Analista de Adquisiciones de Proyecto

Panamá

Organization: UNDP - United Nations Development Programme
Location: Panamá
Grade: Junior level - NPSA-8, National Personnel Services Agreement
Occupational Groups:
- Legal - Broad
- Procurement
- Project and Programme Management
Closing Date: Closed

Background

Diversity, Equity and Inclusion are core principles at UNDP: we value diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate, we foster inclusion as a way of ensuring all personnel are empowered to contribute to our mission, and we ensure equity and fairness in all our actions. Taking a ‘leave no one behind’ approach to our diversity efforts means increasing representation of underserved populations. People who identify as belonging to marginalized or excluded populations are strongly encouraged to apply. Learn more about working at UNDP including our values and inspiring stories.

UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

El PNUD es la principal organización de las Naciones Unidas en la lucha para poner fin a la injusticia de la pobreza, la desigualdad y el cambio climático. Trabajando con nuestra amplia red de expertos y socios en 170 países, ayudamos a las naciones a construir soluciones integradas y duraderas para las personas y el planeta. Más información en undp.org o síganos en @UNDP.

Desde hace 50 años, el Programa de las Naciones Unidas (PNUD) ha sido un aliado estratégico de Panamá, centrándose en soluciones integradas y alineadas con las prioridades nacionales, apoyando la gestión, implementación y ejecución de programas y proyectos en beneficio de las personas.

El PNUD en Panamá está organizado en tres grupos programáticos que coordinan más de 40 proyectos en todo el territorio nacional:

Igualdad e inclusión social, económica y ambiental.
Gobernabilidad, paz y derechos humanos.
Cambio climático, gestión integral ambiental y reducción de riesgos y desastres.

En el PNUD, la gestión basada en resultados, la igualdad de género, los derechos humanos, el enfoque multidimensional, el desarrollo territorial, la innovación, digitalización y el uso de nuevas tecnologías son transversales en todas nuestras áreas de trabajo y proyectos.

El Proyecto tiene por objeto apoyar al Instituto Técnico Superior Especializado (ITSE) a conducir, fortalecer y articular el sistema académico con el sector productivo para gestionar la generación de conocimiento basado en ciencia, tecnología e innovación y ponerla al servicio de los objetivos de desarrollo económico, productivo y social del país, en el marco de los objetivos de la Ley 71 de 2017, para no dejar a nadie atrás.

El Proyecto brinda al ITSE mayores posibilidades de actuación en los territorios y dotación de mecanismos tecnológicos para el desarrollo de una gestión académica más asertiva, mejorando el seguimiento y evaluación de los programas, proyectos, actividades y tareas que realiza la institución, dirigidos a las poblaciones metas: mujeres, poblaciones indígenas, afrodescendientes, personas con discapacidad, en condición de pobreza y vulnerabilidad, personas adultas mayores, entre otras.

Otro de los objetivos es aportar al fortalecimiento del recurso humano técnico y gerencial de la institución en materia de capacidad en gestión de proyectos e información para la toma de decisiones y viabilizar un modelo de desarrollo institucional con capacidad tecnológica, comunicacional y de gestión de conocimiento que permita posicionar al Instituto Técnico Superior Especializado en el un sitial de mayor eficacia para la rectoría la política educativa.

El proyecto apunta a contribuir al logro de los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) 1, 4, 5, 8, 10 y 17, colocando a las personas como elemento fundamental del tejido social. Desde la lucha contra la pobreza, hasta alcanzar una educación de calidad, se trabaja con la construcción de alianzas que nos permitan alcanzar esos objetivos.

Alcance del trabajo

Bajo la supervisión directa de el/la Coordinador/a de Proyecto, y con reporte matricial a la/el Jefe/a de Unidad de Adquisiciones, el/la Analista de Adquisiciones de Proyecto será responsable de las siguientes funciones:

A. Manejo, Gestión y Planificación para la adecuada administración de procesos de adquisiciones

Elaborar la estrategia de proceso, para determinar metodología y tiempo requerido para cada adquisición.
Apoyar en el desarrollo de términos de referencia para las adquisiciones que sean requeridos por el proyecto, según el plan de adquisiciones, y revisar y proponer los ajustes que sean necesarios a dichos términos de referencia elaborados por la respectiva unidad solicitante.
Asistir en el desarrollo y/o validación del presupuesto disponible para cada adquisición.
Realizar investigación de mercado, buscar y pre-calificar a proveedores potenciales según las necesidades establecidas en el plan de adquisiciones, y así tenerlos identificados oportunamente para lograr llevar a cabo procesos más competitivos.
Identificar oportunidades para establecer Acuerdos a Largo Plazo (LTA) para brindar respuesta rápida a necesidades recurrentes.

B. Ejecución de procesos de adquisiciones, con referencia al plan de adquisiciones

Efectuar el proceso de adquisiciones según el método adecuado basado en el alcance y monto correspondiente. Los procesos a ejecutar comprenden solicitud de cotizaciones (SDC), solicitud de propuesta (SDP), invitación a licitación (IAL), consultorías (IC), contrataciones directas, acuerdos a largo plazo (LTA) u otros procesos competitivos de acuerdo a la normativa vigente según cada renglón del Plan de Adquisiciones, para compra de bienes y servicios.
En base al proceso de adquisiciones que se va a llevar, coordinar las actividades para cada caso, a saber:
- Revisar, en caso de no haberse realizado en la fase de planificación, los términos de referencia del proceso de adquisiciones que se va a desarrollar.
- Verificar criterios de evaluación y de calificación para garantizar una competencia efectiva.
- Realizar análisis de riesgo del proceso y plantear los mecanismos de control que resulten más apropiados según la normativa vigente y/o el nivel de riesgo.
- Enviar invitaciones, hacer publicaciones a través de los canales de comunicación establecidos.
- Coordinar y organizar las conferencias previas de los procesos de adquisiciones que así lo requieran.
- Recibir ofertas de los proveedores y atender sus consultas oportunamente.
- Organizar Panel para la evaluación de las propuestas recibidas, velando por el cumplimiento de las normas en cuanto a imparcialidad, conflicto de interés, confidencialidad para cada proceso. Levantar las actas y hacer recomendación según resultado de matriz de evaluación.
- Comunicar a los proponentes, formular Orden de de Compra y/o contrato con el PNUD según sea el caso.

C. Seguimiento de los contratos y órdenes de compras

Revisar periódicamente listado de procesos asignados para ejecutar las tareas que correspondan según el flujo establecido y cumplir con los tiempos de ejecución acordados.
Notificar oportunamente a la Unidad Coordinadora del Proyecto sobre los avances o cualquier situación que pueda producir atrasos. Asimismo, deberá entregar a la Unidad Coordinadora del Proyecto informes semanales de progreso de los procesos de adquisición pendientes.
Apoyar a la Unidad Coordinadora de Proyecto en el seguimiento de los contratos adjudicados.
Mantener archivo digital actualizado con la documentación relevante de cada proceso.
Brindar orientación al personal del proyecto y de la insitutución sobre procedimientos, normas, políticas de Adquisiciones.

D. Desempeñar otras funciones dentro de su perfil funcional que se consideren necesarias para el funcionamiento eficiente de la Oficina y la Organización.

Acuerdo institucional

El/la Analista de Adquisiciones de Proyecto estará bajo la directa supervisión de Coordinador/a de Proyecto y reportará matricialmente al/la Jefe de Adquisiciones.

Lugar de trabajo: Oficina del Instituto Técnico Superior Especializado, Ciudad de Panamá.

No se prevé desplazamiento a nivel nacional o en el extranjero. No obstante, en caso de ser necesario los gastos que impliquen movilización, hospedaje y alimentación, de acuerdo con las actividades y requerimientos del Proyecto, serán cubiertos por el Programa

Competencias

Competencias esenciales

ALCANZA RESULTADOS - NIVEL 1: Planifica y supervisa su propio trabajo, presta atención a los detalles, entrega un trabajo de calidad antes de la fecha límite.
PIENSA DE FORMA INNOVADORA - NIVEL 1: Abierto a ideas creativas/riesgos conocidos, es pragmático para resolver problemas, realiza mejoras.
APRENDE CONTINUAMENTE - NIVEL 1: De mente abierta y curiosa, comparte conocimientos, aprende de los errores, pide retroalimentación.
SE ADAPTA CON AGILIDAD - NIVEL 1: Se adapta al cambio, maneja constructivamente la ambigüedad/incertidumbre, es flexible.
ACTÚA CON DETERMINACIÓN - NIVEL 1: Muestra impulso y motivación, capaz de entregar con calma frente a la adversidad, confiado.
SE INVOLUCRA Y TRABAJA EN EQUIPO - NIVEL 1: Demuestra compasión/comprensión hacia los demás, forma relaciones positivas.
FACILITA LA DIVERSIDAD Y LA INCLUSIÓN - NIVEL 1: Apreciar/respetar las diferencias, ser consciente de los prejuicios inconscientes, confrontar la discriminación.

Competencias transversales

DIRECCIÓN Y ESTRATEGIA DE NEGOCIOS
- PENSAMIENTO ESTRATÉGICO: Capacidad para desarrollar estrategias efectivas y planes priorizados en línea con los objetivos del PNUD, basados en el análisis sistémico de los desafíos, los riesgos potenciales y las oportunidades; vinculando la visión a la realidad sobre el terreno, y creando soluciones tangibles. • Capacidad de aprovechar el aprendizaje de diversas fuentes para anticiparse y responder a las tendencias futuras; demostrar previsión para modelar desarrollos futuros y posibles caminos a seguir para el PNUD.
- TOMA DE DECISIONES EFECTIVAS: Capacidad para tomar decisiones de manera oportuna y eficiente de acuerdo con su autoridad, área de experiencia y recursos.
DESARROLLO DE NEGOCIO
- CREACIÓN DE CONOCIMIENTOS: Capacidad para investigar y convertir la información en conocimiento útil, relevante para el contexto, o que responda a una necesidad manifestada.
- INTEGRACIÓN DENTRO DE LA ONU: Capacidad para identificar e integrar la capacidad y los activos del sistema de las Naciones Unidas y participar en el trabajo conjunto; conocimiento del sistema de las Naciones Unidas y capacidad para aplicar este conocimiento a estrategias y/o situaciones prácticas.

Competencias técnicas

ADQUISICIONES
- GESTIÓN DE COMPRAS: La capacidad de adquirir bienes, servicios u obras de una fuente externa.
- PROCURE-TO-PAY: Conocimiento de los ciclos, conceptos, principios y políticas del proceso de compra y pago, y capacidad para aplicarlos a situaciones estratégicas y/o prácticas.
- ABASTECIMIENTO ESTRATÉGICO: Conocimientos de los conceptos, principios y métodos de abstecimiento estratégico y capacidad para aplicarlos a situaciones estratégicas y/o practicas.

Habilidades y experiencia requeridas

Educación

Estudios universitarios a nivel avanzado (Maestría o equivalente) en Administración de Proyectos, Gerencia de Construcción o carreras afines, es un requisito.
Estudios universitarios (nivel Licenciatura completa) en Ingeniería Civil, Industrial y Sistemas, o carreras afines, en combinación con dos años adicionales de experiencia relevante será dada debida consideración en lugar de maestría.
Se requiere certificación CIPS 3 o equivalente. De no contar con la certificación al momento de la contratación, deberá completarse en un período no mayor a un (1) año.

Años de experiencia laboral relevante

Los aplicantes con título de maestría (o equivalente) en un campo de estudio relevante no necesitan tener experiencia laboral profesional. Los aplicantes con título de licenciatura (o equivalente) deben tener mínimo dos (2) años de experiencia profesional relevante en adquisiciones, evaluación de propuestas, formulación de alcance de proyectos, y contrataciones vinculadas a proyectos de inversión pública.

Requisitos adicionales

Destreza en el manejo de programas computacionales de Microsoft Office (Word, Excel, Teams y Power Point), Zoom, plataformas de formación, otras.
Habilidad para trabajar en sistemas web de gestión empresarial o sistemas de licitaciones electrónicas.

Habilidades y competencias deseables

Experiencia en la elaboración de informes complejos resultantes de procesos de licitación.
Experiencia comprobada en la elaboración de expedientes técnicos, términos de referencia, bases y cuadros de evaluación y otros correspondientes a procedimientos de adquisición de bienes y contrataciones de servicios.
Experiencia en adquisiciones y contrataciones vinculadas a compras de equipo tecnológico especializado, equipos industriales, robótica, y/o similares.
Experiencia en el uso de metodología de adquisiciones de organismos de cooperación internacional.

Idiomas

Dominio del idioma español: escritura, lectura y conversación.

Dominio intermedio del idioma inglés: escrito, lectura y conversación.

Disclaimer

Important applicant information
All posts in the NPSA categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters
Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Workforce diversity

UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.

Scam warning
The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

This vacancy is now closed.