Asistente Administrativo Proyectos y Representación
- Organization: FAO - Food and Agriculture Organization of the United Nations
- Location:
- Grade: Consultancy - Consultant - Contractors Agreement
-
Occupational Groups:
- Operations and Administrations
- Administrative support
- Project and Programme Management
- Closing Date: 2025-10-29
IMPORTANT NOTICE\: Please note that Closure Date and Time displayed above are based on date and time settings of your personal device
- FAO is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality, background and culture
- Qualified female applicants, qualified nationals of non-and under-represented Members and person with disabilities are encouraged to apply
- Everyone who works for FAO is required to adhere to the highest standards of integrity and professional conduct, and to uphold FAO's values
- FAO, as a Specialized Agency of the United Nations, has a zero-tolerance policy for conduct that is incompatible with its status, objectives and mandate, including sexual exploitation and abuse, sexual harassment, abuse of authority and discrimination
- All selected candidates will undergo rigorous reference and background checks
- All applications will be treated with the strictest confidentiality
FAO’s commitment to environmental sustainability is integral to our strategic objectives and operations.
Marco organizativo
La Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura (FAO) como agencia de implementación de proyectos con diversos donantes, como el Fondo para el Medio Ambiente Mundial (FMAM; GEF, por sus siglas en inglés), del Fondo Verde del Clima y otros, ejecuta proyectos a lo largo del país en diversas temáticas La Oficina de la Representación cuenta actualmente con una cartera de proyectos, en su mayoría de donantes GEF y GCF. Dentro de esta cartera se incluyen proyectos como el GEF de Agricultura Regenerativa, que se encuentra en fase de inicio y requieren apoyo administrativo para la gestión oportuna y eficiente de los procesos vinculados a contrataciones, viajes y otras acciones administrativas necesarias para su adecuada ejecución y puesta en marcha. De igual modo, la Oficina de la Representación requiere soporte administrativo y operativo para la realización de las tareas diarias de revisión y gestión necesarias para el adecuado funcionamiento.
Dependencia jerárquica
El/La asistente estará bajo la supervisión del Representante de FAO en Chile y de la Asociada de Programa.
Campo de especialización
El/La Asistente Administrativo tiene como objetivo, basado en el conocimiento de las condiciones locales, la cultura, y las instituciones del país de asignación (Chile), garantizar la implementación y coordinación fluida de los proyectos en términos administrativos y financieros, además de atender y dar seguimiento a los asuntos administrativos de la Representación.
Tareas y responsabilidades
• Llevar a cabo y coordinar todos los procesos administrativos y logísticos de proyectos que incluyen\: preparación de viajes, contratos de consultores, compras, pagos, etc.
• Apoyar a los consultores y contrapartes de los proyectos en la organización de seminarios y talleres.
• Apoyo en la elaboración del plan de adquisiciones del proyecto.
• Participar en la elaboración de criterios de selección para la adquisición de servicios y bienes.
• Asegurar que todas las acciones administrativas se hagan en estricto cumplimiento de las normas FAO.
• Proporcionar información administrativa a tiempo, para la toma de decisiones por parte de la Coordinación del proyecto, equipo de proyecto, y Oficina de FAO Chile
• Apoyo en el control de presupuesto y revisión del plan de trabajo de los proyectos.
• Apoyo en la preparación de tablas de presupuesto de los documentos de proyectos y todos los subproductos relacionados al mismo.
• Apoyar en la elaboración de revisiones presupuestarias cuando sea necesario.
• Elaborar las solicitudes de acción de personal del proyecto tales como contratos, extensiones y enmiendas, vacaciones, etc.
• Elaboración de procesos de pago.
• Resguardar de forma organizada y entendible la documentación que respalde todos los procesos administrativos del proyecto en FPMIS
• Apoyo en tareas administrativas de la Representación, seguimiento del mail FAO Chile, preparación respuesta a invitaciones a eventos, actividades, reuniones con autoridades, etc.
• Apoyo en tareas secretariales que requiera el Representante Regional Adjunto y Representante de Chile, como revisión de agenda y respuesta de correos.
• Desarrollar otras tareas según se requiera
LOS CANDIDATOS SERÁN EVALUADOS CON ARREGLO A LOS SIGUIENTES CRITERIOS\:
Requisitos mínimos
• Título universitario/Diploma técnico en un campo relacionado con administración, relaciones públicas, comunicación y secretarial.
• Tres años de experiencia relevante en administración.
• Conocimiento práctico (nivel C) de español y nivel medio de inglés.
• Nacional de Chile
Competencias fundamentales de la FAO
• Enfoque basado en los resultados
• Trabajo en equipo
• Comunicación
• Establecimiento de relaciones eficaces
• Intercambio de conocimientos y mejora continua
Criterios de selección
• Conocimiento de la Organización.
• Experiencia comprobada en el área de trabajo.
• Capacidad comprobada para realizar trabajos en equipo y para establecer relaciones de trabajo con instituciones de gobierno central, gobiernos locales y otras organizaciones.
ADDITIONAL INFORMATION
- FAO does not charge a fee at any stage of the recruitment process (application, interview meeting, processing)
- Applications received after the closing date will not be accepted
- Please note that FAO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU) / United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed at http\://www.whed.net/
- For additional employment opportunities visit the FAO employment website\: http\://www.fao.org/employment/home/en/
- Appointment will be subject to certification that the candidate is medically fit for appointment, accreditation, any residency or visa requirements, and security clearances.
FAO seeks gender, geographical and linguistic diversity in its staff and international consultants in order to best serve FAO Members in all regions.
HOW TO APPLY
• To apply, visit the recruitment website at Jobs at FAO and complete your online profile. We strongly recommend that your profile is accurate, complete and includes your employment records, academic qualifications, and language skills
• Candidates are requested to attach a letter of motivation to the online profile
• Once your profile is completed, please apply, and submit your application
• Candidates may be requested to provide performance assessments and authorization to conduct verification checks of past and present work, character, education, military and police records to ascertain any and all information which may be pertinent to the employment qualifications
• Incomplete applications will not be considered
• Personal information provided on your application may be shared within FAO and with other companies acting on FAO’s behalf to provide employment support services such as pre-screening of applications, assessment tests, background checks and other related services. You will be asked to provide your consent before submitting your application. You may withdraw consent at any time, by withdrawing your application, in such case FAO will no longer be able to consider your application
• Only applications received through the FAO recruitment portal will be considered
• Your application will be screened based on the information provided in your online profile
• We encourage applicants to submit the application well before the deadline date.
If you need help or have queries, please create a one-time registration with FAO’s client support team for further assistance\: https\://fao.service-now.com/csp
FAO IS A NON-SMOKING ENVIRONMENT
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.