Management Services Officer (Administration Officer) FT/ NOA

DEADLINE FOR APPLICATIONS

WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.

ABOUT WFP

The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.

At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP's values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.

To learn more about WFP, visit our website: https://www.wfp.org and follow us on social media to keep up with our latest news: YouTube, LinkedIn, Instagram, Facebook, Twitter, TikTok.

WHY JOIN WFP? 

• WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.

• WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.

• WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.

• A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.

• We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).

A PROPOS DU PAM

Ce poste est basé à Bujumbura et rapporte à la Responsable de l'Administration et des Finances.

LE ROLE

Soutenir la fourniture de services administratifs de qualité, axés sur le client et d'un bon rapport qualité-prix, qui permettent au personnel des opérations nationales/locales de fournir une assistance alimentaire aux bénéficiaires, conformément à la stratégie du PAM.

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

Le Programme Alimentaire Mondial des Nations Unies est la plus grande Agence humanitaire au monde qui lutte contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d'aider le monde à atteindre la faim zéro de notre vivant. Chaque jour, le PAM travaille dans le monde entier pour faire en sorte qu'aucun enfant ne se couche le ventre vide et que les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin.

En tant que membre de l'Unité des services de gestion du PAM au Burundi, le personnel sera placé sous la direction et la supervision générales du Chef d'unité, afin de soutenir la prestation de services administratifs de qualité, axés sur le client et rentables, qui permettent au personnel des opérations nationales/de terrain de fournir une assistance alimentaire aux bénéficiaires, conformément à la stratégie du PAM.

Soutenir la prestation de services de haute qualité, axés sur le client et d'un bon rapport qualité-prix, dans le cadre du portefeuille des services de gestion, qui permettent au PAM de fournir une assistance alimentaire aux bénéficiaires, conformément à la stratégie du PAM.

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RESPONSABILITÉS CLÉS (non exhaustives, dans le cadre des pouvoirs délégués)

Sous la supervision générale de la Responsable de l’Unité de l’Administration et des Finances, l’Administrateur(trice) national(e)sera responsable des tâches suivantes :

1. Aider à la préparation des composantes « Services de gestion » de la planification stratégique du PAM dans le pays et de la planification des ressources conformément aux stratégies et politiques du PAM dans le pays et dans son ensemble, afin de faciliter une prestation de services efficiente et efficace

2. Soutenir la préparation des plans annuels fonctionnels et la mise en œuvre des politiques, procédures, processus, normes et systèmes à l'appui des objectifs stratégiques du PAM.

3. Rassembler des données et préparer des analyses de base pour soutenir une planification et une prise de décision efficaces.

4. Contribuer à l'identification des besoins en ressources en vue d'assurer l'efficacité, la rentabilité et la rapidité des opérations et des services.

5. Entretenir des relations de travail avec les parties prenantes internes et externes du PAM, les autres agences des Nations unies et les entités gouvernementales, en veillant à l'échange de données pertinentes et en identifiant les domaines dans lesquels l'alignement des opérations et la coopération pourraient être améliorés.

6. Faire des suggestions pour améliorer les services et les installations en matière de sécurité et de santé au travail (SST).

7. Soutenir une culture de durabilité environnementale en donnant l'exemple d'actions qui favorisent la durabilité dans toutes les activités.

8. Utiliser les outils et applications numériques au maximum de leur potentiel, en collaborant avec des experts techniques pour adopter efficacement des technologies innovantes, améliorant ainsi les flux de travail opérationnels et le service à la clientèle.

9. Aider à la préparation et à la mise en œuvre des initiatives interagences liées à la réforme des Nations Unies afin de réaliser des économies et d'améliorer la qualité des services.

10. Soutenir les missions sur le terrain en documentant les problèmes et les lacunes et en proposant des solutions pour les services ou produits concernés.

11. Soutenir l'organisation et la conception d'initiatives d'apprentissage visant à renforcer les capacités du personnel et des partenaires du PAM afin d'améliorer leur compréhension des règlements, politiques, procédures, processus, normes et systèmes des services de gestion.

12. Suivre les pratiques standard en matière de préparation et d'intervention en cas d'urgence afin d'aider le PAM à déployer rapidement les ressources nécessaires dans les zones touchées.

13. Autres tâches selon les besoins

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE

Education :

Diplôme universitaire supérieur en Gestion d’Entreprise, Administration Publique, en Ingénierie ou dans un autre domaine pertinent lié à la Gestion et à l’Administration de Bureau, ou premier diplôme universitaire (Licence/Baccalauréat BAC+3) avec des années supplémentaires d’expérience professionnelle et/ou de formation/cours.

Langue :

Maîtrise (niveau C) de la langue française et connaissance de la langue anglaise (niveau B).

EXPÉRIENCES SOUHAITÉES POUR ENTRER DANS LE POSTE

- Possède au moins 6 années d'expérience professionnelle dans le domaine et/ou une formation dans au moins plusieurs secteurs d'activité des services de gestion (par exemple, la Gestion des Actifs, des installations, du parc automobile, des voyages ou autres).

- A de l'expérience dans l'obtention d'informations et de conclusions à partir de données, de tendances et d'indicateurs de performance.

LES APTITUDES ET LES COMPÉTENCES REQUISES

1. Orientation vers le client et les solutions, proactivité, retour d'information et communication efficace.

2. Travailler de manière indépendante tout en favorisant le travail d'équipe et la gestion efficace du temps, des conflits et du changement.

3. Faire preuve d'intégrité en donnant l'exemple en matière de valeurs et de normes éthiques.

4. Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques.

5. Comprendre la région et le contexte et être capable d'établir les relations de travail nécessaires avec les autorités locales et les partenaires.

WFP LEADERSHIP FRAMEWORK

WFP Leadership Framework guides to the common standards of behavior that guide HOW we work together to accomplish our mission.

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REASONABLE ACCOMMODATION

WFP is dedicated to fostering diversity, equity, and inclusion. Our recruitment process is inclusively crafted to welcome candidates of all backgrounds, celebrating diversity and ensuring a respectful environment for all. We aim for an accessible and fair recruitment journey. Should you need any reasonable accommodations or have accessibility concerns, please reach out to us confidentially at global.inclusion@wfp.org. Our DEI team is here to ensure your full participation in our recruitment process.

NO FEE DISCLAIMER

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION

• We strongly recommend that your profile is accurate, complete, and includes your employment records, academic qualifications, language skills and UN Grade (if applicable).

• Once your profile is completed, please apply, and submit your application.

• Please make sure you upload your professional CV in the English language

• Kindly note the only documents you will need to submit at this time are your CV and Cover Letter

• Additional documents such as passport, recommendation letters, academic certificates, etc. may potentially be requested at a future time

• Please contact us at global.hrerecruitment@wfp.org in case you face any challenges with submitting your application

• Only shortlisted candidates will be notified

All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.

No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.