Référent.e Bailleurs SUO - Dakar Siège - H/F

L’ESPRIT ALIMA:La raison d’être d’ALIMA est de sauver des vies et de soigner les populations les plus vulnérables, sans aucune discrimination identitaire, religieuse ou politique, à travers des actions basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus. Nous agissons avec humanisme, impartialité et dans le respect de l’éthique médicale universelle. Pour accéder aux patients et aux patientes, nous nous engageons à intervenir de façon neutre et indépendante.

SOIGNER - INNOVER - ENSEMBLE :Depuis sa création en 2009, ALIMA a soigné plus de 10 million de patients, et déploie aujourd’hui ses opérations dans 12 pays d’Afrique. En 2022, nous avons développé plus de 60 projets de réponse médicale humanitaire pour répondre aux besoins de populations touchées par les conflits, les épidémies et l’extrême pauvreté. L’ensemble de ces projets se font en appui aux autorités sanitaires nationales à travers près de 511 structures de santé (dont 47 hôpitaux et 464 centres de santé). Nous travaillons en partenariat, notamment avec des ONGs locales, dès que cela est possible afin d'améliorer l'accès et le transfert de compétences qui assure la pérennité de nos actions à nos patients. Par ailleurs, pour améliorer la réponse humanitaire, nous menons des projets de recherches opérationnelles et cliniques, notamment pour lutter contre la malnutrition et les fièvres hémorragiques virales.

L'ÉQUIPE ALIMA : Plus, de 2 000 personnes œuvrent actuellement pour ALIMA. Les équipes terrain, au plus proche des patients, reçoivent leur support des équipes de coordination généralement basées en capitale des pays d’intervention. Celles-ci reçoivent le support des 4 équipes desk et de l’équipe du service urgences et ouvertures basées au siège opérationnel de Dakar, Sénégal. Les équipes de Paris et New-York travaillent activement à la collecte de fonds ainsi qu’à la représentation d’ALIMA. Le reste de la Galaxie ALIMA comprend des individus et des équipes partenaires qui travaillent pour le compte d’autres organisations telles que les ONGs médicales BEFEN, ALERTE Santé, SOS Médecins, KEOOGO, AMCP-SP, DEMTOU-Humanitaire, les organismes de recherche PAC-CI, Inserm, les Universités de Bordeaux ou de Copenhague et bien d’autres.

NOS PAYS D’INTERVENTIONS :Burkina Faso, Cameroun, Guinée, Mali, Mauritanie, Niger, Nigeria, République Centrafricaine, République Démocratique du Congo, Soudan, Tchad, Ethiopie, Haïti.

NOS THÉMATIQUES PROJET :Malnutrition, Santé Maternelle, Santé Primaire, Pédiatrie, Paludisme, Épidémies (Ebola, Choléra, Rougeole, Coronavirus, Fièvre de Lassa), Recherche, Hospitalisation, Urgences, Violences Basées sur le Genre, vaccinations, santé mentale, …

LIEU DU POSTE :  Le poste est basé à Dakar au Sénégal avec une répartition 60% Dakar et 40% visite terrain.

ALIMA, ONG française, a installé son siège opérationnel à Dakar en 2011. Une centaine de personnes y sont basées, dont les autres directeurs, pour y fournir le support à nos opérations dans nos 11 missions d’interventions. Toute l’équipe financière du siège se trouve aussi sur Dakar.

2021 : 63 millions€ Budget ; +90% de fonds publics ; 3 millions € de collecte de fonds privés ; 2 millions €  de réserves ,  https://alima.ngo/transparence-financiere/

Supérieur technique : Le Responsable Finances opérationnelles et la Responsable Bailleurs (Référents techniques)

Supérieur hiérarchique : Responsable SUO

Il (elle) encadre techniquement : Les COFIN/ COFIRH (coordinateurs financiers/ RH) et les chargés de support aux opérations des pays qu’il/elle couvre

Il (elle) collabore étroitement avec les membres des coordinations, le service bailleurs de fonds, le service comptable, service de trésorerie et service d’audit interne du Siège

Vous travaillez au siège d’ALIMA, basé.e à Dakar, au sein du SUO, composé de Responsable des programmes, référent médical, référent logistique, référent RH, pour assurer l’ouverture des nouvelles missions ALIMA ou soutenir les opérations d’Urgences dans les mission existantes ALIMA. Vous contribuez aux projets Urgences / nouvelles missions dans l’organisation de l’administration financière, l’installation et la maîtrise des ressources financières des opérations, notamment en maîtrisant tout le processus budgétaire des projets, dans le respect des règles des bailleurs. Vous vous occupez de l’élaboration et du suivi consolidé des budgets des pays que couvrez afin d’assurer un rapportage de qualité.

Vous faites des missions pour assurer l’ouverture des missions/projet et de contrôle qualité dans nos projets afin de superviser la gestion des contrats dont vous êtes à la charge, et aussi améliorer la gestion financière générale des missions.

Vous êtes  disponible pour assurer des GAP de COFIN.

Gestion Budgétaire

       ·Assurer en direct ou en appuie aux missions/projets l’élaboration des budgets

      ·Ouverture/urgences/projet/mission (interne ALIMA) et les budgets à destination des bailleurs.

      ·Piloter le monitoring budgétaire, avec la contribution du COFIN/COFIRH afin de donner de la visibilité budgétaire et la lisibilité budgétaire à tous les niveaux : projets, coordination, Desk, HQ, Bailleurs des fonds.

        ·Assurer le rapportage financier et fournit un rapport de qualité aux bailleurs.

        ·Responsable d’alerter sur les risques autour de la maîtrise des budgets dans le contexte bailleur

        ·Analyser sur les budgets, en lien avec la structure des coûts et en lien avec les activités et bénéficiaires (coût/ patient).

Qualité et gestion des risques

     ·Assurer en direct sur le terrain ou en appuie la mise en place des procédures, et outil de gestion afin de garantir une bonne gestion financière des missions et projets gérées par le SUO (mise en place système d’approvisionnement en trésorerie, banques, procédures comptables, suivi budgétaire)

       ·Analyser et améliorer le contrôle interne sur les missions qu’il/elle couvre en effectuant des missions d’appui, afin de s’assurer de la bonne application des procédures ALIMA, afin de prévenir des risques de perte de ressources, et des risques réputationnels.

       ·Contrôler régulièrement   la comptabilité, la qualité des pièces comptables, la gestion de la trésorerie des pays qu’il/elle couvre

      ·Responsable de la maîtrise des risques financiers et d’en informer le cas échéant pour permettre des actions correctives, communiquer et trouver des solutions avec la Direction et les bailleurs.

       ·Prévenir au maximum des risques d’audit par une bonne maîtrise et partage des règles bailleurs. Pour cela, il/elle appuie à la préparation des missions d’audit (bailleur ou interne) et à l’élaboration des dossiers de réponse et justifications demandés par les auditeurs.

      ·Participer au développement de nouveaux outils et procédures dans le contexte des urgences, ainsi que d'outils de gestion de projet qui soutiendront les équipes de gestion de projets d'urgence.

Assurer la production des notes conceptuelles et des propositions de qualité conformément à la stratégie opérationnelle

    ·Assurer et conseille l'équipe opérationnelle sur l'élaboration du projet et la stratégie du programme ainsi que la rédaction des notes conceptuelles solides et des propositions qui comprennent une bonne analyse technique et opérationnelle, qui démontrent une connaissance du contexte et des risques, qui présentent une vision stratégique solide et qui soient conformes au budget et aux directives des bailleurs.

Superviser la gestion des contrats de financement et les exigences contractuelles et fournir des conseils techniques

     ·Fournir des informations et conseille le SUO et les équipes pays en ce qui concerne la réglementation des bailleurs et les exigences contractuelles et participer à l’analyse des éventuels risques financiers liés aux contrats.

        ·S’assurer que les engagements envers les bailleurs sont respectés.

        ·Etre capable de proposer des modifications contractuelles aux bailleurs si les plans opérationnels sont modifiés.

Appuyer et superviser la rédaction de rapports narratifs à l'intention des bailleurs et des partenaires.

        ·Élaboration des rapports narratifs en direct ou en appui, conformément aux exigences contractuelles

       ·Garantir un suivi et une analyse opérationnelle solide pour un rapport précis, détaillé et clair, selon les exigences et le format des bailleurs et dans les délais

Appuie la recherche de financements et entretien des relations avec les bailleurs

      ·En lien avec les Responsables , Chargés de Relations Bailleurs et le Service Bailleurs à Dakar il/elle appuie la recherche de nouvelles opportunités de financement. A ce titre il·elle doit s’assurer d’avoir une bonne connaissance des opérations d'ALIMA et du contexte humanitaire. Il·Elle doit également maîtriser les stratégies et processus des bailleurs finançant ou non ALIMA.

      ·Contribuer à entretenir des relations avec les bailleurs, fournir des informations régulières sur les opérations en cours et maintenir un dialogue ouvert tout au long de l'année. Pendant les phases de négociation des contrats de financement, il·elle est responsable du suivi de la négociation à chaque étape et en ce qui concerne la gestion des contrats de financement, y compris les exigences contractuelles, en coordination avec les équipes pays.

Gestion Ressources Humaines

        ·Participer au recrutement des COFIN (Coordinateurs financiers), Administrateurs et Chargé de support aux opérations des missions.

        ·Former les membres des coordinations et projets sur les procédures financières, la maîtrise des budgets et l’environnement bailleur.

        ·Identifier, avec la contribution du COFIN/ COFIRH, les staffs compétents afin de leur progression professionnelle.

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