Logistics Business Support Assistant - Funds Management & invoice processing

DEADLINE FOR APPLICATIONS

WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.

ABOUT WFP

The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.

At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP's values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.

To learn more about WFP, visit our website: https://www.wfp.org and follow us on social media to keep up with our latest news: YouTube, LinkedIn, Instagram, Facebook, Twitter, TikTok.

WHY JOIN WFP? 

• WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.

• WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.

• WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.

• A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.

• We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).

Ceci est une republication d'annonce.

Par conséquent, tout candidat ayant déjà postulé à cette offre est invité à ne pas soumettre à nouveau sa candidature afin d'éviter toute duplication.

Les femmes qualifiées et les personnes en situation de handicap sont vivement encouragées à postuler.

Le PAM recherche des candidats  intègres et  professionnelles partageant nos principes humanitaires.
La sélection du personnel se fait sur une base concurrentielle et nous nous engageons à promouvoir la diversité et l'équilibre entre les sexes.

📢 Titre du poste: Assistant(e) de gestion logistique – Gestion des Fonds & Facturation

✨ Type de contrat et Grade: Fixed Term, Services Généraux niveau 4

📧 Duration: 1 an

✅ Unité / Division: Supply Chain (Chaine d'approvisionnement)

📍  Lieu d'affectation : Port-au-Prince

⏰ Date de clôture: 03 Mai 2025

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CONTEXTE ET OBJECTIF DU POSTE :
Sous la supervision générale du Directeur de pays et du Responsable de l’unité de la Chaine d’Approvisionnement, et sous la supervision directe de l’Officier Logistique en charge de la gestion des fonds, le Business Support logistique assure une assistance technique permettant de planifier et de suivre la gestion des activités de facturation pour l’unité.
L’objectif du poste est d'assurer une exécution des tâches courantes d'aide à la gestion dans le domaine de la gestion des fonds et du traitement des factures pour contribuer à une fourniture efficace des services.

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS :

1. Gérer le processus de traitement des factures dans WINGS depuis la création du PO/SES/GRN jusqu’à la transmission de la demande de paiement à l’unité Finance (Transport/ Entrepôts/Ports).

2. Servir de point focal de la création des PR et des MPO pour la logistique.

3. Préparer les ‘’payment request’’ dans LESS pour les factures de transport.

4. Créer des SES temporaires pour les services logistiques à la fin de chaque mois (en conformité avec IPSAS).

5. Faire un suivi particulier des factures sous sa responsabilité datant de plus de 15 jours.

6. Faire le suivi et assurer la liaison avec les unités Commodity Accounting, les magasins, Procurement, Finance et les prestataires de services logistiques pour les questions relatives aux factures.

7. Archiver les copies de paiements acheminées aux finances.

8. Aider à réunir des informations en provenance de diverses sources pour établir des états budgétaires, comptables, financiers et statistiques.

9. Assurer un suivi mensuel des prévisions de dépenses et communiquer des rapports sur les dépenses afin de faciliter la prise de décision en connaissance de cause.

10. Répondre à diverses questions techniques et demandes de support en respectant les procédures standard et en cherchant conseil si nécessaire pour traiter rapidement et précisément toutes les demandes d'information avec un grand souci du service à la clientèle.

11. Effectuer toutes les autres tâches qui lui sont assignées par son superviseur ou le chef de l’unité Chaine d’Approvisionnement.

NIVEAU DE QUALIFICATION ET D’EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE MINIMAL REQUIS :

Formation :

Titulaire d'un diplôme d'études secondaires.

Un certificat d’études post-secondaires dans le domaine fonctionnel considéré est souhaitable.

Expérience souhaitée :
Au moins quatre ans d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le domaine du traitement des factures et de la gestion des fonds, assortis d’une expérience du travail administratif.

Connaissances et compétences :
• Savoir manipuler efficacement Microsoft Excel, notamment en utilisant les fonctions avancées, les tableaux croisés dynamiques et les outils de visualisation de données.
• Avoir contribué aux analyses portant sur la performance budgétaire.
• Avoir contribué à la collecte de données sur les filières d'approvisionnement.
• Aptitude à recueillir et à regrouper les informations permettant au PAM de prendre des décisions liées aux opérations.
• Aptitude à faire preuve de tact et de courtoisie lors des échanges d'informations avec les collègues et les fournisseurs.

Connaissances linguistiques :
Maîtrise du français (niveau C) et du créole haïtien.

La connaissance de l’anglais est un atout.

NB: Les coordonnées des personnes / institutions cités en référence dans le CV devront contenir une adresse électronique, et numéro de téléphone valide.

le PAM ne demande aucun paiement avant, pendant ou après le processus de recrutement. Veuillez n'engager aucun frais envers une personne ou institution visant à faciliter ou promouvoir votre candidature. Toute communication vous sera faite par le billet de nos canaux formels de communication.

Le bureau PAM-Haïti vous remercie et vous souhaite bonne chance.

WFP LEADERSHIP FRAMEWORK (Cadre de Leadership)

Le cadre de leadership du PAM guide les normes communes de comportement qui guident la manière dont nous travaillons ensemble pour accomplir notre mission.

Click here to access WFP Leadership Framework

AMÉNAGEMENTS RAISONNABLES

Le PAM s'engage à soutenir les personnes handicapées en leur proposant des aménagements raisonnables tout au long du processus de recrutement. Si vous avez besoin d'un aménagement raisonnable, veuillez contacter : global.inclusion@wfp.org

CLAUSE DE NON-RESPONSABILITÉ CONCERNANT L'ABSENCE DE FRAIS

Les Nations unies ne demandent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d'entretien, de test ou autre dans le cadre du processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une invitation à payer des frais, n'en tenez pas compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, les logos, les noms et les adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé de faire preuve d'une grande prudence lorsque vous communiquez des informations personnelles sur le web.

RAPPELS AVANT DE SOUMETTRE VOTRE CANDIDATURE

Nous vous recommandons vivement de veiller à ce que votre profil soit exact et complet, et qu'il comprenne votre dossier professionnel, vos qualifications académiques, vos compétences linguistiques et votre grade ONU (le cas échéant).

-Une fois votre profil complété, veuillez postuler et soumettre votre candidature.

-Veillez à télécharger votre CV professionnel en anglais.

-Veuillez noter que les seuls documents que vous devrez soumettre à ce stade sont votre CV et votre lettre de motivation.

-Des documents supplémentaires tels que passeport, lettres de recommandation, certificats d'études, etc. pourront éventuellement être demandés ultérieurement.

-Veuillez nous contacter à l'adresse global.hrerecruitment@wfp.org si vous rencontrez des difficultés pour soumettre votre candidature.

-Seuls les candidats présélectionnés seront informés.

WFP LEADERSHIP FRAMEWORK

WFP Leadership Framework guides to the common standards of behavior that guide HOW we work together to accomplish our mission.

Click here to access WFP Leadership Framework

REASONABLE ACCOMMODATION

WFP is committed to supporting individuals with disabilities by providing reasonable accommodations throughout the recruitment process. If you require a reasonable accommodation, please contact:  global.inclusion@wfp.org

NO FEE DISCLAIMER

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION

• We strongly recommend that your profile is accurate, complete, and includes your employment records, academic qualifications, language skills and UN Grade (if applicable).

• Once your profile is completed, please apply, and submit your application.

• Please make sure you upload your professional CV in the English language

• Kindly note the only documents you will need to submit at this time are your CV and Cover Letter

• Additional documents such as passport, recommendation letters, academic certificates, etc. may potentially be requested at a future time

• Please contact us at global.hrerecruitment@wfp.org in case you face any challenges with submitting your application

• Only shortlisted candidates will be notified

All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.

No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.