Associé(e) Administratif (ve) et Financier(e)

Abidjan

Organization: UNDP - United Nations Development Programme
Location: Abidjan
Grade: Level not specified - Level not specified
Occupational Groups:
- Operations and Administrations
- Administrative support
Closing Date: Closed

Background

Diversity, Equity and Inclusion are core principles at UNDP: we value diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate, we foster inclusion as a way of ensuring all personnel are empowered to contribute to our mission, and we ensure equity and fairness in all our actions. Taking a ‘leave no one behind’ approach to our diversity efforts means increasing representation of underserved populations. People who identify as belonging to marginalized or excluded populations are strongly encouraged to apply. Learn more about working at UNDP including our values and inspiring stories.

UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

Depuis 2011, la Côte d'Ivoire, pays à revenu intermédiaire de la tranche inférieure, est engagée dans un processus de consolidation de la paix et de reconstruction économique après une décennie (2000-2010) de difficultés politiques qui ont déchiré le tissu socio-économique du pays, compromis la coexistence pacifique et affecté négativement son économie. Après la fin des troubles post-électoraux en 2011, le pays a enregistré une forte croissance économique d'environ 8,4 % par an (2012-2019), ce qui a entraîné une baisse importante du taux de pauvreté de 44,4 % en 2015 à 39,45 % en 2018. Malgré les efforts déployés par le Gouvernement avec l’appui de ses partenaires depuis la sortie de crise, le secteur de la justice est confronté à de nombreux défis aussi bien institutionnels, opérationnels qu’humains. Ces difficultés se traduisent notamment par l’insuffisance de ressources humaines, le faible maillage des juridictions installées sur l’ensemble du territoire, le manque de moyens matériels et d’infrastructures, l’insuffisante connaissance par les acteurs des processus et procédures, les suspicions de corruption du fait de la faible digitalisation des services, les difficultés dans la collaboration entre Magistrats et Officiers de Police judiciaire. Les infrastructures dans certaines juridictions ou établissements pénitentiaires sont vétustes ou pas suffisamment adaptées aux fonctions d’un palais de justice ou d’un établissement pénitentiaire. Bien souvent, les greffiers et les magistrats ne disposent pas des équipements et outils informatiques suffisant pour réaliser leurs missions. Ces difficultés impactent négativement l’accès à la justice qui est un droit fondamental et indéniable, consacré tant dans le droit interne ivoirien que dans plusieurs instruments juridiques internationaux. Pour autant, l’effectivité de ce droit est confrontée à de nombreux défis : Coût économique, Inadéquation de l’offre de justice par rapport à la demande, Ignorance par la population de ses droits et des procédures pour les faire valoir devant le système judicaire, Confiance de la population qui pense que tous les magistrats ou la majorité d’entre eux sont corrompus et ou sont impliqués dans des affaires de corruption, la coexistence entre le droit positif et le droit coutumier, les dysfonctionnement de l’assistance judiciaire.

En réponse donc à ces défis, le Gouvernement de la République de Côte d’Ivoire et le PNUD, avec l’appui technique et financier des Etats Unis d’Amérique, viennent de lancer le Projet d’« Appui au renforcement de l’accès à la justice et à la modernisation de l’institution judicaire ». Ce projet vise à soutenir les efforts nationaux visant à améliorer l’accès à la justice en Côte d’Ivoire grâce à une justice moderne et équitable à tous les citoyens en vue de garantir la paix et la cohésion sociale sur toute l’étendue du territoire national. De façon spécifique, il s’agira de : 1) renforcer les capacités des magistrats dans l’exercice de leurs fonctions en matière de droit pénal, procédures pénales, techniques de plaidoyers ; 2) améliorer l’administration et le fonctionnement des tribunaux ; 3) renforcer les cadres juridique, règlementaire et législatif des institutions de justice ; 4) outiller les services de sécurité intérieure pour une collaboration efficace avec la justice.

Sous l’autorité du Représentant Résident Adjoint/Programme, la supervision du Spécialiste Programme Gouvernance et la responsabilité directe du coordonnateur du projet, l’Associé (e) Administratif(ve) et Financier(ère) devra faire preuve de leadership dans la gestion administrative et financière du projet. Il/Elle devra faire la promotion d’une approche axée sur le résultat en accord des règles, politiques et procédures du PNUD.

Il /elle travaillera sous l’autorité du Représentant Résidant Adjoint/Programme, la supervision du Spécialiste Programme Gouvernance du PNUD et la responsabilité directe du Coordonnateur de Projet. Il / elle aura la charge d’appuyer l’équipe projet dans l’exécution des services administratifs et financiers du projet en s’assurant de l’utilisation transparente et efficace des ressources financières du projet.

Il /elle travaillera en étroite collaboration avec les autres projets du Programme Pays du PNUD et toutes les parties prenantes pour en assurer la cohérence et tous les partenaires impliqués dans le processus du projet. Il/elle devra faire la promotion d’une approche axée sur la clientèle et le résultat en accord des règles, politiques et procédures du PNUD.

Les résultats clés ont un impact sur l’efficacité de la gestion des ressources financières du projet et le succès de la mise en œuvre des stratégies opérationnelles. L’analyse précise et présentation de l’information financière améliore la crédibilité du PNUD dans l’utilisation des ressources financières et une bonne gestion financière. L’information circulée facilite la prise de décision par la direction.

Duties and Responsibilities

Assurer la gestion et la mise en œuvre de stratégies opérationnelles et adaptation aux processus et procédures afin d’atteindre les résultats suivants :

Respect des procédures, règles et politiques du PNUD dans la mise en œuvre des activités financières, système d’enregistrement financier et comptable et suivi des recommandations d’audit, mise en œuvre du contrôle interne efficace, d’un bon fonctionnement d’un système de gestion financière axée sur la clientèle ;
Mise en œuvre des accords de partage de coûts et fonds d’affectations, élaboration des conditions de contributions à l’effort de mobilisation de ressources du projet ;
Elaboration de propositions et mise en œuvre des stratégies de réductions de coûts en consultation avec toute l’équipe.

Assurer la gestion budgétaire des projets et le fonctionnement optimal du système de recouvrement des coûts afin d’obtenir les résultats suivants :

Préparation des révisions budgétaires du projet ;
Mise en œuvre d’un mécanisme de contrôle du projet à travers le suivi budgétaire, la modification et la préparation budgétaire ;
Préparation de l’exercice de planification des ressources financières ;
Elaboration de rapports périodiques sur la situation des ressources ;
En étroite collaboration avec les unités de Gestion et d’Appui au Programme et Finances du PNUD, effectuer le suivi des écritures de régularisations, des ajustements financiers et assurer la mise en œuvre des mesures correctives ;
Appui au reporting annuel du projet.

Assurer l’appui administratif et financier au projet afin d’atteindre les résultats suivants :

Saisie des réquisitions et des requêtes de paiements de l’unité dans QUANTUM ;
Réalisation des paiements dans QUANTUM des prestations liées à la mise en œuvre du projet ;
Appui à l’organisation des activités, séminaires, ateliers, retraites et voyages liées au projet ;
En étroite collaboration avec le PMSU et l’Unité Finances du PNUD, effectuer le suivi des écritures de régularisations, des ajustements financiers et assurer la mise en œuvre des mesures correctives ;
Assurer la tenue et le classement des archives du projet ;
Participer à la rédaction des différents rapports des projets en transmettant régulièrement le point des activités réalisées et les suggestions utiles ;
Aider au suivi des dossiers.

Assurer le suivi des activités et l’obtention des résultats :

Assurer la bonne mise en œuvre des activités basées sur le suivi et l'analyse continue des besoins humanitaires et de développement, des capacités d'intervention, de la situation d'accès, de l'environnement opérationnel et des problèmes de sécurité applicables et de l'avancement des activités dans la zone ouest ;
Faciliter l'atteinte des résultats attendus dans la zone ouest en étroite collaboration avec le chef d’unité Gouvernance et les coordonnateurs des programmes et projets du PNUD ;
Effectuer toute autre tâche connexe assignée par le superviseur.

Partage du savoir et renforcement de la connaissance du projet afin d’atteindre les résultats suivants :

Synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques dans le domaine des finances liées à la gestion de programme ;
Contributions pertinentes aux réseaux de savoir et communautés de pratique.
Accomplir toutes autres tâches, en liaison avec le programme, qui pourraient lui être confiées.

Competencies

Core

Achieve Results:

LEVEL 2: Scale up solutions and simplifies processes, balances speed and accuracy in doing work

Think Innovatively:

LEVEL 2: Offer new ideas/open to new approaches, demonstrate systemic/integrated thinking

Learn Continuously:

LEVEL 2: Go outside comfort zone, learn from others and support their learning

Adapt with Agility:

LEVEL 2: Adapt processes/approaches to new situations, involve others in change process

Act with Determination:

LEVEL 2: Able to persevere and deal with multiple sources of pressure simultaneously

Engage and Partner:

LEVEL 2: Is facilitator/integrator, bring people together, build/maintain coalitions/partnerships

Enable Diversity and Inclusion:

LEVEL 2: Facilitate conversations to bridge differences, considers in decision making

People Management (Insert below standard sentence if the position has direct reports.)

UNDP People Management Competencies can be found in the dedicated site.

Cross-Functional & Technical competencies (insert up to 7 competencies)

Thematic Area	Name	Definition
Business Direction & Strategy	System Thinking	Ability to use objective problem analysis and judgement to understand how interrelated elements coexist within an overall process or system, and to consider how altering one element can impact on other parts of the system
Business Development	Collective Intelligence Design	Ability to bring together diverse groups of people, data, information or ideas, and technology to design services or solutions
Business Management	Project Management	Ability to plan, organize, prioritize, and control resources, procedures, and protocols to achieve specific goals.
Business Management	Risk management	Ability to identify and organize action around mitigating and proactively managing risks
Partnership Management	Resource Mobilization	Ability to identify funding sources, match funding needs (programmes/projects/initiatives) with funding opportunities, and establish a plan to meet funding requirements
Partnership Management	Multi-stakeholder engagement and funding	Knowledge and ability to forge multi-stakeholder partnerships, and remove any obstacles to resource mobilization and multi-stakeholder funding platforms
Partnership Management	Strategic Engagement	Ability to capture and sustain attention, interest and agreement of high-level, influential policy and decision makers and secure their buy-in of high-level vision and objectives

Required Skills and Experience

Education:

Diplôme d’études secondaires est requis. OU
Diplôme universitaire (Licence) en administration des affaires, administration publique, en économie et/ou en gestion sera dument pris en considération mais pas un requis

Experience:

Minimum de 6 ans (avec le diplôme d’études secondaires) ou 3 ans (avec le diplôme de Licence) d’expérience professionnelle pertinente avec dans la gestion administrative et financière des projets et programmes dans une organisation non gouvernementale nationale/internationale, une organisation internationale ou au sein d’une entreprise privée ;

Required skills :

Expérience avérée dans l’usage avancée d’Excel et autres feuilles de calculs, des autres logiciels bureautiques (MS Word, Powerpoint, Outlook, etc.) ;
Expérience dans la gestion des activités programmatiques est requise

Desired skills :

Connaissance avancée progiciel de gestion intégrée tels que QUANTUM serait considéré comme un avantage ;
Expérience dans planification des ressources financières ;
Expérience dans la mise en place et le suivi des budgets des projets ;
Expérience dans l’élaboration de rapports périodiques sur la situation des ressources ;
Capacité prouvée à fournir un soutien administratif et financier du projet.
Capacité prouvée à gérer des programmes et des projets en mettant l'accent sur l'amélioration des performances et les résultats démontrables.
Expérience en Gestion de projet
Expérience en Gestion de portefeuille
Capacité prouvée à sélectionner, hiérarchiser et contrôler les programmes et projets de l'organisation, conformément à ses objectifs stratégiques et à sa capacité ;
Capacité prouvée à équilibrer la mise en œuvre d'initiatives de changement et le maintien du statu quo, tout en optimisant le retour sur investissement.

Language:

Une excellente maîtrise de la langue française est exigée ;
Une bonne connaissance de l’anglais écrit et parlé sera considérée comme un avantage

Disclaimer

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Non-discrimination

UNDP has a zero-tolerance policy towards sexual exploitation and misconduct, sexual harassment, and abuse of authority. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks, and will be expected to adhere to these standards and principles.

UNDP is an equal opportunity and inclusive employer that does not discriminate based on race, sex, gender identity, religion, nationality, ethnic origin, sexual orientation, disability, pregnancy, age, language, social origin or other status.

Scam warning

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

This vacancy is now closed.