Tiered Approach

In line with the commitment to safeguard capacity and support personnel already in the Organization, a majority of UNDP UNCDF/UNV vacancies are advertised using a tiered application process whereby:

  • Tier 0: UNDP/UNCDF/UNV IP staff holding permanent (PA) and fixed-term (FTA) appointments, whose posts will be abolished, or contracts will be terminated or not renewed during 2026.
  • Tier 1: Other UNDP/UNCDF/UNV staff holding permanent (PA) and fixed-term (FTA) appointments
  • Tier 2: UNDP/UNCDF/UNV staff holding temporary appointments (TA), personnel on regular PSA contracts, and Expert and Specialist UN Volunteers
  • Tier 3 or no tier indicated: All other contract types from UNDP/UNCDF/UNV and other agencies, and other external candidates

Please make note of the Tier(s) indicated in the vacancy title, if any, and ensure that you satisfy the eligibility to apply.

Poste réservé uniquement aux ressortissants Malagasy 

Candidatures féminines et/ou celles en situation d'handicap fortement encouragées

Background

Dans le but de permettre la mise en œuvre du programme pays 2024-2028 dans le respect des procédures opérationnelles standards édictées au niveau du PNUD « Corporate », le bureau pays du PNUD Madagascar a mis en place l’Unité Oversight, Plaidoyer et Résultats dénommée « Oversight Unit » pour appuyer l’opérationnalisation du programme dans les différentes étapes de formulation des portefeuilles/projets, de suivi opérationnel et financier de la mise en œuvre, d’évaluation et de clôture du programme pays et de communication tout au long du cycle de programme. De plus, avec l’utilisation du système QUANTUM+ avec ses nouvelles plateformes et outils, il s’avère utile et impératif que ce nouveau système soit maitrisé par le staff afin d’assurer une gestion efficace des projets et du programme du bureau pays. A cet égard, l’Oversight Unit est chargée d’accompagner le bureau pays (programme et opérations) à maitriser ces nouveaux outils de gestion, en réponse aux nombreux défis de respect des procédures, de coordination et de valorisation des réalisations et des acquis dans le cadre de la mise en œuvre des programmes dans le passé. Cette Unité a également entre autres la responsabilité de la supervision, du contrôle de la qualité et de la conformité de toutes les activités programmatiques et opérationnelles du bureau de pays suivant les procédures existantes et les cadres stratégiques globales régissant le bureau pays. L’objectif principal de l’Oversight est d’apporter un appui efficace aux différentes unités du programme susmentionnées et aux équipes de gestion des projets pour la mise en œuvre effective du programme pays dans le respect des procédures de l’organisation.

Cette unité sera composée de quatre (4) entités/fonctions déjà existantes, dont le PMSU/Compliance comprenant le Head of PMSU (FTA) qui est appuyé par l’Associé administratif et financier (NPSA). 

Sous la supervision directe du Head of PMSU, et en étroite collaboration avec les autres sections de l’Oversight Unit à travers le projet TOSIKA, l’Associé/e Administratif/ve et Financier/ère a pour mission d’assurer la gestion des opérations administratives et financières du Projet. 

A part les fonctions et les responsabilités comptables, il (elle) est chargé(e) de la coordination générale de la gestion administrative et financière et de la logistique du projet. 

Sous la supervision directe du Head of PMSU et l’autorité globale du Head of the Oversight Unit, le/la titulaire du poste collaborera étroitement avec les partenaires de mise en œuvre des projets, les représentants du Gouvernement au niveau central et territorial et les principaux acteurs concernés. Il/Elle interagira avec toutes les équipes des projets du PNUD, avec l'équipe centrale et interrégionale du PNUD (Programme, Opération), ainsi qu'avec d'autres Consultants et parties prenantes.

Duties and Responsibilities

L’Assistant Administratif et Financier sera responsable des fonctions suivantes, mais sans s’y limiter :

Gestion administrative : 

  • Tenir des registres et des fichiers de documentation et des rapports technique et financier ;
  • Suivre les dossiers d'acquisition des biens et des services ; 
  • Appuyer le Coordonnateur dans la rédaction des rapports et dans le suivi des activités d'évaluation du projet ; 
  • Prendre des notes lors de réunions du projet et rédiger les correspondances au besoin
  • Participer à l’élaboration du plan de travail annuel et à toute session de programmation trimestrielle
  • Participer aux réunions d’équipe hebdomadaires et aider à prendre des procès-verbaux pour les réunions de l’équipe
  • Fournir un appui dans le cadre de la planification et la coordination d’activités, notamment les ateliers et les formations. y compris à travers la prise de contact et le suivi avec les participants.
  • Aider à l’organisation, à l’exécution et à la coordination des besoins logistiques en élaborant un calendrier des événements, un calendrier des programmes

Gestion logistique :

  • Aider à l’organisation d’évènements (réunions, séminaires, ateliers, formations, missions, etc) et assurer les arrangements logistiques appropriés ; 
  • Gérer les stocks de fournitures de bureau et consommables informatiques ; 
  • Préparer les arrangements de voyage internes et externes pour le personnel du projet et suivre l'utilisation des véhicules ;
  • Mettre à jour l'inventaire des biens durables ;
  • Soutenir l’achat de biens et services, suivre l'émission des contrats et des paiements ainsi que le maintien, le développement et la mise à jour d'un registre des actifs
  • Entreprendre d’autres tâches exigées par le projet

Gestion financière :

  • Participer à l'élaboration du budget, du Plan de Travail Annuel et des plans opérationnels ;
  • Faire le suivi budgétaire ;
  • Gérer les trésoreries ;
  • Préparer toutes les demandes de paiement, la tenue des dossiers financiers et la préparation des rapports financiers exigés conformément aux règles et procédures financières de mise en œuvre nationale ;
  • Classer les pièces et les documents du programme ;
  • Etablir les états financiers : état des décaissements, rapprochement bancaire et suivi des travaux d’audit ;
  • Assurer la liaison sur la conduite de l’audit du projet et assurer l’accès des auditeurs aux documentations du projet, au personnel et aux institutions impliquées dans le projet ;
  • Faire le suivi des exercices d’audit du projet

Competencies

Core
Achieve Results: LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline
Think Innovatively: LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements 
Learn Continuously: LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback
Adapt with Agility: LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible 
Act with Determination:  LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident
Engage and Partner: LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships
Enable Diversity and Inclusion: LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination 

Cross-Functional & Technical competencies 

Thematic Area Name Definition
Business Management Operations Management Ability to effectively plan, organize, and oversee the Organization’s business processes in order to convert its assets into the best results in the most efficient manner.

General (across the functions)

Event planning and execution 

 Ability to plan, manage and execute of public and private events to ensure that they support and amplify individual communications and advocacy initiatives, as well as UNDP's overall brand and mandate.

Administration & Operation 

Events management (including retreats, trainings and meetings) 

 Ability to manage events, including venue identification, accommodation, logistics, catering, transportation, and cash disbursements, etc. 
Finance

Budget management 

 Ability to support budgetary aspects of work planning process, drawing and management of team budgets

Required Skills and Experience

Min. Academic Education
  • Niveau d’études secondaire (baccalauréat)  
  • Licence en gestion, finance, économie, Administration des affaires ou domaine équivalent
Min. years of relevant Work experience 
  • Pour le niveau d’études secondaire (baccalauréat), avoir au moins cinq (05) années d’expériences en tant qu’Assistant Administratif et financier, comptable, gestionnaire, etc.
  • Pour le niveau licence, avoir au moins deux (02) années d’expériences dans le même domaine.
Required skills and competencies
  • Bonne maitrise des outils et techniques de gestion et comptables
  • Bonne connaissance des principes de passation de marchés
  • Maîtrise de Microsoft Office (Word, Powerpoint, Excel, Outlook, Internet, etc)
  • Connaissance Quantum sera un atout
Required Language(s) (at working level) Maîtrise du Français écrit et parlé. La connaissance de l’Anglais est un atout

Equal opportunity

As an equal opportunity employer, UNDP values diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate and, as such, we encourage qualified applicants from all backgrounds to apply for roles in the organization. Our employment decisions are based on merit and suitability for the role, without discrimination. 

UNDP is also committed to creating an inclusive workplace where all personnel are empowered to contribute to our mission, are valued, can thrive, and benefit from career opportunities that are open to all.

Sexual harassment, exploitation, and abuse of authority

UNDP does not tolerate harassment, sexual harassment, exploitation, discrimination and abuse of authority. All selected candidates, therefore, undergo relevant checks and are expected to adhere to the respective standards and principles. 

Right to select multiple candidates

UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Scam alert

UNDP does not charge a fee at any stage of its recruitment process. For further information, please see www.undp.org/scam-alert.

At Impactpool we do our best to provide you the most accurate info, but closing dates may be wrong on our site. Please check on the recruiting organization's page for the exact info. Candidates are responsible for complying with deadlines and are encouraged to submit applications well ahead.
Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify. Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.