Administrative Associate (Asociado/a de Administración) - [Open to all applicants]

Tenga en cuenta el grupo correspondiente (Tier) indicado en el título de la vacante y asegúrese de tener el contrato aplicable según se define a continuación:

• Grupo 1 (Tier 1): Personal de UNDP/ UNCDF/ UNV con nombramientos permanentes (PA) y a plazo fijo (FTA) (definidos como candidatos “internos”).
• Grupo 2 (Tier 2): Personal de UNDP/ UNCDF/ UNV con nombramientos temporales (TA) y personal con contratos PSA regulares.
• Grupo 3 (Tier 3): Todos los demás tipos de contrato de UNDP/ UNCDF/ UNV y otras agencias, así como otros candidatos externos.

• Cumplimiento total de las normas y reglamentos del PNUD y otras políticas pertinentes sobre el sistema de registro / presentación de informes financieros; implementación de controles internos efectivos, funcionamiento adecuado de un sistema de gestión de recursos financieros orientado al cliente.
• Cumplimiento total de los requerimientos de los donantes como entes financiadores del sistema de registro / presentación de informes financieros; implementación de controles internos efectivos, funcionamiento adecuado de un sistema de gestión de recursos financieros orientado al cliente.
• Suministro de insumos para la implementación de estrategias de ahorro y reducción de costos en consulta con la Coordinación del Proyecto.

• Coordinación con el/la Analista de proyecto y apoyo para las actividades planificadas.
• Presentación de información para formulación de planes de trabajo del proyecto (Plan de Trabajo Anual), presupuestos, propuestas sobre arreglos de implementación y modalidades de ejecución.
• Seguimiento a la implementación rutinaria de proyectos y al uso de recursos financieros.
• Seguimiento e informes de los recursos disponibles mediante la realización de las siguientes tareas:
  • Revisa los documentos del proyecto firmados y aprobados.
  • Revisa permanentemente la disponibilidad de efectivo.
  • Mantiene la documentación de contribuciones / cuentas por cobrar.
  • Elabora el Memo de recibo de efectivo con información de la fuente de ingresos / fondo o proyectos adecuados de manera oportuna.
• Implementación del mecanismo de control del proyecto mediante el seguimiento a la ejecución, y la elaboración de modificaciones presupuestarias según sea permitido por el financiador.
• Seguimiento y presentación de informes sobre los recursos movilizados en campo.
• Elaboración de informes a requerimiento de el/la Analista de proyecto.
• Verificación de la precisión de los informes de entrega combinados trimestralmente, realizando acciones correctivas oportunas sobre datos erróneos en el Sistema
• Sistematización y suministro de información para auditorías del proyecto.
• Implementación de recomendaciones de auditoría.
• Preparación de la información para la recuperación de costos de los servicios prestados por el PNUD.
• Contribuir al cierre operativo y financiero de los proyectos, sistematizando la información administrativa, financiera y técnica y concluir con el proceso de cierre en el sistema en coordinación con el área técnica y de programas.

• Control adecuado de los documentos de respaldo para pagos e informes financieros del proyecto.
• Supervisión del registro de proveedores en el Sistema de acuerdo con las necesidades del proyecto.
• Mantenimiento del sistema de control interno de gastos que asegura que los comprobantes procesados se cotejan y completan, las transacciones se registran y contabilizan correctamente en el sistema; y los pagos están debidamente preparados y procesados.
• Elaboración/revisión de proceso de adquisición y contratación de montos menores, asegurándose que cumplen los estándares de transparencia, equidad, oportunidad, competencia efectiva integridad, y valor por el dinero.
• Elaboración/revisión de términos de referencia y especificaciones técnicas para procesos de contratación y adquisición, que cumplan con los estándares establecidos por el PNUD.
• Seguimiento a los procesos de adquisición y contratación establecidos en los planes de ejecución, siguiendo los procedimientos establecidos por la normativa del PNUD.
• Seguimiento a las solicitudes de viaje, que sean debidamente procesadas desde su inicio hasta su cierre en tiempos razonables y oportunos.
• Supervisión de los Anticipos de Fondos, desde su desembolso hasta su cierre de manera oportuna y en los tiempos establecidos.
• Revisión y control de los descargos de Anticipos de Fondos asegurando su correcta presentación y respaldo, siguiendo las normas establecidas por el PNUD.
• Organización / coordinación de la logística de las actividades del proyecto: talleres, reuniones, actividades de campo y otros eventos.
• Mantenimiento de los archivos virtuales y físicos de la documentación del proyecto, asegurándose de que sean coherentes, completos y organizados.
• Supervisión y control de inventarios de almacenes y activos fijos del proyecto y elaboración de reportes semestrales actualizados.
• Asegurar el mantenimiento oportuno de los equipos del proyecto y la actualización de pólizas de seguro.
• En los casos que apliquen, dar seguimiento a los trámites aduaneros y liberación de impuestos.

• Adquisición e intercambio sistemático de conocimientos y experiencias relacionados con la gestión de programas.
• Organización de capacitaciones para el personal del proyecto sobre temas relacionados con programas / operaciones.
• Sistematización de lecciones aprendidas y mejores prácticas en financiamiento de programas.
• Contribución sólida a las redes de conocimiento de la oficina en Bolivia y comunidades de práctica.

• LOGRAR RESULTADOS - NIVEL 2: Escala soluciones y simplifica procesos, alcanza un balance entre rapidez y precisión al hacer el trabajo.
• PENSAR INNOVADORAMENTE - NIVEL 2: Ofrece nuevas ideas/tiene apertura a nuevas aproximaciones, demuestra pensamiento sistémico/integrado.
• APRENDER CONTINUAMENTE - NIVEL 2: Sale de la zona de confort, aprende de los demás y apoya su aprendizaje.
• ADAPTARSE CON AGILIDAD - NIVEL 2: Adapta procesos/aproximaciones a nuevas situaciones, involucra otros en el proceso de cambio.
• ACTUAR CON DETERMINACIÓN - NIVEL 2: Capaz de perseverar y lidiar simultáneamente con múltiples fuentes de presión.
• PARTICIPAR Y ASOCIARSE - NIVEL 2: Es un facilitador/integrador, une a las personas, construye/mantiene coaliciones/alianzas.
• FACILITAR LA DIVERSIDAD Y LA INCLUSIÓN - NIVEL 2: Facilita conversaciones para concertar diferencias, considera opiniones en el proceso de toma de decisiones.

• DIRECCIÓN Y ESTRATEGIA INSTITUCIONAL
  • PENSAMIENTO SISTÉMICO: Capacidad para recurrir al juicio y a un análisis objetivo de problemas para comprender cómo los elementos interrelacionados coexisten dentro de un proceso o sistema general, así como para analizar cómo la alteración de un elemento puede repercutir en otras partes del sistema.
• DESARROLLO INSTITUCIONAL
  • DISEÑO DE INTELIGENCIA COLECTIVA: Capacidad para reunir a diversos grupos de personas, datos, información, ideas y tecnología para resolver problemas y diseñar soluciones o servicios. Conocimiento y comprensión de los principios, la metodología, el diseño y las prácticas de la inteligencia colectiva.
• GESTIÓN INSTITUCIONAL
  • MONITOREO Y EVALUACIÓN: Capacidad para monitorear sistemáticamente los resultados de las estrategias, los programas y las actividades con el fin de verificar que se estén llevando a cabo eficazmente. Aptitud para proporcionar a los directivos y a las principales partes interesadas retroalimentación e informes periódicos sobre la coherencia o discrepancia entre las actividades previstas, la gestión del programa y los resultados obtenidos. Capacidad para evaluar de manera independiente la gestión y los resultados de estrategias, programas y actividades, siguiendo criterios y referencias establecidos, y al mismo tiempo considerar las necesidades y preocupaciones de los clientes, tanto actuales como futuros. Conocimiento y comprensión de los marcos, los conceptos, las metodologías, los sistemas, los procesos y las herramientas de seguimiento y evaluación. Capacidad para emitir un juicio independiente con base en los criterios y puntos de referencia establecidos. Capacidad para anticiparse a las necesidades y preocupaciones del cliente.

• ADQUISICIONES
  • GESTIÓN DE CONTRATOS: Conocimiento de los conceptos, principios y métodos de la gestión de contratos, así como la capacidad de aplicarlos en situaciones estratégicas o prácticas.
• FINANZAS
  • GESTIÓN PRESUPUESTARIA: Capacidad para manejar los aspectos presupuestarios del proceso de planificación del trabajo, la elaboración y gestión de los presupuestos de los equipos.

• Educación Secundaria (Bachiller) es requisito.
• Estudios universitarios (Licenciatura universitaria) en Administración de Empresas, Contabilidad, Auditoría, Ingeniería financiera y/o ramas afines será dada debida consideración pero no son obligatorios.
• Estudios universitarios avanzados (Maestría o equivalente) en el área administrativa financiera, será considerada favorablemente.

• Minimo 7 años (con educación secundaria) o 4 años (con Licenciatura universitaria) de experiencia específica en administración financiera y/o gestión presupuestaria en la cooperación internacional, empresas públicas y/o privadas, es requisito.

• Manejo en sistemas ERP (planificación de recursos empresariales por sus siglas en inglés) a nivel usuario.

• Experiencia en procedimientos de adquisiciones de bienes y servicios, será valorada favorablemente.
• Experiencia en el área de medio ambiente en dependencias administrativas, será valorada favorablemente.
• Experiencia en procedimientos administrativos/ financieros / de adquisiciones en el Sistema de Naciones Unidas, será valorada favorablemente.
• Conocimiento de software financiero y de gestión.
• Conocimiento de normas, regulaciones financieras y contables nacionales.
• Conocimiento de Microsoft Office y Windows.
• Excelentes habilidades de comunicación, orales y escritas.
• Habilidades de trabajo en red y en comunicación.
• Habilidad para participar en reuniones internas y externas relacionadas con la temática.
• Promover un ambiente de aprendizaje facilitando el desarrollo individual y de equipo.
• Espíritu creativo, dinámico, no confrontacional y con capacidad de trabajo en equipo.

• Fluidez en español (es requisito).