Grants Coordinator

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 40 countries and 29 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you're a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.

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The Grants Coordinator, in collaboration with the Deputy Director of Programs (DDP), will provide strategic and operational direction, lead resource mobilization efforts to achieve annual growth targets, and support the diversification of funding from institutional donors & non-traditional funding sources to achieve IRC's strategic objectives in Burkina Faso. They will provide direct support to strategic growth opportunities, help strengthen systems compliance, donor reporting, strategic partnership management, and Communications and Advocacy to enhance IRC Burkina Faso's external & internal visibility. The Grants Co. will provide essential support in programmatic and budgetary monitoring, compliance with IRC and donor internal rules and regulations, & other key functions as required.

The Grants Co. will be based in Ouagadougou with visits to field sites, as security allows. 

Job overview

The Grants Co. will maintain a competitive position for continuity of IRC Burkina Faso's institutional funders, focusing on competitive funding mechanisms. They will define, monitor and update the status of funding & ensure that IRC is best positioned to pursue relevant opportunities. They’ll work with program coordinators to produce high quality reports for donors and will pay particular attention to meeting specific grant/donor requirements. They’ll be responsible for reinforcing the capacity of staffing involved in donor engagements initiatives to better equip them in developing and maintaining strong relationships with potential & current donors.

Main responsibilities

This position will also provide specific assistance in other dimensions of the grant management cycle, partnership, and communication such as:

• Provide guidance & leadership to the broader management team in strategic growth planning

• Serve as a resource to staff whose programs are funded for fiscal & programmatic compliance issues 

• Prepare and/or review information and reports for internal & external stakeholders

• Leverage IRC's competitive position & program results in attracting new funding, in collaboration with other functional teams

• Incorporate best practices into processes & proposals related to program growth

• Build relationships with current & potential donors & monitor donor trends, including the private sector & other non-traditional sources

• Develop/manage strategic partnerships, alliances and/or coalitions

• Plan& develop concept notes & proposals 

• Oversee grant management & compliance

• Support documentation of results, reports, advocacy papers 

• Provide communication oversight

• Support the implementation of Project Cycle Meetings (PCM)

• Contribute with the entire program team to the development & updating of the Strategic Action Plan (SAP) & its documents.

• Direct line manages a team of two (2) people, a Grants manager & a Business Development Manager while ensuring that the team is well organized, structured & mentored to best meet grants & program goals.

The work of the Grants Coordinator will be divided into six main areas of work:

1.Prepositioning 

• With support from Regional Business Development colleagues, research, analyze & plan for new funding opportunities, competitive intelligence, & IRC Burkina Faso’s competitive positioning on a continuous basis within the marketplace in a timely manner. 

• Support effective internal communication & information management processes to ensure access & use of Business Development information by relevant stakeholders within the organization, including maintaining an up-to-date opportunities matrix

• Work with the DDP, country Technical Coordinators & regional colleagues to identify international partners and negotiate IRC’s role in proposal consortia, ensuring a competitive position for IRC Burkina Faso that adheres to the organization’s partnership principles & strategic direction.

• In collaboration with the regional business development team, program team & the SMT, foster a culture of business development within the country program by contributing to the development and dissemination of standardized BD materials (learning resources, guidelines, tools & templates, & online information) & build capacity of country program staff on their application, through staff mentorship, modeling of good practices, & training.

• In coordination with Business Development colleagues, lead the country program’s functional teams to develop appropriate and effective fundraising & positioning strategies involving donor research and intelligence, product development, marketing, cultivation, & solicitation & stewardship, as needed

• Lead the country program’s opportunity pipeline tracking & analysis, including portfolio trends, proposal submissions and performance, & growth projections.

• Support key staff to develop and maintain key relationships with donors, collaborating organizations, & private sector actors with an eye toward opportunity identification, shared value creation, strategic alliance formation, & global brand positioning.

2.Planning and coordination of Proposals and Concept Note Development

• Provide strategic development guidance and/or supervise teams in opportunity analysis, planning, design, proposal writing and revision, & "after action reviews."  

• Assist or lead proposal development including traveling to field sites to work directly with program staff on design workshops & proposal development as requested 

• Draft high quality donor proposals & other grant documentation both as a lead writer & in collaboration with the Technical Coordinators, Program Managers & Technical Advisors, ensuring that IRC’s SAP priorities, & budgeting for M&E & other relevant guidelines are incorporated into proposals & projects.

• Provide internal reviews of technical and cost applications prepared by others, reviewing for clarity, responsiveness, presentation, compliance, in coordination with the program & operations teams.

• Manage the submission approval process through IRC’s electronic award management database, OTIS, & coordinate revisions to the proposal based on HQ feedback.

3.Grants Management & Compliance

• Develop and/or modify policies/procedures/systems in accordance with donors’ regulations & organizational needs and objectives with the support of the DDP & regional team.

• Develop and/or adapt and maintain grants management tools, such as funding trackers, reporting calendars, templates, compliance guideline documents; and ensure the team is aware of these timelines.

• Ensure relevant staff are aware of Project Cycle Meeting guidance & provide all donor compliance or other background needed in preparation for these meetings. 

• Support the Program and Operations teams in the preparation & follow-up of project cycle meetings and BVA meetings.

• Support production of donor reports & ensure that reports are of high quality & submitted on time

• Assist in preparations for external monitoring visits, reviews, audits, & cross-site evaluations & participate as appropriate.

• Build grant management capacity of field staff by facilitating training, and providing one-on-one follow up support, in report writing, proposal development & other topics.

• With support from regional team, address donor compliance questions from IRC Burkina Faso program & finance staff to ensure compliance with donor regulations. 

• In coordination with HQ, assist the Program and Operations team in preparing, reviewing and modifying memoranda of understanding & contracts of grant agreements as needed by the IRC Burkina Faso Country Program

• Ensure that electronic and hard copy files for each grant-funded project are up to date & ready to be used for tracking and reporting purposes.

• Conduct routine compliance reviews of grant programs.

4.Documentation of results, reporting and communication

• Work with relevant staff (Program Coordinators,  Communication & Advocacy Officer) to leverage IRC programmatic & operational results for marketing, positioning, direct fundraising purposes, including maintaining data on past performance and organization capacity, publications, dissemination, & donor visits.

• Participate in quarterly program reviews & evaluations to ensure systematic documentation of program’s best practices and lessons learned by program staff, maintain a centralized system with access by all staff & disseminate as needed.

• Conceptualize & oversee the production of appropriate visibility materials for the IRC Burkina Faso portfolio in collaboration with program and operations staff. This is likely to include the Annual Report & other interested parties, project & country fact sheets, sectoral and/or geographic focus brochures, past performance documentation, etc.

• In collaboration with the Programs & Operations teams & HQ communication team if required, establish effective systems to ensure timely reporting to donors, support other staff in understanding funder requirements & ensure reports themselves are in the correct format, & edit sections of reports as needed.

Working relationship

Line Manager: Deputy Director of Program

Under Supervision: Grants Manager and Business Development Manager

Indirect Reporting: Program Technical Coordinators, Deputy Directors of 

Finance and Operations, Senior Partnership manager

Others:  Internal IRC Staff; External IRC partners

Job requirements:

• Master's degree or equivalent in international affairs, international development or equiv.

• At least 5 years’ experience in an international organization in grants management & proposal development preferably in West Africa

• Previous experience in grant management and familiarity with the regulations, procedures and requirements of US, European (EDF, ECHO, EU SIDA, SV, DANIDA, BMZ, GFFO, KFW, AFD, SDC), UN (UNHCR, UNFPA, UNICEF, WFP, WHO) donors & private donors

• Previous successful experience in project development, proposal writing and reporting for public donors

• Good communicator with strong organizational, time management & analytical skills.

• Team management experience required

• Coordination position experience at a similar strategic organizational level highly appreciated

• Excellent interpersonal, cultural & diplomatic skills

• Strong writing & editing skills with attention to detail

• Flexibility to adapt to changing requirements

• Strong ability to mentor and build staff capacity

• Ability to manage multiple and competing priorities, meet demanding deadlines & work under pressure in volatile security environments

• Strong computer skills

• Fluency in spoken and written English and French required

• Previous experience with IRC would be an asset   

#LI-6

Le/La coordinateur.trice des subventions, en collaboration avec la directrice adjointe des programmes (DDP), fournira une orientation stratégique et opérationnelle, dirigera les efforts de mobilisation des ressources pour atteindre les objectifs de croissance annuels, et soutiendra la diversification du financement des donateurs institutionnels et des sources de financement non traditionnelles pour atteindre les objectifs stratégiques de l'IRC au Burkina Faso. Il/elle fournira un soutien direct aux opportunités de croissance stratégique, aidera à renforcer la conformité des systèmes, les rapports aux donateurs, la gestion des partenariats stratégiques, et les communications et le plaidoyer pour améliorer la visibilité externe et interne de l'IRC au Burkina Faso. Il/elle apportera un soutien essentiel au suivi programmatique et budgétaire, au respect des règles et règlements internes de l'IRC et des bailleurs de fonds, et à d'autres fonctions clés selon lles besoins.

Basé(e) à Ouagadougou avec de fréquentes visites sur le terrain, si la sécurité le permet.

Aperçu du poste 

Le/la coordinateur.trice maintiendra une position compétitive pour la continuité des bailleurs de fonds institutionnels de l'IRC Burkina Faso, en se concentrant sur les mécanismes de financement compétitifs. Il/elle définira, suivra et mettra à jour le statut du financement et s'assurera que l'IRC est le mieux positionné pour poursuivre les opportunités pertinentes. Il/elle travaillera avec les coordinateurs de programme pour produire des rapports de haute qualité pour les bailleurs de fonds et accordera une attention particulière au respect des exigences spécifiques des subventions/bailleurs de fonds.

Principales responsabilités

Ce poste fournira également une assistance spécifique dans d'autres dimensions du cycle de gestion des subventions, du partenariat et de la communication, telles que

• Fournir des conseils et un leadership à l'équipe de gestion élargie pour la planification de la croissance stratégique

• Servir de ressource pour le personnel dont les programmes sont subventionnés pour les questions de conformité fiscale et programmatique 

• Préparer et / ou réviser les informations et les rapports pour les parties prenantes internes et externes

• Tirer parti de la position concurrentielle d'IRC et des résultats du programme pour attirer de nouveaux financements en collaboration avec d’autres équipes fonctionnelles ;

• Incorporer les meilleures pratiques dans les processus et les propositions liés à la croissance du programme

• Établir des relations avec les bailleurs actuels et potentiels et surveiller les tendances des bailleurs, y compris le secteur privé et autres sources non traditionnelles

• Développer / gérer des alliances stratégiques et / ou des coalitions avec d'autres organisations/Gestion des sous-subventions  

• Planifier et élaborer des notes conceptuelles 

• Superviser les subventions et leur conformité

• Appuyer la documentation des résultats, rapports, notes de plaidoyer 

• Assurer la supervision de la communication. 

• Supporter le DDP dans l’implémentation des réunions sur le cycle de projet (PCM)

• Contribuer avec toute l’équipe programme au développement et mise à jour du plan d’action stratégique et des documents relatifs.

• Superviser une équipe de deux personnes, dont un gestionnaire des subventions et un responsable de développement de portfolio, en veillant à structurer, organiser et guider l’équipe afin qu’elle soit en mesure d’atteindre au mieux les objectifs des subventions et des programmes.

Le travail du/de la coordonnateur/trice des subventions sera divisé en six principaux domaines:

1.Pré-positionnement

• Avec l’appui des collègues de l’unité régionale en charge du développement de portefeuille, rechercher, analyser et planifier les nouvelles opportunités de financement, la veille concurrentielle et le positionnement concurrentiel de l'IRC Burkina Faso sur une base continue au sein du marché en temps opportun. 

• Soutenir des processus efficaces de communication interne et de gestion de l'information afin d'assurer l'accès et l'utilisation de l'information sur le développement des affaires par les parties prenantes pertinentes au sein de l'organisation, y compris le maintien d'une matrice d'opportunités à jour.

• Travailler avec le DDP, les coordinateurs techniques des pays et les collègues régionaux pour identifier les partenaires internationaux et négocier le rôle de l'IRC dans les consortiums de propositions, en assurant une position concurrentielle pour l'IRC Burkina Faso qui adhère aux principes de partenariat et à la direction stratégique de l'organisation.

• En collaboration avec l'équipe régionale de développement de portefeuille, l’équipe programme et le SMT, favoriser une culture de développement des propositions au sein du programme pays en contribuant au développement et à la diffusion de matériel de développement de propositions standardisés (ressources d'apprentissage, lignes directrices, outils et modèles, et informations en ligne) et renforcer les capacités du personnel du programme pays sur leur application, à travers le mentorat du personnel, la modélisation des bonnes pratiques et la formation.

• En collaboration avec les collègues de l’unité en charge du développement de portefeuille, diriger les équipes fonctionnelles du programme national afin de développer des stratégies appropriées et efficaces de collecte de fonds et de positionnement impliquant la recherche et l'intelligence des donateurs, le développement de produits, le marketing, la culture, la sollicitation et la gestion, selon les besoins.

• Diriger le suivi et l'analyse du pipeline d'opportunités du programme national, y compris les tendances du portefeuille, les soumissions de propositions et les performances, ainsi que les projections de croissance.

• Soutenir le personnel clé pour développer et maintenir des relations clés avec les donateurs, les organisations collaboratrices et les acteurs du secteur privé en vue d'identifier les opportunités, de créer une valeur partagée, de former des alliances stratégiques et de positionner la marque au niveau global.

2.Planifier et coordonner le développement des propositions et notes conceptuelles 

• Apporter des orientations en matière de développement stratégique pour guider et/ou superviser les équipes dans l’analyse des opportunités, la planification, la conception, la rédaction et révision de propositions, ainsi que les revues/bilan après actions.

• Assister ou superviser l’élaboration des propositions, y compris assurer le déplacement vers des sites sur le terrain pour travailler directement avec le personnel du programme à travers les ateliers de conception et d’'élaboration des propositions, si nécessaire.

• Rédiger des propositions et autres documents de subvention de haute qualité, en tant que rédacteur principal et en collaboration avec les coordonnateurs techniques, les gestionnaires de programme et les conseillers techniques, en s'assurant, que les priorités du plan d'action stratégique (PAS) et la budgétisation du M&E sont bien prises en compte dans les propositions et les projets.

• Produire une revue interne des propositions à la fois sur les aspects techniques et budgétaires préparées par d'autres membres du personnel, en examinant la clarté, la réactivité, la présentation et la conformité, en coordination avec les équipes du programme et des opérations.

• Gérer le processus d'approbation des propositions par le biais de la plateforme de gestion des subventions en ligne d’IRC -OTIS, et coordonner les révisions de la proposition en fonction des commentaires du siège. 

3.Gestion des subventions et conformité

• Développer et/ou modifier les politiques / procédures / systèmes conformément à la réglementation des donateurs et aux besoins et objectifs organisationnels, avec l’appui du DDP ainsi que l’équipe régionale.

• Développer et/ou adapter et maintenir des outils de gestion des subventions, tels que des outils de suivi de financement, des calendriers de rapports, des modèles et des documents de lignes directrices sur la conformité ; et s'assurer que l'équipe est au courant de ces délais,

• Assurer que le personnel concerné comprend des directives relatives aux réunions du cycle de projet, et fournir tous les éléments de conformité avec les donateurs ou autres éléments nécessaires à la préparation de ces réunions. 

• Appuyer les équipes du programme et des opérations dans la préparation et le suivi des réunions sur les cycles de projet et les réunions BVA.

• Appuyer la production des rapports aux bailleurs et s'assurer qu’ils soient de haute qualité et soumis à temps.

• Aider à la préparation des visites de suivi externes, des examens et des audits, et des évaluations intersites et participer si nécessaire.

• Renforcer la capacité de gestion des subventions du personnel de terrain en facilitant la formation et en fournissant un soutien de suivi individuel, dans la rédaction de rapports, le développement de propositions et d'autres sujets.

• Avec l’appui de l’équipe siège régionale, adresser les questions de conformité des bailleurs de fonds du programme IRC Burkina Faso et du personnel des finances pour assurer le respect de la réglementation des bailleurs de fonds.

• En collaboration avec le siège, aider l'équipe du Programme et des Opérations à préparer, réviser et modifier les protocoles d'accord et les contrats de conventions de subvention, selon les besoins du Programme pays de l'IRC au Burkina Faso.

• Assurer que les fichiers électroniques et papier pour chaque projet financé par une subvention soit tenus à jour par l’équipe à des fins de suivi et de production de rapports.

• Effectuer des revues de conformité systématiques des programmes de subvention

4.Documentation des résultats, rapportage et communication

• Travailler avec les staffs pertinents (Coordinateurs techniques, la responsable de communication et plaidoyer) pour tirer parti des résultats programmatiques et opérationnels de l'IRC à des fins de visibilité, de positionnement et de collecte de fonds directs, y compris le maintien et la diffusion des données sur les performances passées, la capacité organisationnelle, les publications et les visites des bailleurs. 

• Participer aux revues et aux évaluations trimestrielles des programmes afin d'assurer une documentation systématique des bonnes pratiques et des leçons apprises du programme par le personnel, maintenir un système centralisé auquel tout le personnel a accès et le diffuser, au besoin.

• Conceptualiser et superviser la production de matériels de visibilité/communication appropriés pour le portefeuille d’IRC Burkina Faso en collaboration avec le personnel du programme et des opérations. Cela comprendra le rapport annuel et d'autres parties intéressées, des fiches d'information sur les projets et le bureau pays, des brochures sectorielles et/ou géographiques, des documents de performance antérieurs, etc.

• En collaboration avec les équipes des programmes et des opérations, ainsi qu'avec les équipes de communication du siège lorsque nécessaire, établir des systèmes efficaces pour informer les donateurs en temps opportun, aider les autres membres du personnel à comprendre les exigences des bailleurs de fonds et veiller à ce que les rapports soient dans le bon format et modifier les sections selon les besoins.

Principales relations de travail

- Superviseur Hiérarchique : Directrice Adjointe aux Programmes 

- Position sous supervision directe : Business Development Manager

- Rapport indirect : Coordinateurs techniques des programmes, Directrice Adjointe aux Finances et Directeur adjoint aux Opérations, Gestionnaire principal/e des Partenariats 

- Autres contacts : Internes : Staff IRC Externes : Partenaires d’IRC

Exigences du poste

• Maîtrise ou équivalent dans les affaires internationales, le développement international ou équivalent

• Au moins 5 ans d'expérience dans une organisation internationale dans la gestion des subventions et le développement de proposition de préférence en Afrique de l’Ouest.

• Expérience préalable en matière de gestion de subventions et familiarité avec les règlements, procédures et exigences des bailleurs américains, européens (FCDO, ECHO, EU, SIDA, SV, DANIDA, BMZ, GFFO, KFW, AFD, CDCS, SDC), des Nations Unies (HCR, FNUAP, UNICEF, PAM, OMS) ainsi que les donateurs privés,

• Expérience antérieure réussie en développement de projets, rédaction de propositions et de rapports pour les bailleurs publics,

• Bon/ne communicateur.trice doté/e d'une forte gestion organisationnelle, de gestion du temps et de compétences analytiques ;

• Expérience en gestion d’équipe requise

• Expérience dans un poste de coordination et/ou a un niveau organisationnel stratégique similaire très apprécié

• Excellentes compétences interpersonnelles, culturelles et diplomatiques

• Forte maîtrise de l'écriture et de l'édition avec une attention particulière aux détails,

• Flexibilité pour s'adapter aux exigences changeantes,

• Forte capacité à conseiller et à renforcer les capacités du personnel ;

• Capacité à gérer les priorités multiples et concurrentes, respecter des délais exigeants et travailler sous pression dans des environnements de sécurité instables ;

• Connaissances informatiques solides,

• Maîtrise de l'anglais et du français, parlé et écrit, essentielle ;

• Précédente expérience avec l’IRC serait un atout

Standard of Professional Conduct:The IRC and the IRC workers must adhere to the values and principles outlined in the IRC Way – our Code of Conduct. These are Integrity, Service, Accountability, and Equality.