En América Latina y el Caribe, UNOPS opera en 23 países, ofreciendo soluciones de alto impacto que impulsan el desarrollo sostenible. La organización se enfoca en la construcción y mejora de infraestructura resiliente —incluyendo carreteras, puentes, instalaciones públicas, sistemas de saneamiento y vivienda— para elevar la calidad de vida y fomentar el crecimiento inclusivo.

Asimismo, UNOPS apoya la salud pública mediante la adquisición de medicamentos esenciales y equipos médicos, garantizando un acceso más amplio a los servicios de salud. Al fortalecer las capacidades institucionales, UNOPS promueve una gestión pública transparente, eficiente y equitativa. Como socio estratégico de los gobiernos y actores del desarrollo, alinea sus intervenciones con las prioridades nacionales, ayudando a los países a avanzar hacia los Objetivos de Desarrollo Sostenible a través de un apoyo práctico y orientado a resultados.

En Panamá, la UNOPS ha apoyado a sus socios nacionales desde 2009 a través de servicios de asesoría técnica y la implementación de iniciativas complejas de infraestructura, adquisiciones y gestión de proyectos, fortaleciendo la eficiencia del sector público y mejorando la calidad de vida.

El/la Asistente de Servicios de Apoyo para Proyectos  proporciona apoyo administrativo y logístico para asegurar el funcionamiento eficiente y eficaz de las operaciones en los proyectos de la oficina de Panamá.  El/la Asistente de Servicios de Apoyo para Proyectos   demuestra un enfoque orientado al cliente, la calidad y los resultados, asegurando el uso óptimo y rentable de los recursos de la oficina.

1. Apoyo Administrativo General

• Organiza citas, recibe visitas, atiende llamadas telefónicas y responde a las solicitudes rutinarias de información.
• Provee apoyo administrativo y logístico a reuniones generales,comités, conferencias etc. para proyectos (por ejemplo, registro de licencia y asistencia, arreglos para reuniones y otros eventos).
• Redacción y revisión de correspondencia administrativa, notas verbales, minutas de reunión e informes de rutina, asegurando la calidad gramatical y el cumplimiento de los formatos corporativos.
• Revisa documentos y edita textos para precisión, gramática, puntuación y estilo, así como para el cumplimiento de las normas establecidas para el formato.
• Realiza los arreglos logísticos de misiones oficiales y de hotel y prepara las autorizaciones, viáticos para el personal de proyectos incluyendo cotización y reserva de itinerarios hasta la preparación de las Autorizaciones de Viaje (Travel Authorizations) en el sistema según estándares de la organización.
• Apoyar en la compilación de información relacionada con trámites y procesos administrativos.
• Revisa, registra, distribuye y procesa el correo entrante. Sigue las acciones inminentes de seguimiento.
• Cualquier otra actividad administrativa requerida por el supervisor dentro de su área de trabajo.

2. Apoyo Financiero y Logístico

• Realiza la recepción, revisión y registro de facturas de proveedores y contratistas, asegurando el cumplimiento de los requisitos y la normativa de UNOPS antes de su procesamiento.
• Responsable de Administrar y Custodiar la caja chica de Proyectos.
• Apoyo en el seguimiento del presupuesto.
• Apoyar el seguimiento de procesos de adquisiciones con el área de compras.
• Apoyo en la convocatoria y confirmación de asistentes para las actividades del proyecto, así como en el registro y sistematización de las listas de participación.
• Recepción, revisión y registro de facturas de proveedores y contratistas, asegurando el cumplimiento de los requisitos y la normativa de UNOPS antes de su procesamiento.
• Creación de recibos (Receipts) en el sistema ERP (OneUNOPS) para el pago a proveedores, verificando previamente la conformidad de los entregables y la validez de la documentación de soporte.
• Apoyo en el seguimiento activo del ciclo de pagos en coordinación con el área de Finanzas.
• Mantenimiento de registros auxiliares de control de pagos para monitorear los saldos de las Órdenes de Compra (PO) y alertar oportunamente sobre necesidades de enmiendas o incrementos.

3. Gestión de Información y Documentación

• Investiga, compila y organiza información y materiales de referencia de diversas fuentes para los informes.
• Crea hojas de cálculo y presentaciones.
• Administra y actualiza bases de datos para listas de correo y otra información.
• Mantiene archivos electrónicos y de papel.
• Organización y custodia del archivo digital y físico del proyecto, con especial énfasis en el expediente financiero (vouchers, facturas, aprobaciones) para garantizar la trazabilidad ante futuras auditorías.

Requerido

• Diploma de escuela secundaria.

Deseable

• Título universitario o equivalente de preferencia en Administración, Ingeniería Industrial, Economía o carreras afines es deseable y puede reemplazar algunos años de experiencia requeridos. 
  
  

Requerido 

• 4 años de experiencia (o menos dependiendo del nivel académico) en el área de administración de preferencia en Proyectos.

Deseable

• Alguna experiencia de trabajo en una organización del Sistema de las Naciones Unidas.
• Experiencia en gestión de trámites administrativos. 

• Please note that UNOPS does not accept unsolicited resumes. 
• Please note that UNOPS will at no stage of the recruitment process request candidates to make payments of any kind.
• Applications to vacancies must be received before midnight Copenhagen time (CET) on the closing date of the announcement. Applications received after the closing date will not be considered. 
• Please note that only shortlisted candidates will be contacted and advance to the next stage of the selection process, which involves various assessments. 
• UNOPS embraces diversity and is committed to equal employment opportunity. Our workforce consists of many diverse nationalities, cultures, languages, races, gender identities, sexual orientations, and abilities. UNOPS seeks to sustain and strengthen this diversity to ensure equal opportunities as well as an inclusive working environment for its entire workforce. 
• Qualified women and candidates from groups which are underrepresented in the UNOPS workforce are encouraged to apply. These include in particular candidates from racialized and/or indigenous groups, members of minority gender identities and sexual orientations, and people with disabilities. 
• We would like to ensure all candidates perform at their best during the assessment process. If you are shortlisted and require additional assistance to complete any assessment, including reasonable accommodation, please inform our human resources team when you receive an invitation.

• For staff positions only, UNOPS reserves the right to appoint a candidate at a lower level than the advertised level of the post. 
• For retainer contracts, you must complete a few mandatory courses (they take around 4 hours to complete) in your own time, before providing services to UNOPS. Refreshers or new mandatory courses may be required during your contract. Please note that you will not receive any compensation for taking courses and refreshers. For more information on a retainer contract here. 
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• All UNOPS personnel are responsible for performing their duties in accordance with the UN Charter and UNOPS Policies and Instructions, as well as other relevant accountability frameworks. In addition, all personnel must demonstrate an understanding of the Sustainable Development Goals (SDGs) in a manner consistent with UN core values and the UN Common Agenda. 
• It is the policy of UNOPS to conduct background checks on all potential personnel. Recruitment in UNOPS is contingent on the results of such checks.