Assistente de Projetos - 2 vagas (Office-based)

A Unidade de Desenvolvimento Ambientalmente Sustentável oferece consultoria técnica e política, além de supervisão projetos ambientais, financiados pelo GEF, GCF e FML. No contexto do Protocolo de Montreal (PM), criado para proteger a camada de ozônio, o FML é o mecanismo financeiro que apoia países em desenvolvimento, como o Brasil, para eliminação do consumo de Substâncias Destruidoras do Ozônio (SDOs). O cronograma para eliminar o consumo de hidroclorofluorcarbonos (HCFCs) inclui reduções anuais, com meta de eliminação total em 2030.

O Programa Brasileiro de Eliminação dos HCFCs (PBH), coordenado Ministério do Meio Ambiente e Mudança do Clima (MMA), definiu ações em três etapas. Nas Etapas I1 e II2 o país eliminou 220,3 toneladas (t) de Potencial de Destruição do Ozônio (PDO) de HCFCs até o ano de 2015 e 464,06 t PDO de HCFCs até 2023, por meio de conversões
industriais e assistência técnica nos setores de espuma de poliuretano e refrigeração/ar condicionado (RAC). Na Etapa III3, até 2030, o objetivo é eliminar o consumo de 575,65 t PDO no setor de serviços, promovendo a gestão de bancos de HCFC-22 e o uso seguro de fluidos refrigerantes alternativos de baixo GWP.

Adicionalmente, com a promulgação da Emenda de Kigali, o Brasil iniciará a redução do consumo de HCFs. A fase preparatória entre 2024 e 2025 irá avaliar o uso dessas substâncias e suas alternativas de baixo GWP. O PNUD foi designado como agência líder para implementar o PBH e a fase preparatória do KIP, estabelecendo uma Unidade de Implementação e Monitoramento para prestar assistência técnica e operacional especializada para execução de ações aprovadas pelo Comitê Executivo do FML.

Deveres e responsabilidades

O presente Termo de Referência tem por objetivo estabelecer os parâmetros para a seleção de dois (2) candidatos para atuar como Assistentes de Projeto, bem como descrever as atividades que estarão sob a responsabilidade destes candidatos. Os/As candidatos irão atuar no regime office based, em Brasília, e deverão ter disponibilidade
para viagem a outras localidades para apoiar na implementação do projeto. Os/As candidatos serão responsáveis por prestar assistência operacional à implementação dos projetos do Protocolo de Montreal implementados no Brasil pelo PNUD, incluindo, mas não se restringindo a:

1. Prestar assistência e apoiar na disponibilização/organização de informações administrativas e operacionais dos projetos que auxiliem a Coordenação da UIM na/o:

a) preparação de revisões gerais e substantivas dos projetos no sistema Quantum, de relatórios financeiros do sistema Quantum para apoiar na elaboração de relatórios de progressos ao doador e ao Comitê de Acompanhamento dos Projetos (CAP); de planos de ação anuais, planos de compras anuais;

b) criação de requisições de compras e acompanhamento dos processos, conduzir processos de licitação simplificada de acordo com as regras do PNUD (Canvass), monitorar a efetivação do pagamento solicitado, inclusive providenciar documentação complementar ou submissão nova para solicitação de pagamento; sempre que necessário,

c) organização e atualização de arquivos eletrônicos e físicos, aquisição de material de escritório, monitoramento dos contratos do common service, controle de entradas e saídas de correspondências protocoladas e/ou registradas pelo registro ou ECT, reservas de sala de reunião, registros de entrada de consultores, representantes de empresa ou funcionários do MMA/IBAMA/outros no prédio do PNUD, preparação de correspondências e memorandos internos ou externos; entre outras tarefas correlatas;

d) preparação de respostas às auditorias internas e externas dos projetos de cooperação técnica, manter a documentação necessária arquivada;

2. Prestar assistência operacional para a realização de reuniões tripartites; reuniões técnicas locais ou externas, organização e realização de treinamentos, encontros técnicos, seminários, entre outros, providências relacionadas às viagens, transportes urbanos e hospedagens de convidados nacionais e internacionais;

3. Prestar assistência operacional na preparação de estratégias, propostas de novos projetos e documentos a serem apresentados ao doador, compilar dados relevantes, apoiar na elaboração de propostas de orçamento de novos projetos, conforme necessário;

4. Acompanhar os processos de recrutamento de Recursos Humanos pertinentes aos Projetos do Protocolo de Montreal, apoiar os novos contratados nos trâmites de admissão (obtenção de crachá funcional, providências junto a TI, entre outros);

5. Acompanhar os processos de contratação de consultorias nacionais e internacionais e monitorar a execução dos contratos de consultorias nacionais e internacionais no âmbito dos Projetos do Protocolo de Montreal – Produto: Gestão de Projeto:

a) elaborar ou apoiar na elaboração de Termos de Referência com as especificações dos serviços a serem contratados, acompanhar o andamento do processo no Common Back Office (CBO) monitorar o recebimento de resposta, realizar triagem inicial de documentação recebida e preparar solicitações de diligência relacionadas às documentações obrigatórias apresentadas pela empresa (caso necessário), apoiar a CBO na preparação da documentação de suporte para submissão dos pedidos às instâncias pertinentes do Advisory Committee on Procurement (ACP), atuar em coordenação com o(a) Coordenação da UIM na preparação de resposta a eventuais questionamentos das instâncias pertinentes do ACP, acompanhar as atividades desenvolvidas pela CBO para garantir a execução do processo nos prazos estabelecidos nos Standard Operations Procedures (SOP),

b) acompanhar os prazos de entrega de produtos, alertando consultores contratados e a Coordenação da UIM sobre problemas identificados que possam resultar no não cumprimento dos prazos estabelecidos em contrato, apoiar na realização da revisão, análise para a aprovação dos produtos das consultorias contratadas pelo projeto, visando garantir a qualidade e a consistência com as metodologias do PNUD;

6. Acompanhar os processos licitatórios nacionais e internacionais e monitorar a execução dos contratos de aquisição de bens e/ou prestação de serviços no âmbito dos Projetos do Protocolo de Montreal – Produto: Gestão de Projeto:

a) elaborar ou apoiar a elaboração dos Termos de Referência com as especificações dos bens e serviços a serem contratados, acompanhar andamento do processo no CBO, monitorar o recebimento de resposta, realizar triagem inicial de documentação recebida e preparar solicitações de diligência relacionadas às documentações obrigatórias apresentadas pela empresa (caso necessário), apoiar a CBO na preparação da documentação de suporte para submissão dos pedidos às instâncias pertinentes do Advisory Committee on Procurement (ACP), atuar em coordenação com o(a) Coordenação da UIM na preparação de resposta a eventuais questionamentos das instâncias pertinentes do ACP, acompanhar as atividades desenvolvidas pela CBO para garantir a execução do processo nos prazos estabelecidos nos Standard Operations Procedures (SOP);

b) acompanhar os prazos de entrega de bens e serviços, alertando empresas contratadas e a Coordenação da UIM sobre problemas identificados que possam resultar no não cumprimento dos prazos estabelecidos em contrato, apoiar na realização da revisão, análise para a aprovação das entregas de bens e serviços contratados pelo projeto, visando garantir a qualidade e a consistência com as metodologias do PNUD;

Os resultados-chave esperados para este posto visam garantir a qualidade, eficiência e efetividade na implementação dos projetos, de forma alinhada com as metas e prioridades acordadas pelo PNUD e pelos parceiros. O titular desempenha outras funções dentro do seu perfil funcional que considere necessárias ao bom funcionamento do Projeto.

Competências
 

• Alcançar resultados - NÍVEL 1: Planeja e monitora seu próprio trabalho, presta atenção aos detalhes, entrega trabalho de qualidade dentro do prazo.
• Pensar de forma Inovador - NÍVEL 1: Aberto a ideias criativas/riscos conhecidos, é um solucionador de problemas pragmático, faz melhorias.
• Aprender Continuamente - NÍVEL 1: Mente aberta e curiosa, compartilha conhecimento, aprende com os erros, pede feedback.
• Adaptar com agilidade - NÍVEL 1: Adapta-se à mudança, lida construtivamente com a ambiguidade/incerteza, é flexível.
• Agir com Determinação  - NÍVEL 1: Demonstra determinação e motivação, mantém a calma diante da adversidade, confiante.
• Engajar e fazer Parcerias - NÍVEL 1: Demonstra compaixão e compreensão para com os outros, forma relacionamentos positivos.
• Promover Diversidade e Inclusão - NÍVEL 1: Valoriza e respeita as diferenças, está consciente de vieses inconsciente, enfrenta a discriminação.

Competências multifuncionais e técnicas

Desenvolvimento de Negócios / Design de Inteligência Coletiva:

• Capacidade de reunir grupos diversos de pessoas, dados, informações, ideias e tecnologias para resolver problemas e projetar soluções ou serviços. Conhecimento e compreensão dos princípios, metodologias e práticas de Design de Inteligência Coletiva.

Direção e estratégia de negócio / Pensamento Estratégico:

• Desenvolver estratégias eficazes e planos prioritários alinhados com a missão e os objetivos do PNUD, baseando-se em uma análise sistêmica de desafios, oportunidades e riscos potenciais; conectar a visão geral à realidade no campo para criar soluções tangíveis e direcionadas; aprender a partir de diversas fontes para antecipar e responder de forma eficaz às tendências atuais e futuras; demonstrar capacidade de previsão.

Gestão de Negócios / Gestão de Parcerias:
 

• Construir e manter parcerias com uma ampla rede de stakeholders, incluindo governos, sociedade civil, parceiros do setor privado, especialistas e outros, alinhados com a estratégia e políticas do PNUD.

Gestão de Negócio / Gestão de Projetos:

• Capacidade de planejar, organizar, priorizar e controlar recursos, procedimentos e protocolos para alcançar objetivos específicos.

Gestão de Negócios / Gestão de Recursos:

• Alocar e utilizar recursos de maneira estratégica ou tática, alinhados às necessidades e prioridades de negócios, e aos princípios de responsabilidade e integridade.

Administração e Operações / Gerenciamento de Eventos (Incluindo Retiros, Treinamentos e Reuniões): 

• Capacidade de gerenciar eventos, incluindo identificação de locais, acomodações, logística, catering, transporte e desembolsos em dinheiro, entre outros.

Administração e Operações / Gestão de Documentos e Registros: 

• Gestão geral de documentos (físicos ou eletrônicos); políticas de registro e retenção, incluindo armazenamento e arquivamento..

Habilidades e experiência necessárias

Requisitos mínimos de educação:

• Diploma de Ensino Médio completo é requerido.
• Diploma Universitário (Ensino Superior) em Administração, Ciências Sociais, Geografia, Economia, e áreas afins será dada a devida consideração, mas não é um requisito.

Anos mínimos de experiência profissional relevante:

• Mínimo de 5 anos (para Ensino Médio) ou 2 anos (para Ensino Superior) de experiência em gestão operacional de projetos de cooperação técnica.

Habilidades necessárias:

• Conhecimento e/ou experiência prévia no sistema operacional e financeiro utilizado pelo PNUD: Quantum;
• Experiência na organização logística de reuniões, seminários, capacitações, treinamentos, encontros técnicos e workshops.

Habilidades desejadas, além das competências abordadas na seção Competências:

• Experiência em planejamento, gestão e/ou implementação de projetos na área de meio ambiente e/ou mudanças climáticas e /ou Protocolo de Montreal;
• Experiência em monitoramento de atividades decorrentes de contratos, projetos e/ou acordos (preparação de documentos, análise de propostas, monitoramento do contrato, etc.);
• Experiência com métodos e organização, registro de informações, produção de relatórios e outros documentos para gestão de projetos;
• Conhecimento em informática (pacote office) e sistematização de dados e informações, domínio nas ferramentas Sharepoint, Microsoft Teams, Zoom e outras ferramentas digitais;
• Certificação Nível 2 do Introductory Certificate in Public Procurement - UNDP/CIPS.

Idiomas exigidos:

• Fluência em português é requerido;
• Conhecimento básico em inglês é desejável.

Certificados Profissionais:
Certificação Nível 1 do Introductory Certificate in Public Procurement - UNDP/CIPS é obrigatório.

Equal opportunity

As an equal opportunity employer, UNDP values diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate and, as such, we encourage qualified applicants from all backgrounds to apply for roles in the organization. Our employment decisions are based on merit and suitability for the role, without discrimination. 

UNDP is also committed to creating an inclusive workplace where all personnel are empowered to contribute to our mission, are valued, can thrive, and benefit from career opportunities that are open to all.

Sexual harassment, exploitation, and abuse of authority

UNDP does not tolerate harassment, sexual harassment, exploitation, discrimination and abuse of authority. All selected candidates, therefore, undergo relevant checks and are expected to adhere to the respective standards and principles. 

Right to select multiple candidates

UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Scam alert

UNDP does not charge a fee at any stage of its recruitment process. For further information, please see www.undp.org/scam-alert.