Sr Project coordinator SERVIR Mali-Burkina Faso
Ouagadougou
- Organization: IRC - International Rescue Committee
- Location: Ouagadougou
- Grade: Mid level - Mid level
-
Occupational Groups:
- Project and Programme Management
- Managerial positions
- Closing Date:
The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 40 countries and 29 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you're a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.
Please scroll down to also view in French.
IRC has been operating in Mali since April 2012 in response to the consequences of armed conflict and political instability. These events led to the massive displacement of populations toward the central and southern regions, significantly worsening the living conditions and livelihoods of the most vulnerable households. Despite the fact Humanitarian access remains a continuous challenge, IRC is active in the northern, central, and southern regions of the country, implementing multisectoral programs in health, nutrition, education, water, hygiene and sanitation, protection, economic recovery and development, governance, and emergency response. All activities are carried out with a strong emphasis on community engagement and participation to ensure the relevance, effectiveness, and sustainability of its interventions.
In Burkina Faso, IRC launched its first phase of emergency response programming in the city of Djibo in April 2019, with mainly WASH activities. Then, IRC acquired funding from various donors to cover humanitarian assistance to people affected by the crisis in several regions: Sahel, North, Boucle du Mouhoun, East and Centre. The sectors covered so far are health including environmental health and nutrition, child protection, women's empowerment and economic recovery.
About the project
The project is implemented in Burkina Faso (Gourma, East region), and Mali (Douentza, Douentza region and Koro, Bandiagara region) and will aim at ensuring crisis-affected, hard-to reach populations in targeted border areas in Burkina Faso and Mali are able to survive crisis, recover from shocks effectively and with dignity, develop economic resilience, and experience reduced vulnerability to withstand future crises independently. In addition, the project will provide emergency assistance and access to basic services to the most vulnerable, hard-to-reach and crisis-affected populations, strengthen crisis-affected communities' abilities to anticipate, manage and reduce the impact of shocks and foster sustainable economic resilience in crisis-affected communities.
Job overview
IRC is looking for a dynamic leader to fill the position of Senior Project Coordinator (SPC). The SPC will work closely with the country project teams, regional support teams, and the steering committee to oversee and coordinate all aspects of the project, including leading strategic planning and decision-making, managing the activities of sub-awardees, and overseeing project performance and spending. He/she will serve as a key liaison with local and international implementing partners, the governments of Mali and Burkina Faso, and other stakeholders. The PC will also establish and maintain an integrated vision between the different actors while ensuring adherence to all project objectives, performance requirements and donor regulations.
Main responsibilities:
The Senior Project Coordinator will contribute to ensuring the effective implementation of project activities, partnership management and due diligence of consortium partners and building strong and sustainable partnerships. He/she will work with Deputy Director Programs and coordinate with the program coordinators the day-to-day management of the project as well as the life cycle of the sub-allocations in accordance with the IRC Partnership of Excellence for Equality and Results system (the "PEER system" or "PEERS"). He/she will work closely with the Project MEAL Coordinator and the Project Finance Analyst to ensure project performance and spending are on track.
Quality of the program / implementation
•The Senior Project Coordinator is responsible for coordinating the project in the two countries.
•Leads and supervises project planning, implementation, monitoring, evaluation and reporting.
•Liaises regularly with field coordinators/project managers/partners to provide project updates, discuss emerging challenges and collaborate on the design of new programs or modifications to existing programs.
Budget management
•Participates in internal Budget versus Actual meetings as well as meetings with partners to ensure that the grant is on track and that all under- and over-spending are handled with adequate planning.
•Works closely with finance, grants and regional support teams to revise and adjust budget as necessary.
•Works with the grants department and regional support teams to ensure that the project is implemented in accordance with donor guidelines and that reporting requirements are met.
Monitoring, evaluation, quality assurance and reporting:
•Maintains an effective monitoring, evaluation and learning system, and collaborates with the Project MEAL coordinator throughout the project.
•Responsible for all internal and external programmatic reports, including donor reports.
•Coordinates evaluations and reviews of programs, ensures documentation of lessons learned for reporting and program preparation.
•Ensure that IRC and international humanitarian action quality standards are met throughout the project management cycle.
•Ensures that gender, protection and environmental impact issues are mainstreamed in all programs under direct responsibility.
Coordination of partnerships and subcontracts
•Ensure that Consortium partners follow the IRC PEERS which defines effective and responsive processes, delineates clear roles and responsibilities, and articulates the IRC's strategic approach to partnerships.
•Mobilizes, trains and provides ongoing technical support to technical focal points of consortia and program teams on working with partners.
•Encourages overall program cohesion through coordination and information sharing with and among partners by facilitating knowledge sharing, best practices and harmonized tools
•Strengthens relationships for other partnerships (e.g., with government entities).
•Management of partnerships and subcontracts
•Reviews changes to sub-allocation agreements, if any, and follow IRC's internal review process for all sub-allocation documents.
•Work effectively with supply chain and finance partner teams to ensure underfunding mechanisms are PEERS compliant.
•Coordinates the start-up of partnerships/sub-awards. This includes preparing and facilitating partnership/sub-award opening meetings in accordance with IRC's PEERS, in coordination with support functions and program teams, to ensure projects start with clear expectations from all parties.
•Coordinates quality monitoring of the implementation of partnerships/sub-awardees. This includes but is not limited to preparing and chairing partnership/sublease review meetings according to the schedule determined during the pre-award assessment; reviewing partners' performance against the program, work plans and budget forecasts, as well as reviewing partners' compliance with procurement, human resources management, financial management and other requirements outlined in the partnership agreements and its specific terms and conditions, in accordance with the IRC PEERS.
•Prepares and chairs partnership/subaward closing meetings, as required, and oversees the overall closure of partnerships/subaward, in accordance with IRC's PEERS; This includes, but is not limited to, integrating reflection, lessons learned and future planning; preparing closing letters for underfunding and ensuring that all requirements of the underfunding agreement have been met.
•Leads, organizes and participates in the planning, organization and participation in technical and financial monitoring visits of partnerships/sub-awardees to assess partners' performance and compliance with their partnership agreement, donor regulations and overall program plans, in accordance with IRC PEERS. This includes coordinating contributions prior to monthly grant review meetings to ensure that IRC's commitments to the donor are met and working closely with program managers and finance teams to ensure that partnership monitoring schedules are rigorously adhered to, and that supporting documentation is prepared for review.
•Supports the planning and organization of donor monitoring visits, and participates as required, in accordance with agreed schedule.
•Work collaboratively with M&E and program coordinators to provide advice on strengthening monitoring and evaluation with partners, as well as to design tools and create systems to effectively monitor progress against partners' capacity building plans.
•In close collaboration with supply chain units, maintain accurate records of program assets; this includes managing the program asset register, leading the asset disposal process when necessary, monitoring assets during regular partner monitoring visits in accordance with IRC PEERS and donor regulations on asset management.
Reporting
•Ensure that narrative and financial reports are prepared and shared by country programs and their partners.
•Collects and compiles program narrative and financial reports across country programs and ensures timely submission to the regional support team for review
•In collaboration with the finance department, ensures the timely review of partners' financial reports, in accordance with the provisions of their partnership agreements, in coordination with the review of programmatic reports.
Professional Standards
•Consistently and proactively monitors/evaluates the safety and security of the team; promptly report concerns or incidents to the personnel management team, and liaise with community leaders and other external parties, as appropriate, to maintain/improve the security environment of IRC programs.
•Other duties assigned by the supervisor to enable and develop IRC programs.
•All IRC staff are required to adhere to the IRC Way Standards of Professional Conduct and IRC Country Employment Policies.
Job requirements:
•A graduate degree from an accredited university in international development or a related field is encouraged.
•7 years of experience in program administration, grant management and/or project management in an international NGO or similar organization.
•Knowledge and expertise in consortium management
•Knowledge and expertise in the use of project management methodologies and tools, resources and change management techniques
•Programming experience in West Africa.
•Ability to follow and bring together multi-country teams as well as work remotely.
•Strong communication skills, both oral and written.
•Fluency in both written and oral English and French is required.
•Autonomous, able to set priorities independently and solve problems with minimal guidance.
•Demonstrated ability to work successfully in a volatile and multicultural environment, within and across departments/functions and to develop good relationships with staff locally.
•Experience working in conflict and crisis situations and knowledge of humanitarian programs.
• Demonstrated ability to manage budgeting, monitoring and planning of complex projects
•Knowledge of development or nutrition, protection, food security and climate change are a plus
•Knowledge of the regional context, with experience working in Mali and Burkina Faso preferably
•Experience with FCDO / Sahel Regional Fund preferred
Reporting to: Deputy Director Programs and Deputy Regional Director
Supervised: N/A
Work environment:
•Standard office work environment
•The position is based in one of the two IRC Country Offices – Bamako, Mali or Ouagadougou, Burkina Faso
L'IRC est présente au Mali depuis avril 2012 en réponse aux conséquences du conflit armé et de l'instabilité politique. Ces événements ont entraîné le déplacement massif de populations vers les régions du centre et du sud, aggravant considérablement les conditions de vie et les moyens de subsistance des ménages les plus vulnérables. Malgré le fait que l'accès humanitaire reste un défi permanent, l'IRC est active dans les régions du nord, du centre et du sud du pays, où elle met en œuvre des programmes multisectoriels dans les domaines de la santé, de la nutrition, de l'éducation, de l'eau, de l'hygiène et de l'assainissement, de la protection, du relèvement économique et du développement, de la gouvernance et des interventions d'urgence. Toutes les activités sont menées en mettant fortement l'accent sur l'engagement et la participation des communautés afin de garantir la pertinence, l'efficacité et la durabilité de ses interventions.
Au Burkina Faso, l'IRC a lancé la première phase de son programme d'intervention d'urgence dans la ville de Djibo en avril 2019, avec des activités principalement axées sur l'eau, l'assainissement et l'hygiène (WASH). L'IRC a ensuite obtenu des fonds de divers bailleurs de fonds pour couvrir l'aide humanitaire aux personnes touchées par la crise dans plusieurs régions : le Sahel, le Nord, la Boucle du Mouhoun, l'Est et le Centre. Les secteurs couverts jusqu'à présent sont la santé, y compris la santé environnementale et la nutrition, la protection des enfants, l'autonomisation des femmes et la relance économique.
À propos du projet
Le projet est mis en œuvre au Burkina Faso (Gourma, région de l'Est) et au Mali (Douentza, région de Douentza et Koro, région de Bandiagara). Il vise à garantir que les populations touchées par la crise et difficiles à atteindre dans les zones frontalières ciblées du Burkina Faso et du Mali puissent survivre à la crise, se remettre efficacement et dignement des chocs, développer leur résilience économique et réduire leur vulnérabilité afin de résister de manière autonome aux crises futures. En outre, le projet fournira une aide d'urgence et un accès aux services de base aux populations les plus vulnérables, les plus difficiles à atteindre et les plus touchées par la crise, renforcera la capacité des communautés touchées par la crise à anticiper, gérer et réduire l'impact des chocs et favorisera une résilience économique durable dans les communautés touchées par la crise.
Aperçu du poste
L'IRC recherche un leader dynamique pour occuper le poste de Coordinateur/trice Senior de Projet (CP). Le/la Coordinateur/trice Senior de Projet travaillera en étroite collaboration avec les équipes de projet nationales, les équipes d’appui régional et le comité directeur afin de superviser et de coordonner tous les aspects du projet, notamment la planification stratégique et la prise de décision, la gestion des activités des partenaires du projet et la supervision des performances et des dépenses du projet. Il/elle assurera la liaison avec les partenaires locaux et internationaux chargés de la mise en œuvre, les gouvernements du Mali et du Burkina Faso et les autres parties prenantes. Le/la Coordinateur/trice Senior de Projet établira et maintiendra une vision intégrée entre les différents acteurs tout en veillant au respect de tous les objectifs du projet, des exigences de performance et des réglementations du bailleur de fonds.
Responsabilités du poste :
Le/la Coordinateur/trice Senior de Projet contribuera à garantir la mise en œuvre efficace des activités du projet, la gestion des partenariats et la diligence raisonnable des partenaires du consortium, ainsi qu'à établir des partenariats solides et durables. Il/elle travaillera avec le Directeur adjoint des programmes et coordonnera avec les Coordinateurs de programme la gestion quotidienne du projet ainsi que le cycle de vie des sous-subventions conformément au système « Partenariat d'excellence pour l'égalité et les résultats » (le « système PEER » ou « PEERS ») de l'IRC. Il/elle travaillera en étroite collaboration avec le coordinateur MEAL et l'analyste financier du projet afin de garantir que les performances et les dépenses du projet sont conformes aux objectifs.
Qualité du programme / mise en œuvre
•Le/la Coordinateur/trice Senior de Projet est chargé.e de coordonner le projet dans les deux pays.
•Il/elle dirige et supervise la planification, la mise en œuvre, le suivi et l'évaluation et l'établissement des rapports du projet.
•Assure la liaison régulière avec les coordinateurs de terrain/chefs de projet/partenaires afin de fournir des mises à jour sur le projet, de discuter des nouveaux défis et de collaborer à la conception de nouveaux programmes ou à la modification des programmes existants.
Gestion du budget
•Participe aux réunions internes sur le budget prévisionnel et le budget réel, ainsi qu'aux réunions avec les partenaires afin de s'assurer que la subvention est bien utilisée et que tous les dépassements ou insuffisances budgétaires sont gérés de manière adéquate.
•Travaille en étroite collaboration avec les équipes financières, les équipes chargées des subventions et les équipes d’appui régionales afin de réviser et d'ajuster le budget si nécessaire.
•Collabore avec les équipes chargées des subventions et les équipes d’appui régionales afin de garantir que le projet est mis en œuvre conformément aux directives du bailleur et que les exigences en matière de rapports sont respectées.
Suivi, évaluation, assurance qualité et rapports :
•Maintient un système efficace de suivi, d'évaluation et d'apprentissage, et collabore avec le coordinateur MEAL du projet tout au long de celui-ci.
•Responsable de tous les rapports programmatiques internes et externes, y compris les rapports destinés au bailleur de fonds.
•Coordonne les évaluations et le suivi des programmes, veille à la documentation des enseignements tirés pour l'établissement des rapports et le développement de programmes.
•Veille à ce que les normes de qualité de l'IRC et de l'action humanitaire internationale soient respectées tout au long du cycle de gestion du projet.
•Veille à ce que les questions de genre, de protection et d'impact environnemental soient intégrées dans tous les programmes relevant de sa responsabilité directe.
Coordination des partenariats et des sous-subventions
•Veiller à ce que les partenaires du consortium respectent le système PEERS de l'IRC, qui définit des processus efficaces et réactifs, délimite clairement les rôles et les responsabilités et articule l'approche stratégique de l'IRC en matière de partenariats.
•Mobilise, forme et fournit un soutien technique continu aux points focaux techniques des consortiums et des équipes de programme sur la collaboration avec les partenaires.
•Encourage la cohésion globale du programme grâce à la coordination et au partage d'informations avec et entre les partenaires en facilitant le partage des connaissances, de bonnes pratiques et des outils harmonisés.
•Renforce les relations avec d'autres partenariats (par exemple, avec des entités gouvernementales).
•Gestion des partenariats et des sous-subventions.
•Examine les modifications apportées aux accords de sous-subventions, le cas échéant, et suit le processus d'examen interne de l'IRC pour tous les documents de sous-subventions.
•Collabore efficacement avec les équipes chargées de la chaîne d'approvisionnement et des partenaires financiers afin de garantir la conformité des mécanismes de sous-subvention avec le programme PEERS.
•Coordonne le démarrage des partenariats/sous-subventions. Cela comprend la préparation et l'animation des réunions de lancement des partenariats/sous-subventions conformément au système PEERS de l'IRC, en coordination avec les fonctions d’appui et les équipes programmes, afin de garantir que les projets démarrent avec des attentes claires de la part de toutes les parties.
•Coordonner le contrôle de la qualité de la mise en œuvre des partenariats/sous-subventions. Cela comprend, sans s'y limiter, la préparation et la présidence des réunions de suivi des partenariats/sous-subventions conformément au calendrier déterminé lors de l'évaluation préalable à l'attribution ; l'examen des performances des partenaires par rapport au programme, aux plans de travail et aux prévisions budgétaires, ainsi que l'examen de la conformité des partenaires avec les exigences en matière de passation de marchés, de gestion des ressources humaines, de gestion financière et autres exigences énoncées dans les accords de partenariat et leurs conditions spécifiques, conformément au système PEERS de l'IRC.
•Prépare et préside les réunions de clôture des partenariats/sous-subventions, selon les besoins, et supervise la clôture globale des partenariats/sous-subventions, conformément au système PEERS de l'IRC. Cela comprend, sans s'y limiter, l'intégration des réflexions, des enseignements tirés et de la planification future ; la préparation des lettres de clôture et la vérification que toutes les exigences de l'accord de sous-subvention ont été respectées.
•Dirige, planifie, organise et participe aux visites de suivi technique et financier des partenariats afin d'évaluer les performances des partenaires et leur conformité avec leur accord de partenariat, les réglementations du bailleur de fonds et la proposition de programme, conformément au système PEERS de l'IRC. Cela comprend la collecte des contributions avant les réunions mensuelles de suivi des subventions afin de garantir que les engagements de l'IRC envers le bailleur de fonds sont respectés, et la collaboration étroite avec les responsables de programme et les équipes financières afin de garantir que les calendriers de suivi des partenariats sont rigoureusement respectés et que les documents justificatifs sont préparés pour examen.
•Appui à la planification et à l'organisation des visites de suivi du bailleur de fonds et participation, si nécessaire, conformément au calendrier convenu.
•Travaille en collaboration avec les coordinateurs MEAL et les coordinateurs de programme afin de fournir des conseils sur le renforcement du suivi et de l'évaluation avec les partenaires, ainsi que pour concevoir des outils et créer des systèmes permettant de suivre efficacement les progrès réalisés par rapport aux plans de renforcement des capacités des partenaires.
•En étroite collaboration avec les équipes de la chaîne d'approvisionnement, tient des registres précis des actifs du programme ; cela comprend la gestion du registre des actifs du programme, la direction du processus de cession des actifs si nécessaire, le suivi des actifs lors des visites régulières de suivi des partenaires, conformément aux règles du système PEERS de l'IRC et aux réglementations du bailleur de fonds en matière de gestion et cession des actifs.
Rapportage
•Veille à ce que les rapports narratifs et financiers soient préparés et partagés par les programmes nationaux et leurs partenaires.
•Collecte et compile les rapports narratifs et financiers des programmes nationaux et veille à leur soumission en temps utile à l'équipe d'appui régionale pour examen.
•En collaboration avec le service financier, veiller à l'examen en temps opportun des rapports financiers des partenaires, conformément aux dispositions de leurs accords de partenariat, en lien avec l'examen des rapports programmatiques.
Normes professionnelles
•Surveille et évalue de manière cohérente et proactive la sécurité et la sûreté de l'équipe ; signale rapidement les préoccupations ou les incidents à l'équipe de gestion du personnel et assure la liaison avec les dirigeants communautaires et d'autres parties externes, le cas échéant, afin de maintenir/améliorer l'environnement sécuritaire des programmes de l'IRC.
•Autres tâches assignées par le supérieur hiérarchique afin de permettre et de développer les programmes de l'IRC.
•Tous les membres du personnel de l'IRC sont tenus de respecter les normes de conduite professionnelle de l'IRC et les politiques d'emploi de l'IRC dans les différents pays.
Exigences du poste:
•Un diplôme universitaire de deuxième cycle dans le domaine du développement international ou dans un domaine connexe, obtenu dans une université reconnue, est souhaité.
•7 ans d'expérience dans l'administration de programmes, la gestion de subventions/ et/ou la gestion de projets au sein d'une ONG internationale ou d'une organisation similaire.
•Connaissances et expertise en gestion de consortium.
•Connaissances et expertise dans l'utilisation des méthodologies et des outils de gestion de projet, des ressources et des techniques de gestion du changement.
•Expérience en gestion de programme en Afrique de l'Ouest.
•Capacité à suivre et à coordonner des équipes multinationales et à travailler à distance.
•Solides compétences en communication, tant à l'oral qu'à l'écrit.
•Maîtrise de l'anglais et du français, à l'écrit comme à l'oral.
•Autonome, capable de fixer des priorités de manière indépendante et de résoudre les problèmes avec un minimum d'encadrement.
•Capacité avérée à travailler avec succès dans un environnement instable et multiculturel, au sein d'un même service ou entre différents services/fonctions, et à établir de bonnes relations avec le personnel local.
•Expérience de travail dans des situations de conflit et de crise et connaissance des programmes humanitaires.
•Capacité avérée à gérer un budget, le suivi et la planification de projets complexes.
•Avoir connaissance du développement ou de la nutrition, de la protection, de la sécurité alimentaire et du changement climatique est un atout.
•Connaissance du contexte régional, avec une expérience de travail au Mali et au Burkina Faso de préférence.
•Avoir une expérience avec le FCDO / Fonds régional pour le Sahel est un atout.
Supérieur hiérarchique : Directeur adjoint des programmes et Directeur régional adjoint
Supervisé par : N/A
Environnement de travail :
•Environnement de travail standard
•Le poste est basé dans l'un des deux bureaux nationaux de l'IRC : Bamako, au Mali, ou Ouagadougou, au Burkina Faso.
#LI-6
Standard of Professional Conduct:The IRC and the IRC workers must adhere to the values and principles outlined in the IRC Way – our Code of Conduct. These are Integrity, Service, Accountability, and Equality.
We do our best to provide you the most accurate info, but closing dates may be wrong on our site. Please check on the recruiting organization's page for the exact info. Candidates are responsible for complying with deadlines and are encouraged to submit applications well ahead.
Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.