Assistant(e) , appui administratif

Structure organisationnelle

Ce poste est à pourvoir au sein de l’Equipe de Soutien du Département (DST) au sein du département des services internes et de l'administration (INTSERV). INTSERV est responsable d'un large éventail de services concernant la gestion des installations et des biens, la durabilité environnementale, la sécurité et la santé au travail, la sécurité et la sûreté, la logistique et les services de courrier, la gestion et la production de publications, les privilèges diplomatiques, les voyages et les transports, ainsi que de la mise à disposition d'autres services centraux.  Au-delà de la prestation de services au siège de l'OIT, chaque unité fournit, dans son domaine respectif, une expertise, des conseils et des orientations au siège de l'OIT et sur le terrain.  DST apporte un soutien général à la directrice et aux autres responsables hiérarchiques du département dans les domaines des finances et de la programmation, de l’administration, du contrôle financier, des ressources humaines et de la gestion générale du bureau.
Le (la) titulaire du poste fournira principalement un soutien administratif à l'unité de sécurité (SECURITY). Il/elle fournira également un soutien administratif aux autres unités du département, selon les besoins et sous la direction du Chef de DST].

Mission principale

Le (la) titulaire exécute diverses tâches courantes d’appui administratif et bureautique qui contribuent au déroulement efficace et en temps voulu des activités de l’unité administrative. Ces tâches concernent principalement la préparation de la correspondance et de documents, le déroulement des mesures administratives, l’appui à la gestion des informations et des dossiers ainsi qu’aux réunions, ce qui nécessite l’utilisation et l’application correctes des règles, dispositions réglementaires, politiques, procédures et processus administratifs du BIT (normes applicables).

Supervision reçue/exercée

Le/la titulaire travaille sous la supervision directe du chef du DST.  Le (la) titulaire dispose d’un certain degré d’autonomie opérationnelle dans son travail quotidien et consulte son (sa) supérieur(e) hiérarchique pour obtenir des orientations sur des questions inhabituelles. La supervision reçue est centrée sur la qualité du travail à accomplir et sur le respect des délais des tâches assignées.

Relations de travail

Les contacts internes ont lieu avec le personnel de l’unité administrative et d’autres unités administratives dans le même domaine de travail et visent à obtenir, fournir ou préciser des informations sur des questions liées à des missions spécifiques et à transmettre les instructions émanant du (de la) supérieur(e) hiérarchique. Les contacts externes ont lieu avec des visiteurs, des participants à des réunions et des prestataires de services; ils visent à assurer le suivi des questions courantes et à échanger des informations ou les transmettre à la personne compétente.

Fonctions et responsabilités essentielles

1. Exécuter diverses tâches d’appui administratif, telles que la préparation de la correspondance et des documents, l’appui à la gestion des informations et des dossiers, le suivi des canaux de communication de l’unité administrative et l’appui administratif logistique et courant pour les réunions. 
2. Se tenir informé(e) des règles, dispositions réglementaires, procédures et processus administratifs et bureautiques pertinents, et veiller à ce que le travail effectué leur soit conforme. Se tenir informé(e) des activités et des priorités de travail de l’unité administrative.
3. Recevoir et/ou consigner les communications entrantes et les transmettre aux parties concernées. Répondre aux demandes d’informations courantes ou les transmettre à un échelon supérieur, le cas échéant. Assurer le traitement de texte, la mise en page et la relecture de divers documents en veillant à l’orthographe, à la ponctuation, à la grammaire, au style, à l’exactitude et au respect des normes applicables. Rédiger de la correspondance courante. Préparer des traductions informelles, le cas échéant. Charger le contenu de pages web.
4. Organiser des rendez-vous et des réunions en fonction des besoins. Accueillir et guider les visiteurs dans les salles de réunion. Aider à l’organisation des voyages officiels. Préparer des estimations de coûts ordinaires.
5. Tenir à jour les systèmes de gestion des informations et des dossiers, tels que les systèmes d’archivage, les bases de données et d’autres plateformes. 
6. Traiter et assurer le suivi de transactions courantes à l’aide du progiciel de gestion intégré (ERP).
7. Fournir un appui administratif logistique et courant pour les réunions et autres manifestations. Préparer et distribuer les invitations, les ordres du jour et d’autres documents. Préparer les lieux de réunion et l’équipement. Aider les participants et les renseigner sur des questions courantes. 
8. Maintenir les fournitures de bureau et le matériel de bureau courants. Tenir à jour les stocks, commander du matériel si nécessaire et signaler les problèmes d’équipement. Aider aux déménagements de bureaux, notamment en gérant les droits d’accès et en préparant les postes de travail pour les nouveaux membres du personnel. 
9. S’acquitter des autres tâches pertinentes assignées.

section facultative (si nécessaire)

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Exigences minimales

Formation

Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires.

Expérience

Au moins quatre ans d’expérience professionnelle pertinente.

Langues

Excellente maîtrise de l’une des langues de travail (anglais, français, espagnol) de l’Organisation et connaissance pratique d’une deuxième langue de travail.

Connaissances et compétences

Outre les compétences essentielles définies par le BIT [intégrité et transparence, sensibilité à la diversité, orientation vers l’apprentissage et le partage de connaissances, souci du client, aptitude à la communication, orientation vers le changement, assume la responsabilité des résultats, souci de la qualité, collaboration], ce poste requiert les compétences suivantes:

Connaissance des procédures administratives générales et capacité à travailler dans le respect des règles, dispositions réglementaires, politiques et procédures applicables.

Maîtrise de l’utilisation de logiciels bureautiques, tels qu’Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Teams). 

Connaissance de SharePoint ou d’un autre système de gestion des documents.

Bonne capacité à travailler avec le progiciel de gestion intégré (ERP).

Capacité à comprendre et à travailler efficacement avec les outils et les logiciels bureautiques, les systèmes, les applications et les plateformes web.

Capacité à utiliser un système de gestion de contenu pour copier, coller et mettre en forme le contenu d’une page d’un site web public. 

Aptitude à rédiger la correspondance courante. 

Souci du détail afin de pouvoir relever d’éventuelles incohérences dans les courriers.

Tact, courtoisie et capacité à partager des informations de manière appropriée et respectueuse.

Aptitude à travailler efficacement dans un environnement multiculturel et à faire preuve d’un comportement et d’attitudes respectueux de l’égalité de genre, non discriminatoires et inclusifs.