Asociado/a Administrativo y Logístico

El programa de Voluntarios de las Naciones Unidas (VNU) es la organización de la ONU que promueve el voluntariado para contribuir a la paz y al desarrollo en todo el mundo. El voluntariado es capaz de transformar el ritmo y la naturaleza del desarrollo, y beneficia tanto al conjunto de la sociedad como a los voluntarios. Para impulsar la paz y el desarrollo, el programa VNU promueve el voluntariado en todo el mundo, anima a sus asociados a integrar el voluntariado en los programas de desarrollo y moviliza voluntarios.

En la mayoría de las culturas, el voluntariado está profundamente arraigado en antiguas tradiciones de cooperación y apoyo fuertemente establecidas entre las comunidades. En este contexto, los Voluntarios de las Naciones Unidas participan en varias formas de voluntariado y juegan un papel esencial en el desarrollo y la paz junto a sus colegas, agencias receptoras y comunidades locales.

En todas las asignaciones, los Voluntarios de las Naciones Unidas promueven el voluntariado por medio de su acción y conducta. La participación en actividades voluntarias puede enriquecer efectiva y positivamente su entendimiento de la realidad local y social, así como también crear un puente entre los voluntarios y la gente de la comunidad receptora. Esto hará que su tiempo como Voluntarios de la ONU sea aún más satisfactorio y productivo.

El programa de Voluntarios de las Naciones Unidas (VNU) es la organización del sistema de las Naciones Unidas que contribuye a la paz, el desarrollo sostenible y la respuesta humanitaria mediante la movilización de personas voluntarias. El voluntariado es una herramienta poderosa para fortalecer la participación ciudadana, promover soluciones inclusivas y generar impactos positivos en las comunidades. La Oficina de terreno (FU) del programa VNU en Colombia tiene como responsabilidad principal la movilización de Voluntarios de las Naciones Unidas para apoyar el trabajo de las agencias, fondos y programas (AFP) de la ONU en el país, en áreas como paz, desarrollo y acción humanitaria.

Además, representa al programa en Colombia, acercando sus servicios y soluciones a entidades del sistema de Naciones Unidas y otros actores. Desde su rol estratégico y operativo, la Oficina país identifica oportunidades para la inclusión de voluntarios y voluntarias en la gestión de las AFP, propone soluciones a través del voluntariado, brinda asesoría en la definición de perfiles, y apoya al monitoreo técnico y administrativo a las asignaciones. También impulsa alianzas que permiten integrar talento diverso y comprometido en iniciativas de alto impacto a nivel nacional y territorial. Gracias a su enfoque ágil y flexible, VNU se consolida como un socio clave para el fortalecimiento de capacidades institucionales, contribuyendo activamente al cumplimiento de los Objetivos de Desarrollo Sostenible.

En el marco de la autoridad delegada y bajo la supervisión de la Oficial del Programa VNU y/o su representante designado(a), el/la Voluntario(a) ONU llevará a cabo las siguientes tareas:

1. Adquisiciones:

• Realizar la solicitud de cotización de adquisiciones en los formatos establecidos por Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD).
• Cargar la solicitud de cotización de adquisiciones a UNall y crear la requisición.
• Asegurar que los proveedores estén inscritos en Quantum para realizar el respectivo proceso.
• Mantener una comunicación fluida con VNU y con el Centro de Servicios.
• Realizar el proceso de evaluación de cotizaciones en los formatos de PNUD y en Quantum.
• Gestionar la aprobación de la adjudicación y la Orden de Compra (PO).
• Coordinar el recibido a satisfacción de las adquisiciones de cara a los proveedores.
• Solicitar las facturas y rectificar que se encuentren en conformidad con la PO.
• Gestionar el pago de las facturas.
• Solicitar enmiendas cuando sea requerido.
• Cargar los respectivos soportes en las carpetas requeridas para garantizar la trazabilidad.

2. Eventos:

• Realizar la solicitud de cotización de eventos, abierto o a través del Long Term Agreement (LTA), en los formatos establecidos por PNUD.
• Cargar la solicitud de cotización de eventos a UNall y crear la requisición.
• Asegurar que los proveedores estén inscritos en Quantum para realizar el respectivo proceso (cuando es un proceso abierto).
• Mantener una comunicación fluida con VNU y con el Centro de Servicios.
• Realizar el proceso de evaluación de cotizaciones en los formatos de PNUD y en Quantum.
• Gestionar la aprobación de la adjudicación y la PO.
• Coordinar el recibido a satisfacción de los eventos de cara a los Operadores Logísticos y proveedores.
• Realizar el proceso de evaluación de los servicios recibidos.
• Solicitar las facturas y rectificar que se encuentren en conformidad con la PO.
• Solicitar enmiendas cuando sea requerido.
• Cargar los respectivos soportes en las carpetas requeridas para garantizar la trazabilidad.

3. Finanzas:

• Gestionar los pagos requeridos por la FU Colombia.
• Realizar respectivos seguimientos a las aprobaciones de los pagos a nivel FU, Oficina Regional (RO) y Sede (HQ).
• Realizar el reporte mensual de los nuevos ingresos de NUNV.

4. Viajes:

• Verificar que todo el equipo de VNU cuente con un supplier actualizado.
• Garantizar que la información de los perfiles viajeros sea correcta, especialmente el Business Unit (BU).
• Solicitar al proveedor de viajes las cotizaciones.
• Generar reservas de viajes ante el proveedor de viajes.
• Realizar las solicitudes de viajes (TR) a través de UNall.
• Realizar la legalización de las misiones (TC).
• Hacer seguimiento a las aprobaciones de los Travel Processor y aprobadores finales.

5. Seguridad:

• Actualizar la información de extensiones y finalizaciones de contratos de Voluntarios/as PNUD y VNU en SAS, así como en la Base de Datos del Personal de PNUD Colombia.
• Solicitar la información de los nuevos/as Voluntarios/as PNUD y VNU.
• Realizar el ingreso de nuevos/as Voluntarios/as PNUD y VNU.
• Solicitar los ID de los/as Voluntarios/as PNUD y VNU.

6. Inventarios:

• Mantener los registros de inventario de los equipos de VNU actualizados de manera regular.
• Mantener los registros de custodios de los equipos de VNU actualizados de manera regular.
• Establecer una comunicación directa y fluida con Equipo de Tecnología (ICT) en caso de que sea necesario coordinar reparaciones, sincronizaciones, reemplazos o disposición de equipos.
• Implementar los procedimientos adecuados para la disposición de equipos que hayan alcanzado el final de su ciclo de vida útil, asegurando su retiro seguro y responsable.
• Realizar inspecciones periódicas para verificar la integridad y funcionalidad de los equipos, identificando cualquier necesidad de mantenimiento o actualización.
• Generar informes periódicos sobre el estado del inventario de equipos, incluyendo detalles sobre el estado, ubicación y uso de los mismos.

7. Gestión de Voluntarios ONU:

• Asistir a la Coordinadora País Programa en el acompañamiento, monitoreo, seguimiento y ejecución de las actividades administrativas y de operación relacionadas a la gestión de voluntarios/as ONU de Iniciativas Especiales (SPI) para las Agencias, Fondos y Programas (AFPs).
• Apoyar el asesoramiento que brinda la Oficina de Terreno a las AFP’s durante el proceso de negociación y preparación para la movilización de voluntarios/as.
• Apoyar la puesta en marcha de actividades de divulgación adaptadas al contexto y el anuncio de oportunidades;
• Coordinar y apoyar procesos de entrevistas para candidatos y candidatas nacionales o internacionales cuando es requerido.
• Garantizar que las y los Voluntarios de las Naciones Unidas entrantes y salientes reciben la información adecuada previo, durante y posterior a su asignación.
• Apoyar la elaboración y desarrollo de las agendas de inducción de las y los nuevos voluntarios.
• Dar respuesta y guía a las y los voluntarios cuando estos lo requieran.

8. Promoción del voluntariado:

• Apoyar el fomento de actores nacionales y locales para establecer un marco sobre infraestructura de voluntariado que apoye el voluntariado para la paz y el desarrollo, incluida la adopción de políticas y legislación pertinentes.
• Apoyar las estrategias de atracción de talento cuando sea requerido,
• Coordinar actividades y planificar eventos, en colaboración con otros organismos, para celebraciones anuales, nacionales e internacionales reconocidas por las Naciones Unidas, incluido el Día Internacional de los Voluntarios (DIV).

9. Funciones transversales:

• Aplicar de forma coherente las políticas, normas, directrices, procedimientos y prácticas adecuadas del programa VNU.
• Garantizar que la perspectiva de edad, género y diversidad se aplique, integre y documente sistemáticamente en todas las actividades de movilización y gestión de los Voluntarios de las Naciones Unidas.
• Proporcionar apoyo flexible a la Coordinadora de País en diversas tareas, según y cuando sea necesario.
• Apoyar la redacción, preparación y traducción de documentos, según sea necesario.
• Todas las demás tareas que en el marco de sus funciones le sean solicitadas de acuerdo a su experiencia y capacidad, con base en las políticas, reglamentos y procedimientos de VNU Colombia.

Además de lo anterior, a los Voluntarios ONU se les insta a integrarse al mandato del programa VNU en el marco de su asignación y promover la acción voluntaria a través de la integración en las comunidades en el desarrollo de su trabajo. Como tales, los Voluntarios de la ONU deben dedicar parte de su tiempo de trabajo a alguna de las siguientes actividades recomendadas:

• Fortalecer su conocimiento y entendimiento sobre el concepto de voluntariado por medio de la lectura de publicaciones pertinentes tanto del programa VNU como externas, así como desempeñar un papel activo en las actividades del programa VNU (por ejemplo, en los eventos de conmemoración del Día Internacional del Voluntariado);
• Conocer y desarrollar las formas tradicionales y/o locales de voluntariado en el país anfitrión;
• Proveer reportes de autoevaluación anuales y al finalizar la asignación sobre las acciones de VNU, resultados y oportunidades;
• Contribuir con artículos/críticas de sus experiencias en el terreno y enviarlas a la sede para su inclusión en el sitio web, publicaciones, panfletos/boletines, notas de prensa, etc. del programa VNU; • Ayudar con el Programa de Mentores para los nuevos Jóvenes Voluntarios ONU;
• Impulsar o asesorar a grupos locales en el uso del servicio Voluntariado en Línea del programa VNU o promover el uso del servicio a individuos y organizaciones locales relevantes cuando sea técnicamente posible.