Asistente(a) de coordinación de impresión y distribución

Introducción

Este puesto está ubicado en el Servicio de Gestión de la Producción (PMSERV). Forma parte de la Unidad de Producción y Gestión de Publicaciones (PRODOC), que depende del Departamento de Servicios Internos y Administración (INTSERV).  INTSERV es responsable de la gestión de edificios, los bienes y las existencias, la seguridad, la producción, la gestión de la distribución de publicaciones y los privilegios diplomáticos, los viajes y el transporte, el uso de los espacios públicos y los servicios internos generales.  PRODOC es responsable de todos los aspectos de la producción y gestión de publicaciones, incluido el acceso abierto, los derechos de autor, el diseño, la edición, la corrección de pruebas y el control de calidad, la producción digital y la impresión interna y externa. La unidad produce y distribuye documentos oficiales de la OIT y la mayoría de las publicaciones producidas en la sede de la OIT.   
PMSERV es responsable de los derechos de publicación, la edición digital, la impresión y los servicios de distribución.

El titular es responsable de coordinar y supervisar las actividades relacionadas con la impresión y distribución de los documentos y publicaciones de la OIT que se distribuyan e impriman interna y externamente. 

El puesto dependerá del jefe de PMSERV.
 

Funciones específicas

1.    Coordinar la producción y la distribución de todas las solicitudes de impresión recibidas de los departamentos y unidades de la sede de la OIT, incluida la asignación de tareas a los miembros del equipo. Procesar todos los pedidos de impresión, garantizar el control de calidad de los productos finales, supervisar la entrega de los documentos y realizar el seguimiento con el cliente.
2.    Coordinar y supervisar los servicios prestados por el proveedor externo de servicios de impresión. Planificar y coordinar la prestación de servicios y las disposiciones administrativas. Realizar propuestas relativas a las solicitudes de impresión externa en función de la carga de trabajo y las limitaciones técnicas.
3.    Supervisar, hacer un seguimiento e informar sobre el rendimiento del proveedor. Supervisar los requisitos de rendimiento en términos de calidad, calendario y facturación.
4.    Preparar análisis y estadísticas periódicos de la situación financiera y de producción en relación con las operaciones de impresión y distribución. Ajustar y actualizar la información de las publicaciones en el sistema de gestión de activos de publicaciones una vez finalizada la producción.
5.    Verificar la facturación de los trabajos de impresión y los presupuestos de pedidos específicos relacionados con la producción y distribución de documentación para reuniones oficiales y otros departamentos.
6.     Coordinar las operaciones de impresión interna, adquisición de equipos y concesión de licencias.
7.    Realizar evaluaciones de rendimiento de los miembros del equipo.
8.    Realizar aportaciones para mejorar los procesos de trabajo y hacer propuestas al jefe de unidad.
9.    Proporcionar apoyo a las operaciones de ventas y servicios de distribución, así como a las operaciones diarias con los distribuidores.
10.    Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.
 

Calificaciones requeridas

Educación

Estudios secundarios completos.

Experiencia

Un mínimo de seis años de experiencia pertinente.
 

Idiomas

Excelente dominio de un idioma de trabajo de la Organización (español, francés o inglés) y conocimiento práctico de un segundo idioma de trabajo.
 

Competencias

Además de las competencias fundamentales de la OIT, este puesto requiere:
Conocimientos técnicos
•    Sólidos conocimientos de las normas y reglamentos financieros. Conocimiento de los procedimientos y prácticas administrativos en un entorno internacional.
•    Sólidos conocimientos del sector de la impresión y la distribución. Sólidos conocimientos de coordinación de la producción de documentos y publicaciones impresos y digitales. 
•    Buenos conocimientos en distribución, almacenamiento y gestión de inventarios.
•    Excelentes dotes de comunicación e interpersonales, capacidad para entablar y mantener relaciones con las principales partes interesadas.
•    Gran capacidad analítica y de resolución de problemas.
•    Capacidad para coordinar múltiples proyectos y prioridades. Gran capacidad de organización y gestión del tiempo.
•    Capacidad para trabajar de forma independiente y en equipo.
•    Conocimientos informáticos: buen conocimiento de los programas de preimpresión, Adobe Acrobat, Quite imposing y sistemas de gestión de activos editoriales.
•    Capacidad para fomentar un entorno de trabajo productivo, junto con una mentalidad de trabajo en equipo para establecer y mantener una comunicación eficaz con colegas y socios externos.
•    Capacidad para trabajar eficazmente en un entorno multicultural, con una actitud y un comportamiento modélicos, sensibles a las cuestiones de género, inclusivos y no discriminatorios.