Asistente Administrativo/a

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WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.

ABOUT WFP

The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.

At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP's values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.

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WHY JOIN WFP? 

• WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.

• WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.

• WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.

• A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.

• We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).

TÍTULO DEL CARGO: Asistente Administrativo/a

UNIDAD: Oficinas de Terreno

LUGAR DE TRABAJO: Riohacha

DURACIÓN DEL CONTRATO Un (1) año, prorrogable

 NIVEL: GS-4

CONTEXTO ORGANIZATIVO:

El Programa Mundial de Alimentos (PMA) de las Naciones Unidas es el mayor organismo humanitario de lucha contra el hambre del mundo. En Colombia, el apoyo que PMA brinda al gobierno nacional responden a los Objetivos de Desarrollo Sostenibles (ODS) 2 y 17 haciendo uso de herramientas innovadoras tales como transferencias en dinero y compra local de alimentos a través de asociaciones de agricultores. Las actividades del PMA en Colombia se concentran en las poblaciones más vulnerables, que incluye víctimas de la violencia, comunidades marginadas y grupos étnicos. El objetivo es reconstruir y fortalecer sus fuentes de subsistencia, asegurando que tengan adecuado acceso en todo momento a dietas nutritivas y diversas e incrementando su capacidad para recuperarse y adaptarse a los cambios climáticos. Esto se hace de manera progresiva a través del desarrollo de las capacidades de autoridades locales para implementar programas responsables que contribuyan a reducir la inseguridad alimentaria y la malnutrición.

Estos puestos han de cubrirse en las cinco (5) oficinas de terreno de WFP Colombia (Cali, Cúcuta, Medellín, Pasto y Riohacha) y sus tres (3) oficinas satélites (Arauca, Montería y Quibdó). Los titulares de este puesto desempeñarán funciones de apoyo administrativo en las oficinas de terreno y rendirán cuenta al Jefe de la Oficina a la que sean asignados con supervisión funcional de la Unidad de Administración y Finanzas en Bogotá.

En este nivel, el trabajo se lleva a cabo con supervisión mínima. Los titulares deben realizar un trabajo organizado y preciso, encargándose de actividades específicas de apoyo operativo y administrativo. Cabe también la posibilidad de que proporcionen orientación sobre prácticas estándar a funcionarios menos experimentados en su esfera de actividad.

FINALIDAD DEL PUESTO:

Llevar a término procesos de apoyo operativo y administrativo estándar en relación con una esfera profesional específica, con el fin de facilitar la prestación eficaz de servicios.   

En este nivel, el trabajo se lleva a cabo con supervisión mínima. Los titulares deben realizar un trabajo organizado y preciso, encargándose de actividades específicas de apoyo operativo y administrativo. Cabe también la posibilidad de que proporcionen orientación sobre prácticas estándar a funcionarios menos experimentados en su esfera de actividad.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES (lista indicativa y no exhaustiva):

• Reunir información destinada claramente a servir de base para la redacción de documentos y la preparación de informes por parte de otros miembros del personal.
• Responder a consultas y remitirlas, cuando proceda, a los niveles superiores, con el fin de prestar un servicio oportuno y correcto a los clientes. 
• Prestar apoyo al procesamiento y gestión de tareas administrativas y financieras ordinarias en diversas esferas funcionales, para contribuir a la gestión eficaz y oportuna de los recursos.
• Prestar servicios de revisión y corrección de documentos estándar, para contribuir a la elaboración de documentación exacta. 
• Encargarse del mantenimiento de los sistemas y archivos estándar establecidos para garantizar que la información sea precisa y esté fácilmente disponible para la función de que se trate.
• Detectar discrepancias sencillas en las estadísticas y los datos, como información faltante, y comunicarlas a funcionarios de categoría superior para ayudar a los clientes a realizar su trabajo.
• Encargarse de la integridad de los datos para facilitar la disponibilidad de información precisa en los sistemas institucionales.
• Proporcionar orientación sobre métodos y prácticas ordinarios de apoyo operativo a los colegas menos experimentados para velar por que los servicios se presten de forma coherente y de acuerdo con los requisitos establecidos.
• Trabajar con una gran variedad de personas, recabando retroinformación, cuando proceda, para ayudar en la prestación de apoyo operativo al personal. 

OTROS REQUISITOS DEL PUESTO

• Cargar la información de facturación y procesar los recibos de bienes y servicios en los sistemas corporativos (ITS y Wings) de acuerdo con políticas de la organización.
• Llevar un adecuado control de los contratos administrativos y llevar a cabo los procesos de compras requeridas en la Oficina de Terreno de acuerdo con el plan de gastos para el normal desarrollo de las acciones implementadas, garantizando la transparencia y cumplimiento de las normas y procedimientos del WFP.
• Cumplir los estándares operativos de viajes de misiones a terreno de sus colegas de equipo y brindar apoyo logístico requerido, de manera oportuna y en cumplimiento a las normas y procedimientos del WFP. 
• Hacer seguimiento a la asignación y movimientos de activos, bienes y equipos de la OT, implementando los mecanismos de control y reporte conforme a las normas y procedimientos corporativos.
• Administrar la caja menor y recursos (fund reservation) bajo el principio de honestidad y responsabilidad, efectuar reembolsos oportunamente y arqueo de caja mensualmente y cumplir con el arqueo aleatorio semestral auditado por el/la Jefe de la Oficina de Terreno.

Formación:             

Finalización del ciclo de educación secundaria. Deseable, estudios postsecundarios en temas administrativos, contables o afines a las funciones del cargo.

Experiencia:                                                                                                          

Cuatro (4) años como mínimo de experiencia con responsabilidades cada vez mayores en la esfera operativa correspondiente, y experiencia en tareas administrativas de carácter general.

Experiencia en el uso de computadoras y paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, etc.). Conocimientos avanzados en hojas de cálculo y paquetes de bases de datos

Experiencia en el manejo de sistemas de gestión basados en la web, preferiblemente SAP.

Conocimientos:

• Conocimiento de las tareas y métodos de trabajo cotidianos con el fin de finalizar los procesos con supervisión mínima. 
• Tacto y cortesía para intercambiar información con una gran variedad de personas.
• Capacidad para detectar discrepancias de datos y resolver los problemas que requieren atención.
• Capacidad para ofrecer orientación o capacitación básica en el puesto de trabajo al personal subalterno.
• Conocimiento y entendimiento del enfoque de género y protección es deseable
• Conocimiento general de las políticas, normas, reglamentos y procedimientos del sistema de las Naciones Unidas en el área de administración y finanzas, será valorado positivamente.

Idiomas:                 

Dominio del español. Deseable conocimiento intermedio de inglés.

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