Auxiliar de gestión y administración des. social y económico

Descripción del Proyecto

Para avanzar en el logro de la Agenda 2030 y los ODS se requiere que los gobiernos subnacionales se apropien de los objetivos y participen activamente en su seguimiento e implementación de las soluciones de política pública. Los gobiernos subnacionales cuentan con mayor experiencia en áreas como la provisión de servicios públicos, la constitución de instituciones democráticas y la administración de recursos.

La ‘localización’ de las políticas implica tomar en cuenta los contextos subnacionales, así como retos y oportunidades propios de la localidad al momento de establecer prioridades y compromisos del gobierno, buscando soluciones que se propongan de abajo hacia arriba e incorporen una visión de desarrollo local.

En el Plan Estratégico 2021-2025 del PNUD, se reconoce la importancia de la planificación a nivel subnacional para traducir las prioridades nacionales en acciones locales. Con respecto a la gobernanza democrática, se impulsan políticas y se fortalecen capacidades para una gobernanza local más efectiva.

A nivel subnacional, el PNUD tiene un rol importante al ser: 

1. Enlace entre actores nacionales y locales para empoderar y fortalecer las regiones 
2. Coordinador de acciones locales
3. Desarrollador de capital local al empoderar a las comunidades para participar 
4. Desarrollador de capacidades del gobierno subnacional ayudándolo a expandir buenas prácticas e innovaciones 
5. Comunicador difundiendo las contribuciones alcanzadas por las comunidades para mejorar el desarrollo local.

Actualmente las autoridades subnacionales han emprendido acciones para impulsar el desarrollo sostenible en sus territorios. Esto incluye la instalación de mecanismos estatales y municipales que constituyen una herramienta institucional que facilita la elaboración de estrategias para formular políticas públicas, coordinando esfuerzos para que la implementación de la Agenda se lleve a cabo bajo una perspectiva coherente e inclusiva. 

En este contexto, el PNUD colabora con los diferentes sectores a nivel subnacional para institucionalizar, alinear y acelerar los ODS con los proyectos y programas sociales.

Alcance del Trabajo

El/La asistente de gestión y administración de proyectos de desarrollo social y económico, estará bajo la supervisión directa de la coordinación del proyecto, así como de la oficial nacional de la unidad de desarrollo social y económico con quienes deberá mantener una estrecha comunicación para asegurar la correcta gestión del proyecto. Asimismo, la persona seleccionada deberá colaborar en estrecha comunicación con el personal de la unidad, a fin de apoyar la realización de procesos y documentos estratégicos.

1. Apoyar en actividades administrativas, así como en la gestión estratégica de proyectos desde un enfoque orientado a resultados, rendición de cuentas y transparencia.

a) Acompañar en el seguimiento de los planes de trabajo conforme a los tiempos de implementación y los acuerdos de ejecución de los recursos comprometidos (delivery).

b) Apoyar en actividades sustantivas y en la elaboración de diversos documentos técnicos de los proyectos cuando les sea solicitado (presentaciones, comunicaciones, reportes de actividades, síntesis analíticas, etc.)

c) Apoyar con información para la definición de objetivos y en la valoración de las necesidades para la implementación de los proyectos.

d) Apoyar la elaboración de informes trimestrales, de avance y finales con base en la normatividad del PNUD, así como apoyar en el cumplimento de todas las normas y lineamientos marcados por el PNUD en términos administrativos. 

2. Apoyar en procesos adquisiciones, licitaciones y de recursos humanos, los cuales deberán conducirse de forma transparente, imparcial y oportuna, acorde a los principios establecidos por el PNUD.

a) Elaborar solicitudes de contratos, enmiendas o finiquitos del personal de los proyectos, así como de las y los consultores y empresas contratadas.

b) Realizar trámites relacionados con los procesos de compras y adquisiciones, acorde a las indicaciones programáticas. Al respecto, deberá apoyar el control del inventario físico, vigilar el uso, funcionamiento y conservación del mobiliario y equipo bajo su responsabilidad, asegurando que los registros estén actualizados y se cuente con los resguardos correspondientes.

c) Llevar el control de viajes y talleres (tanto en términos de organización, como en temas de anticipos y comprobación).

d) Asistir al personal del proyecto y la Unidad en trámites relacionados con gestión de credenciales, cuentas de correo electrónico, accesos, reservaciones de espacios, entre otros. 

e) Asistir y aprobar las capacitaciones necesarias para garantizar el conocimiento y aplicación correcta de la normativa del PNUD.

3. Apoyar en procesos adquisiciones, licitaciones y de recursos humanos, los cuales deberán conducirse de forma transparente, imparcial y oportuna, acorde a los principios establecidos por el PNUD.

a) Apoyar en el monitoreo y realización de tareas operativas y logísticas necesarias para la efectiva implementación de las actividades.

b) Apoyar en la logística de la impartición de talleres para el fortalecimiento de capacidades cuando le sea solicitado.

c) Colaborar con las y los especialistas en la planeación y ejecución de seminarios, talleres y actividades (publicaciones, diseño, misiones, etc.) para que sean realizadas en tiempo y forma.

4. Trabajar de manera colaborativa con personal de la Unidad en temas relacionados con las actividades sustantivas: colaboraciones institucionales, iniciativas con gobiernos subnacionales, comunicación con aliados estratégicos, etc.

a) Asistir al personal programático para el desarrollo estratégico de las diversas iniciativas. 

b) Elaborar relatorías, minutas y documentos de trabajo a partir de los procesos en los que es responsable. 

c) Apoyar en las estrategias de difusión de las acciones y estrategias implementadas entre los diferentes sectores de la sociedad mexicana. 

d) Apoyar en las estrategias de acercamiento con gobiernos subnacionales y otras contrapartes para concretar colaboraciones y alianzas estratégicas.

5. Apoyar en el seguimiento financiero de los recursos asignados a las iniciativas de la Agenda 2030, guardando responsabilidad por cada donante y fuente de fondos.

a) Llevar un monitoreo y control mensual de la situación financiera y el ritmo del gasto.

b) Monitoreo de pagos solicitados.

c) Hará recomendaciones oportunas relacionadas al manejo presupuestal, proponiendo alternativas que permitan el uso eficaz y eficiente de los recursos.

6. Apoyar el desarrollo y el intercambio de conocimientos relevantes para el proyecto asignado.

a) Participar en la capacitación sobre procedimientos internos para el personal del proyecto y brindar apoyo en la organización de capacitaciones y otras actividades de desarrollo de capacidades, según sea necesario.

b) Realizar contribuciones significativas a las redes de conocimiento y comunidades de práctica.

c) Mantener registros organizados de los datos del proyecto, actividades de campo, estudios de caso, historias de interés humano, fotografías y otros documentos relevantes que puedan utilizarse para el intercambio de conocimientos y la promoción.

7. El titular desempeña otras funciones dentro de su perfil funcional que se consideren necesarias para el funcionamiento eficiente de la Oficina y la Organización.

Competencias

Logro de resultados, Nivel 1: Planifica y monitorea el trabajo propio, presta atención a los detalles, entrega trabajo de calidad en los límites establecidos.

Pensar Innovadoramente, Nivel 1: Tiene apertura a ideas creativas/riesgos conocidos, resuelve problemas de manera pragmática, realiza mejoras.

Aprender continuamente, Nivel 1 Tiene mente abierta y curiosidad, comparte conocimiento, aprende de los errores, pide retroalimentación. 

Adaptarse con Agilidad, Nivel 1: Se adapta al cambio, maneja la ambigüedad/incertidumbre de manera constructiva, es flexible.

Actuar con Determinación, Nivel 1: Muestra determinación y compromiso, capaz de responder calmadamente ante la adversidad, confiado.

Participar y Asociarse, Nivel 1: Demuestra compasión/entendimiento hacia los demás, forma relaciones positivas.

Facilitar la Diversidad e Inclusión, Nivel 1: Aprecia/respeta las diferencias, reconoce los sesgos inconscientes, confronta la discriminación.

Cualificaciones mínimas

Requisitos académicos mínimos 

• Educación secundaria es requerida. (Certificado de preparatoria).
• Estudios universitarios (nivel licenciatura) en Administración, Negocios, Relaciones Internacionales, Ciencias Políticas y Administración Pública, o áreas afines de las Ciencias Sociales será dada debida consideración, pero no es un requisito.

Años mínimos de experiencia relevante

• Mínimo 5 años (con educación secundaria) o 2 años (con licenciatura) en gestión y administración de proyectos relacionados.

Habilidades y competencias requeridas

• Experiencia demostrada para trabajar simultáneamente en varios temas, interpretación de datos y gestión de la información.
• Excelente dominio de herramientas de Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

Habilidades y competencias adicionales deseables

• Al menos 2 años de experiencia en actividades de planificación y organización de eventos.
•  Experiencia previa en el Sistema de Naciones Unidas.
• Experiencia en planificación y realización de eventos, talleres de formación, misiones, entre otros
• Capacidad demostrada de trabajar de forma eficaz y eficiente con base en resultados y con tiempos cortos de implementación.

Idiomas

Fluidez en español e inglés es requisito.

Equal opportunity

As an equal opportunity employer, UNDP values diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate and, as such, we encourage qualified applicants from all backgrounds to apply for roles in the organization. Our employment decisions are based on merit and suitability for the role, without discrimination. 

UNDP is also committed to creating an inclusive workplace where all personnel are empowered to contribute to our mission, are valued, can thrive, and benefit from career opportunities that are open to all.

Sexual harassment, exploitation, and abuse of authority

UNDP does not tolerate harassment, sexual harassment, exploitation, discrimination and abuse of authority. All selected candidates, therefore, undergo relevant checks and are expected to adhere to the respective standards and principles. 

Right to select multiple candidates

UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Scam alert

UNDP does not charge a fee at any stage of its recruitment process. For further information, please see www.undp.org/scam-alert.