Assistant.e aux Opérations (Gestionnaire de la Flotte), G4, N'Djamena

DEADLINE FOR APPLICATIONS

WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.

ABOUT WFP

The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.

At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP's values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.

To learn more about WFP, visit our website: https://www.wfp.org and follow us on social media to keep up with our latest news: YouTube, LinkedIn, Instagram, Facebook, Twitter, TikTok.

WHY JOIN WFP? 

• WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.

• WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.

• WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.

• A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.

• We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).

CONTEXTE ADMINISTRATIF

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) des Nations Unies est la plus grande agence humanitaire au monde dédiée à la lutte contre la faim. Sa mission est d’aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro de notre vivant. Chaque jour, le PAM œuvre à travers le monde afin qu’aucun enfant ne se couche le ventre vide et que les populations les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent accéder à une alimentation nutritive adaptée à leurs besoins.

OBJECTIF DU POSTE

L’Assistant(e) de soutien aux opérations (Gestionnaire de flotte) est appelé(e) à fournir un travail organisé et précis, à exécuter des activités spécifiques de soutien opérationnel et, le cas échéant, à conseiller le personnel moins expérimenté sur les pratiques standards dans son domaine d’activité.

L’objectif du poste est de soutenir la mise en œuvre efficace et l’entretien de pratiques de gestion de flotte de qualité, axées sur les besoins des clients et le rapport qualité-prix.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Sous la supervision générale et directe du/de la Cheffe des Services de Gestion (Management Services Officer), le/la Gestionnaire de flotte sera responsable de ce qui suit :

• Superviser et suivre les performances des véhicules légers (LV) du PAM dans le pays afin d’assurer une utilisation optimale, et conseiller le Bureau Pays (CO) ainsi que les bureaux de terrain (FO) sur l’affectation et la planification des véhicules pour une gestion efficace, efficiente et sûre de la flotte, conformément aux politiques institutionnelles du PAM et à la stratégie du Bureau Pays.

• Assurer la supervision quotidienne des chauffeurs de bureau, veiller à la bonne exécution des tâches assignées, suivre leurs performances ainsi que l’état de propreté et de préparation des véhicules pour les missions et autres activités.

• Effectuer des analyses de l’état du parc automobile et formuler des recommandations pour le remplacement opportun des véhicules, notamment en déterminant le nombre et le type de véhicules nécessaires pour améliorer l’efficacité des coûts.

• Veiller à ce que les réparations et la maintenance préventive des véhicules soient réalisées conformément aux recommandations des fabricants et aux normes du PAM afin d’assurer une fiabilité maximale avec un minimum d’immobilisation et à un coût raisonnable.

• Préparer les plannings hebdomadaires et mensuels de maintenance de tous les véhicules légers du Bureau Pays et veiller à leur exécution afin que les véhicules soient opérationnels.

• Préparer les ordres de travail de maintenance sur la base des rapports d’anomalies des chauffeurs, des contrôles réguliers des véhicules et du calendrier des maintenances préventives périodiques.

• Veiller à ce que des prestataires de maintenance fiables soient disponibles dans toutes les localités du pays.

• S’assurer que tous les véhicules disposent d’une couverture d’assurance appropriée, initier et suivre toutes les réclamations auprès des compagnies locales ainsi que dans le cadre de la police d’assurance SIS.

• Superviser et mettre en œuvre la politique et les procédures de sécurité routière du Bureau Pays/PAM, notamment en planifiant et en appuyant des formations efficaces pour les chauffeurs afin d’améliorer leurs performances en matière de sécurité, ainsi que le signalement et l’enquête des accidents.

• Veiller à ce que les données relatives au carburant, à la maintenance et aux autres transactions de gestion de flotte soient saisies de manière complète, précise et en temps opportun dans le Système de gestion de flotte (FMS) par les personnels responsables dans tous les bureaux.

• Préparer des rapports périodiques sur les principaux indicateurs de performance de la gestion de flotte, notamment les coûts d’exploitation, l’utilisation des véhicules légers (y compris les véhicules loués lorsque applicable), les performances en matière de sécurité, etc.

• Organiser une réconciliation systématique des données du FMS concernant la consommation de carburant et les dossiers de maintenance des véhicules, et comparer les indicateurs clés de performance (KPI) aux données physiques réelles sur une base mensuelle, trimestrielle et annuelle.

• Gérer les assurances locales auprès de tiers ainsi que les assurances SIS, veiller au renouvellement en temps utile des contrats et des polices d’assurance, et être responsable du signalement et de la gestion des accidents conformément aux directives du PAM.

• En coordination avec le Fleet Centre, collaborer avec toutes les unités concernées afin d’atteindre et de maintenir une taille de flotte optimale pour le Bureau Pays du PAM au Tchad.

• Assurer un encadrement managérial, suivre et veiller à ce que tous les chauffeurs et points focaux flotte bénéficient des formations nécessaires à l’exercice de leurs fonctions de manière sûre et professionnelle ; fournir des conseils techniques et une assistance aux superviseurs du transport ainsi qu’aux autres membres du personnel de la flotte.

• Produire, en temps voulu, les rapports et informations requis par l’Organisation via le Système de gestion de flotte (FMS) et le Système de suivi des véhicules (VTS).

• Maintenir un système de classement et d’archivage efficace des documents des véhicules afin de permettre leur consultation rapide et efficace en cas de besoin.

• Tenir à jour un dossier pour chaque véhicule contenant son historique, notamment : la documentation d’acquisition, l’immatriculation, les assurances, l’affectation, la localisation, les rapports d’inspection annuels, les rapports d’accidents et les dossiers de maintenance.

• Veiller à ce que ces dossiers soient constamment mis à jour et que toute la documentation soit correctement conservée.

• Gérer et administrer les services de covoiturage (Carpooling Services) fournis par le PAM aux bénéficiaires de services (autres agences des Nations Unies).

NIVEAU DE QUALIFICATION ET D’EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE

MINIMAL REQUIS

Formation: Achèvement des études secondaires. Un diplôme universitaire en Administration et autres disciplines connexes sera un plus.

Expérience professionnelle: Avoir au moins quatre ans d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le domaine de la gestion de la flotte assortis d’une expérience du travail administratif.

Connaissances et compétences:

• Rompu(e) à l'utilisation du matériel de bureau et de progiciels tels que Microsoft Word.
• Connaissance des procédures et des méthodes courantes à appliquer pour mener à bien le travail demandé sous une supervision minimale.
• Aptitude à faire preuve de tact et de courtoisie lors des échanges d'informations avec des personnes d'horizons divers.
• Aptitude à repérer des anomalies dans les données et à corriger les problèmes appelant une attention particulière.
• Aptitude à donner des orientations ou à assurer une formation élémentaire en cours d'emploi à des membres du personnel moins expérimentés.

Connaissances linguistiques:

Avoir un bon niveau en français (niveau C)

NB: Veuillez envoyer un CV ne dépassant pas 3 pages

WFP LEADERSHIP FRAMEWORK

WFP Leadership Framework guides to the common standards of behavior that guide HOW we work together to accomplish our mission.

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REASONABLE ACCOMMODATION

WFP is committed to supporting individuals with disabilities by providing reasonable accommodations throughout the recruitment process. If you require a reasonable accommodation, please contact:  global.inclusion@wfp.org

NO FEE DISCLAIMER

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION

• All applications must be submitted exclusively through our online recruiting system. We do not consider CVs or applications sent by email, LinkedIn, or any other channel.

• We strongly recommend that your Workday profile is accurate and complete, and that all sections are filled in, including your employment history, academic qualifications, language skills, and UN grade (if applicable). Once your profile is completed, please apply, and submit your application.

• If you experience technical issues while submitting your application, you may contact us at global.hrerecruitment@wfp.org. Please note that this email is only for technical issues with an application - unsolicited applications or documents sent to this inbox will not receive a reply.

• At the application stage, the only required documents are your CV and Cover Letter. Additional documents (passport, certificates, recommendation letters, etc.) may be requested later in the process.

• Only shortlisted candidates will be contacted and invited to proceed to the next stage of the recruitment process.

All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.

No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.