Assistant aux achats

Update

L’objectif principal de la FAO en République démocratique du Congo (sous la conduite du Représentant) est d’assister le Gouvernement à développer et mettre en oeuvre des politiques, programmes et projets pour réduire la faim et la malnutrition, assurer la sécurité alimentaire, développer l’agriculture, la pêche, la foresterie, l’environnement, ainsi que la gestion durable des ressources naturelles. Pour y parvenir, la Représentation s’est dotée d’un Cadre de Programmation Pays qui précise les priorités convenues avec le Gouvernement ainsi que les axes stratégiques d’intervention de la FAO dans le pays, les ressources à mobiliser et le cadre de coopération avec les autres partenaires techniques et financiers présents en RDC.

Sous la supervision générale du Représentant et la supervision directe du responsable de l’Unité Local des Achats (ULA), le/ la spécialiste aux achats a pour responsabilité principale l’acquisition des biens, services et travaux nécessaires à la mise en œuvre des activités/ projets de l’organisations dans le respect strict des procédures et politiques d’achats de la FAO, en temps utile, de manière compétitive et transparente- dans le respect des procédures de l’organisation, tout en répondant aux exigences de l’utilisateur et en assurant le meilleur rapport qualité-prix.

Le / La spécialiste est en charge du processus d’achat et effectuera spécifiquement les tâches suivantes :

- Assister les projets désignés dans la planification et le suivi des achats dans l’outil dédié de la division des achats du siège (CSLP) ;
- Vérifier que toutes les demandes d’achats reçues à l’ULA pour exécution sont réalistes, précises, complètes et signées à la main avant l’enregistrement dans le tableau de suivi des achats;
- Maintenir et mettre à jour la base des données pour un bon suivi des demandes d’achats ;
- Définir les stratégies d’achats idoines pour chaque demande d’achat en accord avec les principes des Achats à la FAO, les procédures, le manuel MS 502 et les meilleures pratiques ;
- Formule les demandes de délégation Adhoc, si applicable ; -
- Préparer les Appel d’Offres, en assurer la publication ; le suivi (ex : prépare les demandes de clarifications et assure que les réponses soient publiées à temps à tous les fournisseurs
potentiels, prépare les offres pour transmission pour évaluations techniques…)
- Réaliser les évaluations financières, élaborer les recommandations d’adjudication ;
- Préparer les notes de synthèses, et les soumissions aux comités de revue des marchés/contrats (Local et Siège) ;
- Mettre à jour les « reportings » pour les dossiers assignés (Tableau de suivi des achats MS 502, suivi du Comité d’ouverture des soumissions, des rapports de performance, des applications
dommages et intérêts) ;
- Assister dans la préparation et/ou la publication et ou la gestion des appels à manifestation d’intérêts (AMI) (dans le cadre des MS 502, MS 507 et/ou MS 704);
- Assurer l’émission et le suivi de bons de commande et de contrats des fournisseurs des biens, services et travaux ;
- Assurer le suivi des livraisons de biens et l’administration des contrats ; les retards de livraison doivent être documentés et les dommages et intérêts systématiquement appliqués ;
- Rédiger et transmettre les lettres de regrets aux soumissionnaires infructueux pour
chaque appel d’offres ;
- Maintenir, organiser et entretenir les dossiers afférents à l’unité locale des achats y compris les documents engageant la responsabilité du service/ de l’Organisation ainsi que les
correspondances, les dossiers généraux et les dossiers relatifs aux projets ;
- S’assurer de la mise à jour précise et quotidienne du Tableau de Suivi des Achats afin de s’assurer du bon suivi sur la situation des achats, de pouvoir en extraire les informations requises et
de répondre aux demandes d’informations à ce sujet
- Contribuer à l’identification de nouveaux fournisseurs pour élargir la liste des fournisseurs potentiels à consulter pour les différents catégories d’achat ;
- S’assurer du suivi de la performance des fournisseurs en ce qui concerne le délai, la qualité, les prix, et la fourniture de biens et de services conformément aux meilleurs intérêts de
l’Organisation ;
- Assurer l’enregistrement des nouveaux fournisseurs à temps ainsi que la mise à jour des informations des fournisseurs déjà enregistrés ;
- Utiliser les systèmes/outils informatiques (INTEND, GRMS, DO Dashboard, Share point, UN Partner Portal, UNGM) des achats afin de transformer les informations utiles en base de données
pour les sources d’approvisionnement ; vérifier que les informations sont complètes et correctes ;
- Classer les documents liés au processus d’achats sur les plateformes et dossiers dédiées et les tenir à jour ;
- S’assurer que tous les processus sont correctement documentés, et que les approbations de l’autorité d’achats sont systématiquement obtenues ;
- Exécuter toute autre tâche qui lui serait confiée/ demandée par la hiérarchie.