VACANCY NOTICE FOR A CONTRACT AGENT SELECTION
| Job title | Initiateur Financier – Financial Agent |
| Reference | EC/2026/OIL/523352 |
| Application deadline | 20/10/2026 - 12.00 (noon, Brussels time) |
| Directorate-General (full name) | Office Infrastructures et Logistique |
| Unit | OIL.06.003 – “Finance – Achats - Reporting” |
| Place of assignment | Luxembourg |
| Domain | Budget - Finances |
| Contract type and
Function Group | Contract Agent 3bis |
| About us |
| # L'Office Infrastructures et logistique à Luxembourg (OIL), qui compte environ 420 personnes, assure l'ensemble des actions liées à l'hébergement du personnel, à la gestion des infrastructures sociales et à la logistique de l'Institution à Luxembourg. L'unité OIL.06, qui compte environ 40 personnes, est chargée des finances (comptabilité et budget), des procédures d'achats, du reporting, et du contrôle interne de l'Office. |
| About the role |
| # Au sein du secteur OIL.06.003 « Exécution budgétaire, TVA et contrôle interne », qui compte une dizaine de personnes, nous proposons un poste d’initiateur financier.
Ses principales tâches consistent à :
- Initier les transactions financières avec l'aide des outils informatiques de la Commission : bons de commande, engagements, ordres de recouvrement, paiements, etc. ;
- Vérifier les dossiers présentés à l'appui des transactions budgétaires au regard de la réglementation financière et des procédures en vigueur, notamment en matière de passation de marchés publics ;
- Assurer le suivi des visas et le respect des délais de paiement ainsi que l'archivage de toutes les pièces justificatives (contrats, transactions, factures) ;
- Occasionnellement, prendre des contacts avec le service facturation des fournisseurs/prestataires ;
- Assurer le remplacement de collègues absents du secteur pour des lignes budgétaires ou tâches différentes de celles habituellement traitées ;
- Classement et archivage des documents et des dossiers - Créer des dossiers et rassembler des documents en veillant à ce qu'ils soient classés, sécurisés et archivés conformément aux règles en vigueur ;
- Participation au suivi, à l'organisation et à la gestion des dossiers de l'unité ;
- Assurer le suivi et le respect des délais fixés pour la réalisation des actions ;
- Contribution à la préparation de notes et courrier ordinaire, à la rédaction de rapports et de comptes rendus ;
- Donner avis et conseils appropriés aux collègues de l'unité et des unités opérationnelles ;
- Transmettre aux services centraux les dossiers et pièces demandés ;
- Participer au suivi de la consommation budgétaire des lignes budgétaires attribuées, et à la préparation du budget suivant. | | Qualifications, experience and skills | | Nous recherchons une personne expérimentée en matière de transactions financières, budgétaires et des procédures de la Commission, sachant travailler de manière proactive et autonome et faisant preuve de rigueur. Il/elle devra pouvoir travailler en anglais et surtout en français, tant à l'oral qu'à l'écrit. Une bonne connaissance des systèmes et applications utilisés par la Commission serait un avantage. | | How to express your interest?
You should send your documents in a single pdf in the following order:
- Your CV 2. Completed application form
Please send these documents by the publication deadline to OIL-06-EXTERNAL-PUBLICATIONS@ec.europa.eu indicating the selection reference EC/2026/OIL/523352 |
| Eligibility |
| For eligibility, please consult this page with all the information needed. |