is with direct reports)

Leadership: Provides a clear sense of direction, leads by example and demonstrates the ability to carry out the Organization’s vision. Assists others to realize and develop their leadership and professional potential.
Empowering others: Creates an enabling environment where staff can contribute their best and develop their potential.
Building Trust: Promotes shared values and creates an atmosphere of trust and honesty.
Strategic thinking and vision: Works strategically to realize the Organization’s goals and communicates a clear strategic direction.
Humility: Leads with humility and shows openness to acknowledging own shortcomings.

Notes

Any offer made to the candidate in relation to this vacancy notice is subject to funding confirmation.
This selection process may be used to staff similar positions in various duty stations. Recommended candidates will remain eligible to be appointed in a similar position for a period of 24 months.
This post is subject to local recruitment. Only those holding a valid residence and work permit for the country where this position is based will be eligible for consideration.
Appointment will be subject to certification that the candidate is medically fit for appointment, verification of residency, visa, and authorizations by the concerned Government, where applicable.
IOM has a zero-tolerance policy on conduct that is incompatible with the aims and objectives of the United Nations and IOM, including sexual exploitation and abuse, sexual harassment, abuse of authority and discrimination based on gender, nationality, age, race, sexual orientation, religious or ethnic background or disabilities.
IOM does not charge a fee at any stage of its recruitment process (application, interview, processing, training or other fee). IOM does not request any information related to bank accounts.
IOM only accepts duly completed applications submitted through the IOM online recruitment system. The online tool also allows candidates to track the status of their application.

For further information and other job postings, you are welcome to visit our website: IOM Careers and Job Vacancies

Required Skills

Asset management
Procurement
fleet Management

Job info

Contract Type: Fixed-term (1 year with possibility of extension)
Initial Contract Duration: 1 year
Vacancy Type: Vacancy Notice
Recruiting Type: General Service
Grade: G-5
Alternative Required Language 1: English

We do our best to provide you the most accurate info, but closing dates may be wrong on our site. Please check on the recruiting organization's page for the exact info. Candidates are responsible for complying with deadlines and are encouraged to submit applications well ahead.

Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.

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