Functional Responsibilities
Bajo la supervisión de el/la Asistente Financiero y Administrativo; y/o el/la Especialista de Partnerships, el/la Pasante, será responsable de realizar las siguientes actividades, sin limitarse exclusivamente a ellas:
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Apoyar en la preparación y seguimiento de controles adecuados para la gestión de procesos, procedimientos, inventario de bienes/suministros de la oficina.
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Apoyar en los procesos administrativos y logísticos para la gestión de viajes (tickets, DSA, TA, F10), talleres, capacitaciones, reuniones y otros eventos.
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Apoyar en la gestión de procesos requeridos en ANMCO a nivel de Administración y Finanzas, para aseguramiento de las políticas y regulaciones financieras y administrativas de UNOPS. (Requerimientos de pagos administrativos en el ERP, caja chica, Formalización de compras menores, y otros)
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Apoyar a las diferentes áreas de soporte en la apertura de archivos digitales según sea necesario, manteniéndolos debidamente identificados, almacenados y accesibles.
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Apoyar en el proceso de recepción, registro, codificación, distribución y seguimiento de correspondencia (entrante y saliente).
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Suministro de digitalización, fotocopiado e impresión del material de los archivos según se solicite.
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Apoyar en la redacción, elaboración de correspondencia, minutas, actas, procesos, etc asistiendo cuando se requiera a las reuniones que el/la supervisor/a le indique.
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Mantener una comunicación adecuada y fluida a lo interno y externo del proyecto o área específica requerida.
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Apoyar a las áreas de soporte en actividades con relación a proveedores/Asociados realizando llamadas telefónicas para el seguimiento de los procesos.
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Apoyar en actividades administrativas sobre la gestión de trámites del área de ICT.
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Apoyar en cualquier otra actividad que sea solicitada por el/la supervisora.
Education/Experience/Language requirements
- Se requiere estar actualmente cursando el último semestre o ser egresado/a de las carreras de Administración de Empresas, Contabilidad o carreras a fin.
- Se valorará aportar Título universitario o título técnico profesional máximo tres (3) años de graduado/a al momento de aplicar.
- No requiere aportar experiencia profesional.
- Se requiere disponibilidad de 40 horas a la semana.
Será altamente valorado:
- Haber realizado otras pasantías o voluntariados en organismos internacionales, ONG’s, preferiblemente en algún área de soporte como : finanzas, administración,, contabilidad y/o logística
- Habilidades para el manejo de GSuite, Microsoft, hojas de cálculo.
- Habilidades para la administración documental (administrativa y financiera) archivo, codificación, resguardo de la información.
- Es requerido el idioma español (oral y escrito).
- Será valorado el conocimiento del idioma inglés (oral y escrito).
Entorno de trabajo
- Esta pasantía es remunerada y provee seguro de salud
- Como pasante de UNOPS tendrás acceso a la plataforma de aprendizaje de la organización, para realizar cursos que sean de tu interés
- Este rol se desempeñará en la Oficina de UNOPS en Ecuador, localizada actualmente en Quito
- El trabajo es 100% presencial, 5 días a la semana (lunes-viernes)
- La oficina no cuenta con espacio de estacionamiento para empleados.
Carta de Motivación
Si bien su currículum vitae muestra sus habilidades, experiencia y formación, también estamos ansiosos por conocer más sobre sus intereses y motivaciones. Por eso, le invitamos a subir una carta de motivación junto a su solicitud para el puesto. No olvide compartir en la carta su motivación para sumarse al equipo de de UNOPS en el puesto publicado, sus intereses y habilidades. Adicionalmente nos gustaría conocer su perspectiva respecto a los valores de Naciones Unidas: Inclusión, Integridad, Humildad y Humanidad. Para más información sobre los Valores de ONU, ver documento adjunto Marco de Valores y Comportamientos.