Assistant(e) Administratif(ve)

Background

Sous la direction de la Chargée des Opérations et sous la supervision directe de l’ICT, l’Assistant au Registry fournit des services d'enregistrement fiables.

 

Il/Elle fait preuve d'une approche axée sur le client, de tact et de capacité à travailler avec des personnes d'origines nationales et culturelles différentes.

Duties and Responsibilities

Résumé des Fonctions clefs:

• Gestion de SYSCO/eRegistry
• Gestion efficace du courrier
• Recouvrement des coûts pour les services de la valise diplomatique
• Gestion de la réception

1. Assurer le maintien du système d'enregistrement SYSCO/eRegistry en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants : 

• Maintenance du système de classement du bureau conformément au système de classement global du PNUD.
• Ouverture de nouveaux dossiers thématiques selon les besoins et élimination des anciens dossiers conformément au calendrier de conservation établi.
• Maintenance des archives, en veillant à ce que les dossiers soient correctement stockés et accessibles ; conservation des documents en toute sécurité.
• Fourniture de photocopies de documents provenant des dossiers du registre, à la demande du personnel. Aide à la collecte de matériel de référence et de fond à partir des dossiers du registry.
• Mise en place et entretien d'un système d'enregistrement des mouvements de dossiers au sein du bureau ; entretien des fichiers de circulation et de lecture du bureau.
• Préparation de la correspondance et des rapports relatifs aux activités du registry

 

1. Assure une gestion efficace du courrier axée sur l'atteinte des résultats suivants :

• Réception, codage, enregistrement et transmission tout le courrier reçu à l’OM
• Enregistrement et envoi des communications sortantes, y compris la valise diplomatique, et distribution ultérieure. Préparer le résumé des formulaires de pièces jointes et des documents nécessaires et tenir à jour le dossier des pochettes reçues pour s'assurer que tous les sacs sont comptabilisés.

 

1. Garantit le recouvrement des coûts pour les services du « pouch » en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants :

• Fourniture d'informations pour une répartition au prorata et une facturation appropriées des agences utilisatrices.

1. Gestion de la communication et de la réception du Bureau

• Suivi de tous les visiteurs du bureau ; assistance aux visiteurs en leur fournissant des directives et des informations précises concernant le PNUD/SNU.
• Exploitation et gestion du standard téléphonique selon le protocole approprié.
• Contrôle et test hebdomadaires de toutes les lignes
• Rapport des dysfonctionnent au Superviseur 
• Gestion et planification de la couverture de la réception.
• Aide à l'établissement des factures (téléphoniques) de recouvrement des coûts

 

Le titulaire exécute d'autres tâches relevant de son profil fonctionnel et jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l'Organisation.

 

Competencies

 

Core Obtenir des résultats: LEVEL 1: Planifie et surveille son propre travail, prête attention aux détails, fournit un travail de qualité dans les délais Penser de manière innovante: LEVEL 1: Ouvert aux idées créatives / risques connus, est un résolveur de problèmes pragmatique, apporte des améliorations  Apprenez continuellement: LEVEL 1: Ouvert d'esprit et curieux, partage des connaissances, apprend de ses erreurs, demande feedback S'adapter avec agilité: LEVEL 1: S'adapte au changement, gère de manière constructive l'ambiguïté / l'incertitude, est flexible  Agir avec détermination:  LEVEL 1: Fait preuve de dynamisme et de motivation, capable de livrer calmement face à l'adversité, confiant Engagement et partenariat: LEVEL 1: Fait preuve de compassion et de compréhension envers les autres, forme des relations positives Favoriser la diversité et l'inclusion: LEVEL 1: Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination

 

Compétences transversales et techniques (insérer jusqu'à 7 compétences)

 

Domaine thématique	Nom	Définition
Digital & Innovation	Analyse des données	Capacité à extraire, analyser et visualiser des données (y compris des données en temps réel) afin d'obtenir des informations significatives et de faciliter la prise de décision.
Administration et Opérations	Gestion des documents et des dossiers	Gestion globale des documents (papier ou électroniques) ; registre et politique de conservation, y compris le stockage et l'archivage.
Administration et Opérations	Gestion du registre et de la correspondance	Capacité à collecter, enregistrer, conserver et distribuer le courrier et la valise diplomatique du PNUD ; capacité à gérer les archives.
Gestion des partenariats	Mobilisation des ressources	Capacité à identifier et à recouvrer les fonds pour les services rendus par le Registry
Gestion des partenariats	Gestion des relations	Capacité à s'engager avec un large éventail de partenaires publics et privés, à établir, maintenir et/ou renforcer les relations de travail, la confiance et la compréhension mutuelle
Services de sécurité	Services de sécurité	Connaissance des concepts de la politique de sécurité et capacité à les appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques
Numérique et innovation	Stratégie et gestion des données	Savoir rédiger ou exécuter une stratégie de données ou un cadre de gestion des données

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Required Skills and Experience

 

Min. Academic Education	Diplôme de fin detudes secondaires (BAC) est requis Ou Un diplôme universitaire (Licence (BAC+3)) dans la gestion de Secrétariat, ou d’archives, la gestion administrative ou dans un domaine connexe est requise.
Min. years of relevant Work experience	Au minimum quatre (4) ans d’expérience (avec le diplôme detudes secondaires) ou 1 an (avec le diplôme de Licence) dans ladministration, la gestion de Secrétariat ou d’archives ou dans un domaine connexe est requise
Required skills and competencies	Capacité à travailler avec des logiciels informatiques et de bureautique (MS Word, Excel, etc.) et connaissance des tableurs et des bases de données.
Desired additional skills and competencies	Une bonne expérience  de rédaction ; Une expérience en administration dans le système des nations unies ou ONG internationale Une expérience en collaboration avec le PNUD
Required Language(s) (at working level)	Maîtrise du français comme langue de travail est requise La connaissance de l’anglais serait un atout.
Nationality	Être de nationalité béninoise

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Equal opportunity

As an equal opportunity employer, UNDP values diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate and, as such, we encourage qualified applicants from all backgrounds to apply for roles in the organization. Our employment decisions are based on merit and suitability for the role, without discrimination. 

UNDP is also committed to creating an inclusive workplace where all personnel are empowered to contribute to our mission, are valued, can thrive, and benefit from career opportunities that are open to all.

Sexual harassment, exploitation, and abuse of authority

UNDP does not tolerate harassment, sexual harassment, exploitation, discrimination and abuse of authority. All selected candidates, therefore, undergo relevant checks and are expected to adhere to the respective standards and principles. 

Right to select multiple candidates

UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Scam alert

UNDP does not charge a fee at any stage of its recruitment process. For further information, please see www.undp.org/scam-alert.