Management Services Associate G6

DEADLINE FOR APPLICATIONS

WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.

ABOUT WFP

The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.

At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP's values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.

To learn more about WFP, visit our website: https://www.wfp.org and follow us on social media to keep up with our latest news: YouTube, LinkedIn, Instagram, Facebook, Twitter, TikTok.

WHY JOIN WFP? 

• WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.

• WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.

• WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.

• A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.

• We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).

TITRE DU POSTE: Management Service

TYPE DE CONTRAT/GRADE: Fixed Termes / G6

UNITE/DIVISION: Management Service/Finance

LIEU D’AFFECTATION (Ville, Pays) : Conakry

NOMBRE DE POSTE :   1

DUREE: 6 mois (renouvelables sous réserve de la disponibilité des fonds et des performances satisfaisantes du titulaire du poste)

A propos du PAM :

Le Programme alimentaire mondial des Nations unies (PAM) est une organisation humanitaire très prestigieuse, dont la réputation n’est plus à démontrer. C’est la plus grande agence humanitaire au monde, opérant dans plus de 120 pays et territoires. Il apporte une aide vitale dans les situations d'urgence, œuvre à la culture de la paix, à la stabilité et à la prospérité pour les personnes qui se remettent d'un conflit, d'une catastrophe ou de l'impact du changement climatique, et soutient des moyens de subsistance durables et résilients pour un monde où la faim n'existe plus.

Au PAM, les personnes sont au cœur de tout ce que nous faisons, et la vision du futur personnel du PAM est celle d'équipes diversifiées, engagées, qualifiées et très performantes, sélectionnées sur la base du mérite, opérant dans un environnement de travail sain et inclusif, vivant les valeurs du PAM (intégrité, collaboration, engagement, humanité et inclusion) et travaillant avec des partenaires pour sauver et changer la vie de ceux que le PAM sert.

Pour en savoir plus sur le PAM, visitez notre site web : Programme Alimentaire Mondial (PAM) des Nations Unies et suivez-nous sur les médias sociaux pour vous tenir au courant de nos dernières nouvelles : You Tube, LinkedIn, Instagram, Facebook, Twitter.

1. Contexte et justification

Le poste Management Services Associate (G6) assure un rôle opérationnel essentiel dans la gestion et la coordination des services administratifs, techniques, supervision et de support. Il couvre plusieurs fonctions critiques : asset management, engineering support, environmental sustainability, event management, facility management, library services, protocol, travel & accommodation, vehicle/fleet management, et plus globalement les administrative and management services.

2. Objet du poste

Fournir un soutien technique et administratif avancé à la gestion des services internes afin de garantir la qualité, la conformité, l’efficacité et la continuité des opérations. Le/la titulaire veille à la mise en œuvre des procédures, à la tenue des registres, au suivi des indicateurs, et à la coordination quotidienne avec les prestataires, fournisseurs et unités internes.

3. Responsabilité clés par domaine :

3.1 Asset Management (Gestion des actifs & stocks)

• Tenir l’inventaire des actifs : enregistrement, codification, suivi, réconciliations.
• Suivre les entrées/sorties, mouvements internes et déclassements.
• Contribuer aux audits internes/externes et fournir les rapports nécessaires.
• Gérer les stocks de consommables, fournitures et équipements.

3.2 Engineering / Maintenance & Support Technique

• Appuyer la coordination des travaux de maintenance préventive et corrective.
• Suivre les interventions des prestataires (climatisation, électricité, plomberie, énergie).
• Assurer la mise à jour des registres techniques et des certificats de conformité.
• Veiller à l’application des normes HSE dans les installations.

3.3 Environmental Sustainability (Durabilité & performance environnementale)

• Collecter les données sur la consommation d’eau, d’énergie et de carburant.
• Appuyer la mise en œuvre des initiatives “green office” (tri, réduction déchets, optimisation énergie).
• Documenter les indicateurs environnementaux et préparer les rapports de conformité.
• Soutenir les campagnes de sensibilisation internes.

3.4 Event Management

• Assurer la logistique des réunions, ateliers, formations et événements internes/externes.
• Réserver les salles, coordonner les équipements, rafraîchissements, décoration, protocole.
• Gérer les listes de participation et appuyer la préparation documentaire.
• Assurer le suivi budgétaire et le rapport post-événement.

3.5 Facility Management (Gestion des locaux et services généraux)

• Assurer la gestion quotidienne du bureau : nettoyage, sécurité, accueil, courrier, utilités.
• Suivre les contrats de services (gardiennage, nettoyage, maintenance, bail).
• Superviser la gestion des espaces et les demandes internes (desk assignment, réparations).
• Établir les bons de travaux et suivre leur exécution.

3.6 Library & Knowledge Services

• Gérer la documentation physique et digitale, les bases de données et les abonnements.
• Appuyer les équipes dans leurs recherches documentaires.
• Organiser la mise à jour régulière des SOP, directives et archives.

3.7 Protocol

• Assurer la gestion des demandes officielles, notes verbales, franchise diplomatique, rendez-vous et invitations.
• Coordonner les aspects protocolaires lors des missions et visites officielles.
• Maintenir les registres protocolaires (correspondance, accréditations, drapeaux).
• Assurer le respect des préséances et des procédures institutionnelles.

3.8 Travel & Accommodation

• Préparer, réserver et confirmer les voyages (billets, hôtels, visas, assurances).
• Assurer le suivi des Travel Request, DSA, liquidation et justification des missions.
• Tenir les statistiques de voyage et assister aux négociations fournisseurs.
• Veiller au respect des politiques de voyage internes.

3.9 Vehicle & Fleet Management

• Tenir les registres de la flotte : carnets de bord, consommation carburante, kilométrage.
• Suivre la maintenance des véhicules, assurances, permis, interventions.
• Organiser l’affectation quotidienne des véhicules selon les demandes internes.
• Produire les rapports mensuels de gestion de flotte.

3.10 Global Administrative Services

• Gérer les services transversaux : accueil, standard, courrier, fournitures de bureau.
• Mettre en œuvre les SOP, vérifier et documenter les incidents/request.
• Appuyer la préparation des budgets et des rapports d’activités.
• Fournir un appui administratif aux unités programmes et opérations.

4. Résultats attendus

• Inventaire des actifs à jour et conforme aux audits.
• Registres de maintenance complétés et suivis.
• Données environnementales fournies dans les délais.
• Événements bien organisés avec un taux élevé de satisfaction.
• Services généraux opérationnels ≥ 95%.
• Documentation et bibliothèque structurées et accessibles.
• Voyages conformes, enregistrés et traités efficacement.
• Flotte opérationnelle, sécurisée et correctement documentée.
• Rapports mensuels de gestion réalisés et partagés.

5. Qualifications minimales

• Éducation : Bac +2/3 en administration, gestion, ingénierie ou domaine connexe.
• Expérience : Au moins six (6) ans d’expérience administrative dans plusieurs des domaines listés ci‑dessus.
• Langues : Français requis ; anglais souhaité.
• Informatique: Suite MS Office, SharePoint, ERP/Asset systems, outils de ticketing.

6. Compétences

Techniques:

• Gestion administrative, logistique et opérationnel
• Maintien des actifs et infrastructures
• Gestion des voyages et flotte
• Organisation d’événements
• Reporting et gestion de données
• Connaissance des normes environnementales et HSE

Comportementales:

• Organisation, rigueur, autonomie
• Orientation client interne
• Communication efficace
• Résolution de problèmes
• Multi‑tâche / priorisation
• Intégrité et confidentialité

7. Conditions particulières

• Flexibilité horaire selon les urgences opérationnelles.
• Déplacements possibles dans les zones d’intervention.
• Respect strict des règles éthiques, de sécurité et de protection des données.

WFP LEADERSHIP FRAMEWORK

WFP Leadership Framework guides to the common standards of behavior that guide HOW we work together to accomplish our mission.

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REASONABLE ACCOMMODATION

WFP is committed to supporting individuals with disabilities by providing reasonable accommodations throughout the recruitment process. If you require a reasonable accommodation, please contact:  global.inclusion@wfp.org

NO FEE DISCLAIMER

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REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION

• All applications must be submitted exclusively through our online recruiting system. We do not consider CVs or applications sent by email, LinkedIn, or any other channel.

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All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.

No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.