| Job Description - SSA - Assistant Travel & Protocol -GS.5 (MVE-Bunia) (2603416)
| SSA - Assistant Travel & Protocol -GS.5 (MVE-Bunia)-(2603416)Grade:No gradeContractual Arrangement:Special Services Agreement (SSA)Contract Duration (Years, Months, Days):2 mois## Job Posting:Aug 12, 2026, 12:02:12 PM## Closing Date:Aug 14, 2026, 5:59:00 PM## Primary Location:Congo, The Democratic Republic of the-Goma## Organization:AF_COD Democratic Republic of Congo## Schedule:Full-timeIMPORTANT NOTICE: Please note that the deadline for receipt of applications indicated above reflects your personal device's system settings...Contexte et justification\* Raison d’être du posteLe poste a pour but de fournir des services spécialisés en matière de Travel et Protocol au Programme d’interventions sanitaires d’urgence (WCO), en faisant office de point focal du personnel et d’assurer le plus haut niveau d’intégrité conformément à la réglementation, aux règles et procédures de l’OMS relatives à la responsabilité. Le titulaire sera déployé au service des interventions d’urgence en cas de besoin.* Objectifs du Programme et objectifs stratégiques immédiatsLe Programme OMS de gestion des situations d’urgence sanitaire a pour mission d’aider les pays et de coordonner l’action internationale afin de prévenir les flambées et les situations d’urgence, de s’y préparer, de les détecter, d’y réagir rapidement et d’assurer le relèvement.DESCRIPTION OF DUTIESL'Assistant Travel & Protocole rend compte au Charge des Operations et apporte son appui technique aux managers et aux staffs dans la gestion des transactions dans le GSM en rapport avec les domaines suivants :I. Travel1. Organisation des voyages et des réunions. Initier et gérer les plans de réunion dans le GSM ; Initier et gérer les requêtes de voyages pour les réunions et missions officielles ; Gérer les arrangements administratifs pour toutes les missions et les réunions officielles du bureau pays ainsi que les plans de voyage.2. Assure la conformité et le respect des politiques liées au voyage ; Assure le suivi de la mise en œuvre des recommandations des missions ; 3. Initie et fait le suivi des requêtes de voyages officielles dans le système4. Géré les demandes de réservation des chambres pour les staffs ou consultants en mission a Goma. A cet effet, il/elle est responsable de la gestion des relations et de la mise à jour des informations sur les hôtels et sites d'hébergement répondant aux critères de sécurité des Nations Unies a Goma.5. Veille a informé le staff de toutes les modifications apportées aux SOP dans le cadre des voyages.6. Assiste l'ensemble du personnel dans la mise à jour et la soumission des plans de voyage dans le système et dans la soumission des claims dans les délais. 7. Assiste dans la production de rapports, statistiques et/ou collecte d'informations en cas de besoin.8. Fais le suivi avec les collègues de l'Unité Travel Procurement des autres pays, du bureau régional et du Siege pour les formalités liées aux déplacements des staffs et du personnel du Ministère en mission dans le cadre des activités financées ou suivies par le Bureau de l'OMS à Goma.9. Assure le suivi de la mise en œuvre des recommandations liées aux voyages.10. Le titulaire du poste servira de back up pour les autres membres de l'équipe dans des positions similaires ou non au sein du bureau.II. ProtocoleInitie et fait le suivi des demandes d'octroi et de renouvellement de visas de tout le personnel et les consultants en mission à Goma.Initie et fait le suivi des demandes d'octroi et de renouvellement de badges pour tout le personnel auprès de l'UNDSS. Assure la facilitation pour les voyages officiels de Monsieur le Représentant et de tout autre personnalité en visite à Goma. Assure le suivi des relations entre le Bureau de l'OMS a Goma et le Ministère des Affaires Etrangères pour toutes les procédures liées aux activités du bureau et nécessitant leur intervention.Produit une situation hebdomadaire des visas et arrivées et départs du bureau et assure la coordination avec la logistique pour le transport et l'hébergement des staffs et/ou consultants en mission à Goma. Le titulaire du poste servira de back up pour les autres membres de l'équipe dans des positions similaires ou non au sein du bureau.REQUIRED QUALIFICATIONSEducationEssentielle: Diplôme d'études secondaires suivies d'une formation en Administration et Gestion.Désirable : Bac +2 en Administration et en gestion.ExpérienceEssentielle : Au moins 5 années d'expérience dans une institution publique ou privée reconnue.Désirable : Expérience dans des postes d'appui administratif ou dans le suivi des voyages au sein de l'OMS ou dans une autre agence des Nations Unies est un atout. Une expérience dans les systèmes bases sur Oracle ou un autre système similaire à ERP est un atout.SkillsLe titulaire du poste devra faire preuve de maitrise, actualiser ses connaissances dans l'utilisation de la technologie moderne de bureau par le biais des cours internes, sur le tas ou l'auto-formation. Il / elle se tient au courant des changements dans les procédures et les pratiques, règles et règlements, la structure organisationnelle, dans le Bureau Pays, le groupe organique et l'OMS, pour être en mesure de briefer et expliquer les procédures aux autres membres du personnel.WHO CompetenciesTeamworkRespecting and promoting individual and cultural differencesCommunicationRespecting and promoting individual and cultural differencesEnsuring the effective use of resourcesUse of Language SkillsEssentielle : Une excellente connaissance du Français et une bonne connaissance de l’anglais sera un atout. | |
At Impactpool we do our best to provide you the most accurate info, but closing dates may be wrong on our site. Please check on the recruiting organization's page for the exact info. Candidates are responsible for complying with deadlines and are encouraged to submit applications well ahead.
Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify. Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.