Assistant(e) chargé(e) de la coordination de d'impression et distribution

Introduction

Ce poste est à pourvoir au Service de la gestion de la production (PMSERV). Celui-ci relève de l’unité Production et de gestion des publications (PRODOC) qui est rattachée au Département des Services internes et administration (INTSERV).  INTSERV est responsable de la gestion générale des installations, des biens et des stocks, de la sûreté et de la sécurité, de la production, de la gestion de la distribution des publications et, des privilèges diplomatiques, des voyages et des transports, de l'utilisation des espaces publics et des services internes généraux. PRODOC est responsable de tous les aspects liés à la production et à la gestion des publications, y compris le libre accès, les droits d'auteur, la conception, l’édition, la relecture et le contrôle de la qualité, la production numérique ainsi que l’impression interne et externe. L'unité produit et distribue les documents officiels de l'OIT ainsi que la plupart des publications produites au siège de l'OIT. PMSERV est responsable des droits d'édition, de la production numérique, de l'impression et des services de distribution.

Le ou la titulaire aura la charge de la coordination et de la supervision des activités relatives à l'impression et à la distribution des documents et publications de l'OIT à distribuer et à imprimer en interne et en externe. 

Le titulaire du poste rendra compte au (à la) responsable de PMSERV.

Tâches spécifiques

1.    Coordonner la production et la distribution de toutes les demandes d'impression reçues des départements et unités du siège de l'OIT, y compris l'attribution des tâches aux membres de l'équipe. Traiter toutes les commandes d'impression, assurer le contrôle de la qualité des produits finaux, superviser la livraison des documents et assurer le suivi avec le client.
2.    Coordonner et superviser les services fournis par les prestataires externes de services d'impression. Planifier et coordonner la prestation et les dispositions administratives. Faire des propositions concernant les demandes d'impression externe en fonction de la charge de travail et des contraintes techniques.
3.    Contrôler, suivre et rendre compte des performances du fournisseur. Contrôler les exigences de performance en termes de qualité, de calendrier et de facturation.
4.    Préparer des analyses et des statistiques périodiques de la situation financière et de la production en ce qui concerne les opérations d'impression et de distribution. Ajuster et mettre à jour les informations relatives aux publications dans le système de gestion des publications une fois la production finalisée.
5.    Vérifier la facturation des travaux d'impression et des devis pour les demandes spécifiques liées à la production et à la distribution de la documentation pour les réunions officielles et les autres départements.
6.    Coordonner les opérations d'impression interne, d'acquisition de matériel et d'octroi de licences.
7.    Procéder à l'évaluation des performances des membres de l'équipe.
8.    Contribuer à l'amélioration des processus de travail et faire des propositions au responsable d'unité.
9.    Fournir un soutien aux opérations de vente et de distribution ainsi qu'aux opérations quotidiennes.
10.    S’acquitter des autres tâches pertinentes assignées.

Qualifications requises

Formation

Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires.
 

Expérience

Au moins cinq ans d'expérience professionnelle pertinente. 
 

Langues

Excellente maîtrise du français et une connaissance pratique d’une deuxième langue de travail (anglais, espagnol).

Compétences

En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert :

Compétences techniques
•    Solide connaissance des règles et réglementations financières. Connaissance des procédures et pratiques administratives dans un environnement international.
•    Bonne connaissance du secteur de l'impression et de la distribution. Solides compétences en matière de coordination de la production de documents et de publications imprimés et numériques. 
•    Bonne connaissance de la distribution, du stockage et de la gestion des stocks.
•    Excellentes compétences en matière de communication et de relations interpersonnelles, capacité à établir et à entretenir des relations avec les principales parties prenantes.
•    Solides compétences en matière d'analyse et de résolution de problèmes.
•    Capacité à coordonner plusieurs projets et priorités. Solides compétences en matière d'organisation et de gestion du temps.
•    Capacité à travailler de manière indépendante et au sein d'une équipe.
•    Compétences informatiques - bonne connaissance des logiciels de prépresse, d'Adobe Acrobat, de Quite imposing et des systèmes de Publishing Management Asset.
•    Capacité à favoriser un environnement de travail productif, ainsi qu'un esprit d'équipe pour établir et maintenir une communication efficace avec les collègues et les partenaires extérieurs.
•    Aptitude à travailler efficacement dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement et une attitude sensibles aux considérations de genre, non discriminatoires et inclusifs.