Assistant(e) de bureau

CALL FOR EXPRESSIONS OF INTEREST - VACANCY ANNOUNCEMENT\:

IMPORTANT NOTICE\: Please note that Closure Date and Time displayed above are based on date and time settings of your personal device

Staff in the General Service category are recruited locally from the Primary Location area, which is where the office is located.

• FAO is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality, background and culture
• Qualified female applicants, qualified nationals of non-and under-represented Members and persons with disabilities are encouraged to apply
• Everyone who works for FAO is required to adhere to the highest standards of integrity and professional conduct, and to uphold FAO's values
• FAO, as a Specialized Agency of the United Nations, has a zero-tolerance policy for conduct that is incompatible with its status, objectives and mandate, including sexual exploitation and abuse, sexual harassment, abuse of authority and discrimination　　
• All selected candidates will undergo rigorous reference and background checks
• All applications will be treated with the strictest confidentiality
• FAO staff are subject to the authority of the Director-General, who may assign them to any of the activities or offices of the Organization.

The Food and Agriculture Organization of the United Nations (FAO) contributes to the achievement of the 2030 Agenda through the FAO Strategic Framework by supporting the transformation to MORE efficient, inclusive, resilient and sustainable agrifood systems, for better production, better nutrition, a better environment, and a better life, leaving no one behind.

Cadre organisationnel

L’Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture (FAO) contribue à la réalisation du Programme 2030 par l’intermédiaire de son Cadre stratégique en appuyant la transformation des systèmes agroalimentaires destinée à les rendre plus efficaces, plus inclusifs, plus résilients et plus durables en vue d’améliorer la production, la nutrition, l’environnement et les conditions de vie, sans laisser personne de côté.

L’objectif principal des bureaux de pays de la FAO, qui sont dirigés par un(e) Représentant(e) de la FAO, est d’aider les gouvernements à élaborer des politiques, programmes et projets afin de parvenir à la sécurité alimentaire, de réduire la faim et la malnutrition, de contribuer au développement des secteurs de l’agriculture, de la pêche et de la foresterie, et d’utiliser leurs ressources environnementales et naturelles de manière durable.

Le/la titulaire du poste à pourvoir sera affecté(e) au Bureau du Représentant de la FAO au Bénin, à Cotonou.

Objectif principal

L’assistant(e) de bureau coordonne et effectue l’ensemble de l’appui de bureau, de l’appui au management, ainsi que des tâches administratives contribuant au bon fonctionnement du Bureau. Il ou elle assure la qualité et la cohérence du flux de travail administratif et de l’information au sein de l’unité de travail.

Supervision reçue/exercée

L’assistant(e) de bureau rend compte au personnel professionnel principal/gestionnaire et peut recevoir des orientations de la part d’un(e) fonctionnaire administratif(ve) adjoint(e) d’un grade supérieur, sous la responsabilité générale du/de la Représentant(e) de la FAO. Le ou la titulaire du poste agit en toute indépendance, décide des priorités de travail et fait preuve d’initiative pour traiter des dossiers sans précédents. La supervision dont il ou elle fait l'objet est axée sur la qualité du travail effectué. Il ou elle fournit des orientations et des conseils à d’autres membres du personnel d’appui administratif.

Relations de travail

L’assistant(e) de bureau travaille étroitement avec un ensemble de collègues au sein de la division/région, avec les unités centrales et les clients externes à l’Organisation. Il ou elle apporte et coordonne les services d’appui administratif et fournit des orientations et des informations sur les procédures.

Fonctions et résultats essentiels

• Examiner et trier les demandes de rendez-vous avec le superviseur; tenir à jour le calendrier du superviseur; confirmer les horaires qui conviennent aux deux parties et organiser les rendez-vous; accueillir les visiteurs; filtrer et rediriger les appels téléphoniques; répondre aux requêtes et à la correspondance, souvent de nature sensible, confidentielle ou technique.
• Coordonner les services d’appui de bureau lors des réunions, formations, séminaires, comités, projets spéciaux et événements; assister aux réunions, établir des comptes-rendus, contrôler le suivi des activités; prendre des dispositions afin d’assurer les services d’édition, de traduction, etc. de documents et de publications.
• Passer en revue, archiver, distribuer et traiter les courriels et correspondances entrants; suivre les actions en attente; rédiger des réponses à des correspondances très variées et à d’autres communications exigeant souvent une connaissance des terminologies techniques et/ou des procédures administratives détaillées; accomplir les fonctions de contrôle de la qualité des documents sortants ; relire les textes en veillant à leur format, grammaire, ponctuation et style.
• Effectuer une grande variété de tâches administratives, telles que les prolongements des contrats et les demandes de personnel temporaire, l’enregistrement des congés et des présences, la préparation et le suivi des budgets; coordonner avec d’autres unités administratives afin d’assurer la bonne marche et la rapidité du travail au sein de l’unité.
• Rechercher, rassembler et organiser les contenus d’information contextuelle et les éléments de référence à partir de diverses sources afin d’élaborer des rapports, des notes d’information et des discours; créer divers rapports statistiques et autres à partir de différentes bases de données.
• Coordonner le travail d’autres membres du personnel d’appui administratif, établir les priorités et garantir une répartition équitable du travail; former des nouveaux effectifs en matière de procédures et pratiques administratives pertinentes et apporter une aide générale selon les besoins.
• Créer et entretenir les systèmes de classement et de référencement de l’unité de travail; évaluer l’efficacité des méthodes administratives et formuler des recommandations visant à leur amélioration; mettre à jour les sites Web du Bureau.
• S’acquitter d’autres tâches selon les besoins.

Impact du travail

Le travail du ou de la titulaire du poste a un impact direct sur le bon fonctionnement du Bureau. Il ou elle joue un rôle de premier plan dans la fourniture des services d'appui administratif qui permettent au Bureau de s'acquitter de son mandat.

CONDITIONS MINIMALES À REMPLIR - Les candidats seront sélectionnés en fonction des critères suivants \:

Formation \: Éducation du niveau de fin d’études secondaires.
Expérience \: Quatre ans d’expérience significative dans le travail d'appui administratif et de gestion.
Connaissances linguistiques \: Connaissance pratique (niveau C) du français.
Compétences informatiques \: Très bonne connaissance des applications MS Office, de l’Internet et du matériel bureautique.

Lieu de résidence

Les agents des services généraux sont recrutés sur le plan local. Pour pouvoir être recruté(e)s à ce poste, les candidat(e)s doivent être des ressortissant(e)s du pays d’affectation ou être en possession d’un visa/permis de travail valable et habiter à proximité du lieu d’affectation au moment du dépôt de leur candidature. On entend par «à proximité» que les membres du personnel doivent pouvoir se rendre quotidiennement à leur lieu de travail depuis leur domicile.

Compétences

• Être axé(e) sur les résultats
• Travail d’équipe
• Communication
• Établir des relations constructives
• Partage des connaissances et amélioration continue

Compétences techniques

• Très bonne connaissance des normes en matière de communication et de documentation.
• Très bonne connaissance des systèmes institutionnels informatisés d’information financière, de voyages, des ressources humaines ainsi que des procédures et politiques administratives.
• Très bonne connaissance de la structure de l’Organisation.

QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES SOUHAITABLES - OPTIONNEL

• Connaissance pratique (niveau C) de l’anglais.

_______________________________________________________________________________________

FAO staff are expected to adhere to FAO Values of Commitment to FAO,

Respect for All and Integrity and Transparency

_______________________________________________________________________________________

ADDITIONAL INFORMATION
• FAO does not charge a fee at any stage of the recruitment process (application, interview, processing)
• Please note that FAO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU) / United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed at http\://www.whed.net/

• The length of the appointment for internal FAO candidates will be established in accordance with applicable policies pertaining to extension of appointments

• Appointment will be subject to certification that the candidate is medically fit for appointment, accreditation, any residency or visa requirements, and security clearances.
• General Service Staff are recruited locally. To be eligible for this position, candidates must be nationals of the country of the duty station or possess an existing visa/work permit, and reside within commuting distance of the duty station at the time of the application."Commuting distance" means the distance within which staff members can travel daily between their place of work and their residence.
• No international benefits will be payable as selected candidates are recruited locally and paid in the local currency of the office location
• For additional information visit the FAO employment website\: http\://www.fao.org/employment/home/en/

REMUNERATION
A competitive compensation and benefits package is offered. For information on UN salaries, allowances and benefits, click on the following link\:
https\://onehr.un.org/salary-survey/#/salary_scale

HOW TO APPLY
• To apply, visit the recruitment website at Jobs at FAO and complete your online profile. Once completed, please apply and submit your application, with language certificates as attachments. Only language proficiency certificates from UN accredited external providers and/or FAO language official examinations (LPE, ILE, LRT) will be accepted as proof of the level of knowledge of languages indicated in the online applications. FAO reserves the right to request candidates to undertake a language test in the future, as appropriate
• Incomplete applications will not be considered

• Candidates may be requested to provide performance assessments and authorization to conduct verification checks of past and present work, character, education, military and police records to ascertain any and all information which may be pertinent to the employment qualifications
• Incomplete applications will not be considered
• Personal information provided on your application may be shared within FAO and with other companies acting on FAO’s behalf to provide employment support services such as pre-screening of applications, assessment tests, background checks and other related services. You will be asked to provide your consent before submitting your application. You may withdraw consent at any time, by withdrawing your application, in such case FAO will no longer be able to consider your application
• Only applications received through the recruitment portal will be considered

• Your application will be screened based on the information provided in your online profile
• We encourage applicants to submit the application well before the deadline date.

If you need help or have queries, please create a one-time registration with FAO’s client support team for further assistance\: https\://fao.service-now.com/csp

FAO IS A NON-SMOKING ENVIRONMENT